Le partage et la collaboration sur Google Drive

Google Drive permet de partager et de collaborer de façon simple et efficace avec de nombreuses personnes. En effet il est aisé de créer un fichier, de le modifier et de le partager avec des amis ou des collègues (notamment si votre entreprise utilise Google Apps for Work).

Nous allons voir dans cet article comment utiliser pleinement le partage et la collaboration avec Google Drive.

Google-Drive-share

Lorsque l’on débute avec Google Drive, il peut-être important de connaître les notions de partage depuis Google Drive. Le but étant de maîtriser complètement la gestion de ses fichiers, afin de ne pas avoir de mauvaise surprise. Comme partager un dossier en modification avec une personne est le voir disparaître, car cette personne l’a supprimé ou déplacé…

Nous allons donc voir comment prendre le contrôle de son Drive et de toutes les données qu’il contient (ou contiendra !).

Comment partager un document ?

Pour partager un document depuis le drive, il vous suffit de cliquer sur le bouton partager.

  • Depuis l’interface drive (1) ou un clic droit > Partager.
  • Avec le bouton “partager” une fois le document ouvert (2).
Partager un document/dossier

Partager un document/dossier

Une fenêtre va alors s’afficher depuis laquelle vous allez pouvoir ajouter les personnes ou des groupes avec qui vous souhaitez partager un document (ou plusieurs) et le type d’accès à appliquer (Modification, commentaire, lecture).

Partage > Partager avec d'autres utilisateurs

Partage > Partager avec d’autres utilisateurs

Les différents types d’accès

Il existe actuellement trois types d’accès :

  • Modification : possibilité de modifier le fichier ou le dossier, et le partager avec d’autres personnes.
  • Commentaire : possibilité de consulter les commentaires ajoutés au fichier et en ajouter d’autres, mais impossible de modifier le fichier. Ne s’applique pas aux dossiers.
  • Lecture : possibilité de consulter le fichier ou le dossier, mais impossible de modifier, et d’ajouter des commentaires.
Choix du type de droit

Choix du type de droit

Pour en savoir plus, voici un tableau qui définit clairement le fonctionnement des droits sur Google Drive.

Vous pouvez de cette façon partager l’ensemble de vos documents présent sur votre Drive. Que cela soit un par un, ou plusieurs fichiers en copiant directement un dossier.

Partager avec un lien

Pour permettre à des personnes d’accéder à un fichier ou à un dossier, vous pouvez leur envoyer depuis un lien URL. Il vous suffit pour ce faire de cliquer sur “Obtenir le lien de partage” et de choisir ensuite le type d’accès souhaité.

Partage depuis un lien (Url)

Partage depuis un lien (Url)

Il ne vous reste alors qu’à partager le lien en faisant un copier-coller de l’Url dans un mail, un tchat ou encore depuis un document partagé.

Si vous utilisez cette méthode, l’accès est configuré en lecture par défaut. Ayez cependant bien à l’esprit que toutes les personnes disposant du lien pourront visualiser le contenu du document !

Paramètres de partage avancé

Pour accéder au paramètre de partage avancé, cliquer sur le bouton du  même nom lors du partage d’un fichier ou d’un dossier.

partage-avancé

Paramètre Avancé

Depuis cette fenêtre vous allez pouvoir modifier le type d’accès des personnes disposant d’un accès sur le fichier dont vous-même. Vous pourrez notamment donner l’accès “Propriétaire” à une autre personne. À noter qu’il ne peut y avoir qu’un propriétaire est un seul.

Vous pouvez également depuis cette page restreindre le partage en cochant les cases qui vous proposent les options suivantes :

  • Empêcher les éditeurs de modifier les autorisations d’accès et d’ajouter d’autres personnes.
  • Désactiver les options permettant aux commentateurs et aux lecteurs de télécharger, d’imprimer et de copier l’élément.

En savoir plus…

Options de partage avancé

Options de partage avancé

Lorsque plusieurs personnes travaillent sur une feuille de calcul, elles ne peuvent pas modifier la même cellule simultanément.

 

collaboration

Collaborer avec le Chat intégré

Vous pouvez grâce au Chat intégré obtenir un avis du contenu du document. Il suffit de cliquer sur le bouton pour proposer un chat en groupe à toutes les personnes présentes sur le document.

Si votre document est en mode public ou si des personnes en dehors de votre domaine (entreprise) peuvent y accéder, les images représenteront des animaux ou des lettres. Pour afficher la liste complète des collaborateurs, cliquez sur la flèche située à côté de l’icône du chat.

Collaborer avec les commentaires

Dans le cas ou vos ne travaillerez pas en même temps sur le document, vous avez la possibilité de laisser un commentaire visible lors de l’ouverture du document. Pour cela, il vous suffit de :

  1. 1. Sélectionner le texte ou la case à commenter.
  2. 2. Cliquez sur le bouton “Commentaires”.
  3. 3. Puis notez vos remarques dans la fenêtre qui vient d’apparaître.
  4. 4. Le commentaire apparaîtra alors à droite du document.

Pour notifier un commentaire par mail, cliquez sur Commentaires > Notifications.

Si un de vos commentaires concerne une personne en particulier, faite “+” puis spécifiez l’adresse mail de la personne. Elle recevra ainsi une notification dans sa boite mail.

N’oubliez cependant pas de partager le document avec d’envoyer la notification.

 

comment-drive

Envoyer un document par Mail

Outre le fait de partager des documents depuis le Drive, vous pouvez également transmettre le document par mail dans différents formats.

