Publipostage avec G Suite (Sheets et Docs)

Pour utiliser les fonctions de publipostage (ou mailing) sur la suite Google Apps (Docs/Sheets) , il existe un module complémentaire très bien conçu pour utiliser simplement cette fonctionnalité qui se nomme autoCrat.

MAJ 23/01/2017 : Il existe une autre solution très simple pour gérer du publipostage sur Docs/Sheets qui se nomme Wizy Mail Merge & Docs merge with Attachements. Cette solution est très complète est s’intègre parfaitement à Google Sheets.

Le module autoCrat pour Google Sheets vous permet de faire du publipostage depuis une feuille Google Sheets tout en prenant appui sur un document Google Docs. Nous allons voir ci-dessous en détail comment fonctionne cet outil complémentaire.

Le publipostage (ou mailing) : Technique légale de marketing qui consiste à envoyer en nombre des informations ou prospectus publicitaires, par voie postale ou électronique, pour assurer la promotion d’un produit, d’un service ou d’une enseigne. En savoir plus…

Utilisation du module AutoCrat

Suite à l’installation du module autoCrat, vous aurez besoin d’un document Google Sheets pour renseigner la liste de diffusion et lancer le publipostage ou le mailing, et un document Google Docs qui va vous servir de modèle de page (template).

Configuration d’un publipostage/Mailing

Une fois le document Google Sheets ouvert, cliquez sur :

Modules complémentaires → autoCrat → Launch

Lancement du module

Lancement du module

Une fenêtre autoCrat doit alors s’ouvrir. Cliquez alors sur “New Merge Job” pour créer un nouveau template de publipostage.

Bouton "Nouveau publipostage"

Bouton « Nouveau publipostage »

Une nouvelle fenêtre s’affiche où vous devrez “créer” ou “spécifier le chemin” du fichier Google Docs de référence. (Document dans lequel va s’afficher les informations du fichier Google Sheets.)

Paramètre

Choix du template Google Docs

Options avancées (Advanced settings)

Les options avancées vous permettent de peaufiner encore plus votre template :

  • Conditionnel merge options : Paramètres de condition sur un champ soit “NULL” ou “NOT NULL”.
  • Destination Folder : Voir le nom du dossier où seront transférés les fichiers.

Depuis cette page, vous pouvez également choisir de recevoir les documents par mail en cochant la case prévue à cet effet.

Soyez bien conscient que si vous choisissez de recevoir les documents pas mail, vous recevrez un mail pour chaque génération de documents !

Une fois que vous avez bien configuré l’ensemble des paramètres, il ne vous reste qu’à cliquer sur “save”. Suite à la validation, les documents vont se générer automatiquement.

Une fois la génération terminée vous verrez apparaître les informations en face de chaque ligne correspondant aux informations.

Génération des fichiers

Génération des fichiers

Les fichiers vont directement se placer dans votre Drive au même niveau que le fichier Google Sheets.

Voici un exemple avec les documents générés depuis le test précédent :

Exemple de fichier après génération

Exemple de fichier après génération

Lancer un Publipostage/Mailing existant

Dans le cas d’un publipostage/mailing existant, vous pouvez procéder comme suit :

  • New Merge : Lancer une génération directement en spécifiant un template.
  • Preview : Visualiser la génération avant le lancement (Aperçu).
  • Édit Merge : Permets de modifier les paramètres du template.
Volet de lancement / configuration

Volet de lancement / configuration

Allez plus loin

Si vous souhaitez fusionner l’ensemble de vos documents dans un PDF, vous pouvez utiliser en complément la solution PDF Mergy qui vous permet de créer un PDF avec plusieurs autres documents du même type.

Voilà pour cet article, j’espère que la solution vous sera utile ! 😉


Source : autocrat.

