Google Forms : Créer une solution de demande d’intervention

L’application Forms de Google est une excellente application pour réaliser simplement des formulaires ou des questionnaires. Au-delà de l’aspect « formulaire », il est possible de détourner sa fonction première en l’exploitant à d’autre fin, grâce notamment à son interaction avec le tableur Google Sheets.

L’association entre Sheets et Forms permet de récupérer simplement des données depuis un Google Forms et ensuite de les traiter depuis l’application de tableur de Google.

Voyons ci-dessous un cas pratique avec une utilisation « détournée » de Google Forms avec la mise en place d’une solution de demande d’intervention.

Solution de demande d’intervention

Nous allons créer ici une solution permettant à des utilisateurs de renseigner un formulaire de demande d’intervention, et de permettre à des techniciens (par exemple) de gérer depuis le fichier sheets associé le statut de ces demandes.

Voici ci-dessous le détail de cette solution.

Création du formulaire

Dans un premier temps, nous allons devoir créer le formulaire. Pour cela, dirigez-vous vers votre espace Google Drive, et cliquez sur « Nouveau > Plus > Google Forms ».

Vous accéderez alors directement à votre formulaire.

Création du formulaire « Demande d’intervention ».

Maintenant que nous sommes sur le formulaire, nous allons ajouter les différents champs qui nous intéressent pour gérer nos demandes.

Voici ci-dessous la liste des éléments présents dans le formulaire :

  • Date de la demande (Pour connaître le moment exact de la demande).
  • Nom / Prénom du demandeur (Format : réponse courte).
  • Numéro de téléphone du demandeur (Format : réponse courte).
  • Type d’intervention (Format choix multiples).
  • Description précise de la demande (Format : réponse courte).

Ajoutez les champs à renseigner dans le Google Forms.

Paramètres du formulaire

Une fois que vous avez ajouté tous les champs pour récupérer les informations pertinentes, cliquez sur le bouton Paramètres en haut à droite du formulaire.

Cliquez sur le bouton Paramètres.

Une fois dans ce menu, nous allons pouvoir activer d’autres paramètres qui peuvent être utiles comme récupérer automatiquement l’adresse mail.

Sélectionnez les paramètres supplémentaires qui vous intéressent.

Je vous laisse le soin d’optimiser plus en détail le formulaire à votre goût en cliquant sur l’icône de palette de couleurs. 🙂

Enfin pour visualiser votre formulaire, cliquez sur le petit œil en haut à droite.

Voici ci-dessous l’exemple du cas pratique.

Formulaire de demande d’intervention

Création du fichier Sheets associé

Suite à la création du formulaire, nous allons créer simplement un fichier Sheets associé à ce formulaire en cliquant sur « l’onglet Réponse > Puis sur le bouton Sheets » (exemple ci-dessous).

Création du fichier Sheets-forms

Création du fichier Sheets associé au formulaire

Optimisation du fichier Sheets

Maintenant que le fichier Sheets est créé, nous allons l’optimiser pour le rendre plus attractif pour les intervenants.

Voici ci-dessous quelques améliorations à apporter au fichier.

Création d’une zone pour les intervenants :

Pour commencer, nous allons rajouter trois colonnes supplémentaires devant les données récupérées par le formulaire.

Création de 3 colonnes intervenants.

Une fois les colonnes ajoutées, nous allons les définir comme suit :

  1. Intervenant : Nom de l’intervenant qui va prendre en charge la demande.
  2. Statut : État actuel de la demande prise en charge par un intervenant (Ex. ci-dessous).
    • En cours : en cours de résolution.
    • Transmis : transmis à une autre personne/service.
    • Terminé : demande résolue.
  3. Commentaires : zone de commentaires pour donner des détails sur la résolution.

Je vous conseille également de mettre en forme le fichier avec la fonctionnalité de validation de données et de mise en forme conditionnelle.

Vous pouvez également appliquer des couleurs alternées depuis le menu suivant « Format > Couleurs en alternance ».

Voici ci-dessous un exemple de fichier Sheets avec les fonctionnalités développées ci-dessus :

Exemple de fichier Sheets « demande d’intervention ».

Pour éviter que les intervenants supprimer par erreurs les données reçus depuis le formulaire, je vous conseille également de verrouiller les plages de cellules correspondantes. En savoir plus : Protéger une feuille ou des cellules.

La vidéo de démonstration

Conclusion

Vous pouvez évidemment aller plus loin avec cette solution. Par exemple, rien ne vous empêche de réaliser des bons d’intervention à imprimer ou stocker en numérique depuis un autre onglet du fichier Sheets.

Cette solution est en effet très basique, mais elle peut totalement faire l’affaire si vous souhaitez mettre en place une solution légère, simple et gratuite.

En tous les cas j’espère que cet exemple vous aura été utile. 🙂

N’hésitez pas à me faire part de votre avis sur la solution démontrée dans cet article depuis les commentaires ci-dessous !

@Bientôt.

Partager l'article >Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedInEmail this to someone

Leave A Response

* Denotes Required Field