Google Sheets : Créer un planning de présence aux entraînements et matchs

La gestion de planning d’entraînement n’est jamais une tâche aisée quelques soit le sport. Le plus compliqué étant de gérer l’absence des joueur(euse)s de façon prévu (ou non), désistement, blessure, etc. Cela est d’ailleurs souvent une source d’agacement pour les Coachs. En effet, quel plaisir de prévoir un entrainement pour 15 personnes alors qu’au final on se retrouve à 6 ou 7…

Je ne vous propose hélas pas de résoudre complètement le problème des absences ici (hélas), mais de mettre en place un fichier sous le tableur Google Sheets afin de connaître le statut de vos joueur(euse)s concernant leurs présences ou non aux entraînements ou aux matchs.

Le fichier que je vais vous montrer fonctionne pour la plupart des sports collectifs. Evidemment, il ne tient qu’à vous de l’adapter en fonction de votre sport. Personnellement, j’ai conçu ce fichier pour du Handball. Sport ou nous excellons nous autres Français ! 😉

Voyons ci-dessous le fichier en détail.

Le fichier est créé au départ pour des sports collectifs, mais rien ne vous empêche de l’adapter à un sport individuel ou toutes autres activités.

Vidéo de présentation

Fichier de présence : Entraînements/Matchs

Création du fichier

Pour réaliser ce fichier vous devez avoir un compte Google. Dirigez-vous ensuite sur le service de stockage Google Drive.

Pour créer un fichier Tableur Google Sheets, il vous suffit de cliquez sur « Nouveau > Google Sheets ».

"Créer un document de type Google Sheets".

« Créer un document de type Google Sheets ».

Onglet : Listing/procédure

Pour débuter avec ce cas pratique, j’ai créer un onglet dans le fichier qui se nomme « Listing joueurs » (3). Cet onglet à dans mon cas deux objectifs :

  • Répertorier les différents joueurs concernés par le fichier.
  • Expliquer concrètement l’utilisation du fichier (procédure).

Aucune difficulté dans cet onglet, je créer une colonne (1)  avec le nom des joueurs.

Dans ce cas j’ai simplement inscrit des prénoms. Vous pouvez également mettre les noms de famille en cas de « doublon ».

Dans la zone (2) j’ai inscrit une procédure pour expliquer en détail comment utiliser le fichier. A savoir la convention de nommage à suivre, le fonctionnement/utilisation du fichier (comment renseigner ses disponibilités) et la légende qui définit le statut (Présent, Absent, Blessure).

"Onglet Listing du fichier"

« Onglet Listing du fichier »

Onglet : Mois de l’année

L’onglet mois permet à chaque joueur de renseigner sa disponibilité pour les dates d’entraînements et matchs.

Afin de rendre l’accès le plus lisible et simple possible, je vous conseille de faire un onglet par mois une fois que vous aurez réaliser « l’onglet de base » à partir de la procédure suivante :

  1. Créer une colonne « Nom des joueurs » en « A2 » (Récupérez automatiquement les noms/prénoms avec la fonction importrange).
  2. A partir de « B2 » renseignez les « numéros de semaine » du Mois concerné.
  3. Ajoutez maintenant sur la ligne en dessous le jour d’entraînement (et la date si vous le souhaitez).
  4. Créer maintenant le statut des joueurs avec les outils de Validation de données (Menu déroulant) et Mise en forme conditionnelle (Couleur). Dans l’exemple, j’ai utilisé la légende suivante :
    • [P] (Vert) : présent.
    • [A] (Rouge) : Absent.
    • [B] (Orange) : Blessé.

Pour une plus grande facilité de lecture, je vous conseille également de figer la ligne 2 et la colonne 1 (Affichage > Figer > Ligne 2).

"Affichage de l'onglet du mois de Janvier."

« Affichage de l’onglet du mois de Janvier. »

Aller plus loin

Pour aller plus loin, vous pouvez ajouter une ligne en bas de l’onglet qui calculera le nombre de joueur(euse)s présent à l’entraînement ou au match.