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9 Comments

  • Chris

    Reply Reply 19 février 2016

    Un grand merci pour ce tutoriel qui m’a permis de bien avancer sur mon travail. Juste un petit problème lors de la fusion. Sur le document généré, les dates apparaissent en format anglo-saxon mm/dd/aaaa ou en anglais sur le modèle Thursday 16 February 2016. Est-il possible de les mettre en français ?
    Un grand merci pour votre travail, en espérant une réponse de votre part…

    • Régis

      Régis

      Reply Reply 19 février 2016

      Bonjour Chris,

      Merci de ton retour, ça fait toujours plaisir ! 😉

      Tu renseigne la date à l’intérieur de ton modèle de publipostage ou pour le « nommage » des documents créés ?

  • karin

    Reply Reply 9 septembre 2016

    Bonjour,

    merci pour ce tuto précis.
    questions:
    peut-on cacher l’adresse mail d’envoi (to)?
    peut-on insérer une signature jpeg dans le message qui accompagne le mailing?

    merci de votre aide!

    Cordialement

    • Régis

      Régis

      Reply Reply 11 septembre 2016

      Bonjour Karin,

      Merci pour ce retour positif! 🙂

      Avec cette solution je ne pense pas qu’il soit possible de cacher l’adresse mail émettrice ainsi que d’insérer une signature (image).

      Une autre solution pourrais peut-être plus correspondre à votre besoin comme mailchimp.

      Cette solution permet de gérer simplement des newsletters (diffusion de mails, création de modèle de mail, etc..). C’est la solution que j’utilise actuellement pour transmettre des mails aux abonnés du site.

      N’hésitez pas à me tenir au courant si vous avez trouvé une solution ! 🙂

      A bientôt.

    • Alizé

      Reply Reply 18 mai 2017

      Il ya une extension DocuSign qui pourrait te servir pour la signature des documents par mail.

  • Alizé

    Reply Reply 18 mai 2017

    Bonjour j’ai besoi d’aide

    J’ai crée un formulaire Google Forms qui enregistre les données sur Google Sheet.
    Après avoir glisser les formules pour obtenir un résultat dans la colonne « TOTAL TARIF » qui est je pense la condition « NOT NULL » d’auto crat pour générer un document PDF.
    TOUT fonctionne le problème est que le fichier PDF ne se crée que après avoir rempli un autre formulaire et saisi dans sheet. le fichier se crée en décalé càd que celui que je rempli en ce moment s’affichera après avoir rempli un deuxième qui lui s’affichera en remplissant un troisième et ainsi de suite.
    Je souhaite savoir comment faire pour que le pdf se remplisse dès que j’ai les premiers éléments du premier formulaire.

    SVP HELP ME !!!!!

    • Régis

      Régis

      Reply Reply 22 mai 2017

      Bonjour Alizé,

      Je t’avoue que j’ai des difficultés à bien comprendre ton problème. ^^

      Est-ce que tu pourrais me décrire plus en détail ton besoin ? (depuis le formulaire de contact).

      Je ne te promet rien, mais je tâcherais d’y jeter un coup d’œil. 😉

  • Jennifer

    Reply Reply 7 septembre 2017

    Bonjour,

    j’utilise autocrat depuis un moment mais j’ai un problème depuis quelques jours que je n’arrive pas à résoudre.

    Les PDF qui sont envoyés par mail ne s’envoient plus tout seul, la ligne est bien créée dans le drive mais je dois ouvrir depuis le fichier réponses le module autocrat et le lancer moi même, avez vous déjà connu ce problème et avez vous une solution?

    Merci d’avance, c’est très embetant pour moi car cela est pour des inscriptions à un sport, les parents ne reçoivent donc pas leur confirmation

    • Régis

      Régis

      Reply Reply 9 septembre 2017

      Bonjour Jennifer,

      Est-ce que ce problème est arrivé avant ou après la dernière version ? J’imagine que la case de diffusion est bien coché ?

      Sinon, est-ce que par hasard vous avez essayé de recréer « la ligne » de publipostage et de refaire un test d’édition ?

      Bon courage vous la résolution de ce problème, et n’hésitez pas à nous tenir au courant.

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