Il vous suffit de faire Fichier > Envoyez par e-mail en pièce jointe > Puis de sélectionner le format désiré.

Télécharger au format

Télécharger au format

Publier sur le Web

Si vous le souhaitez, vous pouvez également publier le contenu d’un fichier sur le Web. Fichier > Publier sur le Web.

Une URL unique lui sera alors appliquée afin de le rendre visible par tous.

Quelques avantages des documents publiés sur le web :

  • Créer une version HTML d’un document pour l’intégrer dans un blog.
  • Partager du contenu avec un public plus large depuis le Web.
  • Publier instantané un document.
  • Publier une sélection de feuilles ou de cellules figurant dans une feuille de calcul.
Publier sur le Web

Publier sur le Web

Gérer les partagés avec moi

L’onglet “partagés avec moi” peut-être perturbant lorsque l’ont débute avec le Drive. Cet onglet vous permet de visualiser tous les fichiers ou dossiers qui ont été partagés avec vous. Ce menu peut ainsi se remplir très vite dans le cadre d’une utilisation professionnelle.

Ayez bien à l’esprit que les documents présents dans cet onglet ne comptent pas dans votre espace de stockage ! Ne vous prenez donc pas la tête avec cet onglet est allez y seulement pour récupérer un document. Inutile donc de vouloir faire du “ménage” à cet endroit. ^^

Lorsqu’un document vous intéresse, ajoutez-le à votre drive avec l’icône ou encore avec un clic droit > Ajouter à mon Drive.

Ajouter un élément depuis "Partagés avec moi"

Ajouter un élément depuis « Partagés avec moi »

Précaution à prendre

Soyez prudent lors du choix du type d’accès afin de rester « maître » de l’arborescence d’un dossier dont vous êtes propriétaire.

Si vous partagez un dossier en modification les personnes à qui vous l’avez partagé pourront déplacer et supprimer les éléments (dossiers/fichiers ) présents à l’intérieur de celui-ci !

Soyez extrêmement prudent lors du déplacement d’un fichier ou d’un dossier présent dans un dossier partagé en modification.

Risque : Suppression de dossier partagé possible si droit de modification accordée à d’autres personnes.

Solution : Ne donnez que des droits de lecture sur les dossiers partagés (Il est possible de modifier ces droits sur les fichiers qu’ils contiennent).

Conclusion

Voilà pour ce petit tour d’horizon sur la gestion du partage et de la collaboration sur le service de stockage Google Drive. J’espère que les informations présentes dans cet article vous auront été utiles pour connaître certaines subtilités de ce service. 🙂

A bientôt !


Source : Google Drive.

Partager l'article >Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedInEmail this to someone

6 Comments

  • Scheurer

    Reply Reply 28 octobre 2015

    Gérer les partagés avec moi:

    Quand on met « Ajouter à mon drive », est-ce que le fichier dès lors présent dans Mon Drive se met à jour en cas de modifications dans Partagés avec moi ?

    Je veux dire par là, est ce que l’on « crée » un raccourci dans Mon drive ou est ce que l’on fait un copier/coller dans Mon Drive ?

    raccourci: se met à jour si le fichier source est modifié
    copier/collé: devient un fichier à part, et donc ne se modifie pas.

    D’avance merci !

    • Régis

      Régis

      Reply Reply 28 octobre 2015

      Lorsque l’on ajoute un fichier à « Mon Drive » depuis l’onglet « Partagés avec moi » le fichier va être ajouté à l’endroit spécifié dans votre espace personnel (Mon Drive). Cela ressemble en effet à un « raccourci » ! Il est alors possible de visualiser les différentes modification qui seront apportées au fichier dans le futur.

      Cependant si l’on veut être précis c’est encore différent d’un raccourci. Grâce au partage, le fichier peut-être présent à plusieurs endroit à la fois !

      C’est notamment pour cela qu’il faut faire très attention lors de l’ajout de droit au moment du partage (droit de modification).

      J’espère que ma réponse est assez clair? 😉

  • voyageur78s

    Reply Reply 27 octobre 2016

    Bonjour
    Je dispose d’un Drive sur lequel je met en chargement des fichiers pour une dizaine de personnes.
    Je cherche à connaître les fichiers que ces personnes ont téléchargé (statistique d’utilisation et donc bien fondé de cette mise à disposition)
    Je ne vois dans le menu dédié que les opérations effectuées par moi en tant que propriétaire (chargement modifications) comment faire apparaître celles des autres utilisateurs (téléchargements)

    Merci d’avance

    • Régis

      Régis

      Reply Reply 27 octobre 2016

      Bonjour,

      Si j’ai bien compris vous souhaiteriez savoir si ces personnes ont consultés les documents ?

      Hélas il n’est pas possible (Pour encore) d’avoir des statistiques de consultation de documents sur le Drive. Vous pouvez uniquement connaître les personnes qui ont fait des modifications sur des documents (si droits de modification évidemment).

      Bonne journée.

  • myriam.olivier

    Reply Reply 31 janvier 2017

    Bonjour
    je gère un drive qui a déjà beaucoup vécu. il y a de nombreux dossiers et fichiers partagés avec des personnes qui ne sont plus dans la structure. comment les supprimer, histoire d’alléger les « détails » à droite de l’écran.
    merci

    • Régis

      Régis

      Reply Reply 1 février 2017

      Bonjour Myriam,

      Vous souhaitez supprimer l’accès à des fichiers et dossiers à certaines personnes c’est bien cela ?

      Bonne journée. 🙂

Leave A Response

* Denotes Required Field