Pour cela il faut utiliser la formule « NB.SI » pour calculer le nombre de « [P] » présents dans la colonne.

Exemple copie d’écran suivante :

"8 joueurs présent à l'entrainement de mercredi".

« 8 joueurs présent à l’entrainement de mercredi ».

Partage du fichier

Une fois votre fichier terminé et mise en forme, il ne vous reste qu’a le partager avec les joueurs.

Vous avez alors plusieurs possibilités de partage après avoir cliquez sur le bouton partager en haut à droite :

  • Partager avec l’adresse Mail (Modification) : permet de partager votre fichier uniquement à vos joueur(euse)s. Cependant ils doivent tous avoir un compte Gmail ou une adresse mail associé à un compte Google. Méthode plus lourde, mais plus sécurisé.
"Partager le fichier en modification avec l'adresse mail des joueurs"

« Partager le fichier en modification avec l’adresse mail des joueur(euse)s »

  • Partager par lien (Modification) : activer le partage par lien en modification pour rendre le fichier accessible à toutes personnes qui auront accès au lien du fichier. Méthode plus simple mais n’importe qu’elle personne disposant du lien pourra modifier le fichier.
"Partage du fichier par lien en modification."

« Partage du fichier par lien en modification. »

Vous souhaitez en savoir plus sur le partage de fichier sous Google Drive ? Jeter un coup à l’article : Le partage et la collaboration sur Google Drive.

Suivi du fichier

En tant qu’entraîneur, il ne vous reste maintenant plus qu’à jeter un œil au fichier pour préparer vos entraînements et composer votre équipe du Week-end (Bien sur « accessoirement » de relancer vos joueur(euse)s qui ont oubliés de remplir le fichier !). 😉

Pour cela il peut-être intéressant de créer un groupe de contact sur votre messagerie ! Cela permet de regrouper les mails de tous vos éléments dans une liste de contact. Vous pouvez ainsi simplement et rapidement diffuser un mail ou partager un document à votre équipe.

Template « Planning de présence »

Ci vous ne souhaitez pas prendre le temps de créer votre propre fichier, voici ci dessous le lien pour accéder au fichier « modèle » présenté dans cet article et la vidéo.

Je vous demande simplement d’aimer la page pour y accéder. 🙂

Pour conclure…

Dans ce cas pratique, l’onglet « Listing » et « optionnel », cette méthode permet de renseigner une fois le prénom des personnes composant l’équipe (récupéré ensuite avec la fonction importrange).

Evidemment, rien ne vous empêche de reprendre les noms avec un simple « copier-coller ». 😉

Autre solution possible, vous pouvez réaliser un fichier avec un seul onglet. Cependant dans cette méthode la navigation et beaucoup plus fastidieuse. En effet, après les premiers mois, vous risquez de passer pas mal de temps à utiliser la barre de navigation horizontale…

Voilà, j’espère que ce petit cas pratique vous sera utile pour gagné en efficacité sur l’organisation de vos plannings d’entraînements et matchs. 🙂

Surtout, n’hésitez pas à me donner votre avis sur la solution dans les commentaires ci-dessous !

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2 Comments

  • Association REVIS

    Reply Reply 28 novembre 2016

    Bonjour,

    Un petit message pour vous remercier. Je pense que votre fichier conviendra parfaitement à notre usage pourtant très éloigné du sport collectif !
    Nous sommes une association et nous allons ouvrir un lieu de vente très prochainement. il faudra qu’à chaque permanence et chaque vente, un minimum de bénévoles soient présents. Je pense que nous aurons directement toutes les données avec vos formules. C’est vraiment ce que je cherchais ! Un grand merci !

    • Régis

      Régis

      Reply Reply 28 novembre 2016

      Bonjour,

      Merci beaucoup pour votre retour ! 🙂

      Content que le fichier puisse répondre à votre besoin.

      Bonne continuation et bon courage dans la mise en place de votre solution !

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