Pour utiliser les fonctions de publipostage (ou mailing) sur la suite Google Apps (Docs/Sheets) , il existe un module complémentaire très bien conçu pour utiliser simplement cette fonctionnalité qui se nomme autoCrat.

Le module autoCrat pour Google Sheets vous permet de faire du publipostage depuis une feuille Google Sheets tout en prenant appui sur un document Google Docs. Nous allons voir ci-dessous en détail comment fonctionne cet outil complémentaire.

Le publipostage (ou mailing) : Technique légale de marketing qui consiste à envoyer en nombre des informations ou prospectus publicitaires, par voie postale ou électronique, pour assurer la promotion d’un produit, d’un service ou d’une enseigne. En savoir plus…

[toc]

Utilisation du module AutoCrat

Suite à l’installation du module autoCrat, vous aurez besoin d’un document Google Sheets pour renseigner la liste de diffusion et lancer le publipostage ou le mailing, et un document Google Docs qui va vous servir de modèle de page (template).

Configuration d’un publipostage/Mailing

Une fois le document Google Sheets ouvert, cliquez sur :

Modules complémentaires → autoCrat → Launch

Lancement du module
Lancement du module

Une fenêtre autoCrat doit alors s’ouvrir. Cliquez alors sur “New Merge Job” pour créer un nouveau template de publipostage.

Bouton "Nouveau publipostage"
Bouton « Nouveau publipostage »

Une nouvelle fenêtre s’affiche où vous devrez “créer” ou “spécifier le chemin” du fichier Google Docs de référence. (Document dans lequel va s’afficher les informations du fichier Google Sheets.)

Paramètre
Choix du template Google Docs

Options avancées (Advanced settings)

Les options avancées vous permettent de peaufiner encore plus votre template :

  • Conditionnel merge options : Paramètres de condition sur un champ soit “NULL” ou “NOT NULL”.
  • Destination Folder : Voir le nom du dossier où seront transférés les fichiers.

Depuis cette page, vous pouvez également choisir de recevoir les documents par mail en cochant la case prévue à cet effet.

Soyez bien conscient que si vous choisissez de recevoir les documents par mail, vous recevrez un mail pour chaque génération de documents !

Une fois que vous avez bien configuré l’ensemble des paramètres, il ne vous reste qu’à cliquer sur “save”. Suite à la validation, les documents vont se générer automatiquement.

Une fois la génération terminée vous verrez apparaître les informations en face de chaque ligne correspondant aux informations.

Génération des fichiers
Génération des fichiers

Les fichiers vont directement se placer dans votre Drive au même niveau que le fichier Google Sheets.

Voici un exemple avec les documents générés depuis le test précédent :

Exemple de fichier après génération
Exemple de fichier après génération

Lancer un Publipostage/Mailing existant

Dans le cas d’un publipostage/mailing existant, vous pouvez procéder comme suit :

  • New Merge : Lancer une génération directement en spécifiant un template.
  • Preview : Visualiser la génération avant le lancement (Aperçu).
  • Édit Merge : Permets de modifier les paramètres du template.
Volet de lancement / configuration
Volet de lancement / configuration

Allez plus loin

Si vous souhaitez fusionner l’ensemble de vos documents dans un PDF, vous pouvez utiliser en complément la solution PDF Mergy qui vous permet de créer un PDF avec plusieurs autres documents du même type.

Voilà pour cet article, j’espère que la solution vous sera utile ! 😉


Source : autocrat.

Si vous avez trouvé une faute d’orthographe, merci de nous en informer en sélectionnant le texte en question et en appuyant sur « Ctrl + Entrée« .

    34 replies to "Publipostage avec Google Workspace (Sheets et Docs)"

    • Chris

      Un grand merci pour ce tutoriel qui m’a permis de bien avancer sur mon travail. Juste un petit problème lors de la fusion. Sur le document généré, les dates apparaissent en format anglo-saxon mm/dd/aaaa ou en anglais sur le modèle Thursday 16 February 2016. Est-il possible de les mettre en français ?
      Un grand merci pour votre travail, en espérant une réponse de votre part…

      • Régis

        Bonjour Chris,

        Merci de ton retour, ça fait toujours plaisir ! 😉

        Tu renseigne la date à l’intérieur de ton modèle de publipostage ou pour le « nommage » des documents créés ?

    • karin

      Bonjour,

      merci pour ce tuto précis.
      questions:
      peut-on cacher l’adresse mail d’envoi (to)?
      peut-on insérer une signature jpeg dans le message qui accompagne le mailing?

      merci de votre aide!

      Cordialement

      • Régis

        Bonjour Karin,

        Merci pour ce retour positif! 🙂

        Avec cette solution je ne pense pas qu’il soit possible de cacher l’adresse mail émettrice ainsi que d’insérer une signature (image).

        Une autre solution pourrais peut-être plus correspondre à votre besoin comme mailchimp.

        Cette solution permet de gérer simplement des newsletters (diffusion de mails, création de modèle de mail, etc..). C’est la solution que j’utilise actuellement pour transmettre des mails aux abonnés du site.

        N’hésitez pas à me tenir au courant si vous avez trouvé une solution ! 🙂

        A bientôt.

      • Alizé

        Il ya une extension DocuSign qui pourrait te servir pour la signature des documents par mail.

    • Alizé

      Bonjour j’ai besoi d’aide

      J’ai crée un formulaire Google Forms qui enregistre les données sur Google Sheet.
      Après avoir glisser les formules pour obtenir un résultat dans la colonne « TOTAL TARIF » qui est je pense la condition « NOT NULL » d’auto crat pour générer un document PDF.
      TOUT fonctionne le problème est que le fichier PDF ne se crée que après avoir rempli un autre formulaire et saisi dans sheet. le fichier se crée en décalé càd que celui que je rempli en ce moment s’affichera après avoir rempli un deuxième qui lui s’affichera en remplissant un troisième et ainsi de suite.
      Je souhaite savoir comment faire pour que le pdf se remplisse dès que j’ai les premiers éléments du premier formulaire.

      SVP HELP ME !!!!!

      • Régis

        Bonjour Alizé,

        Je t’avoue que j’ai des difficultés à bien comprendre ton problème. ^^

        Est-ce que tu pourrais me décrire plus en détail ton besoin ? (depuis le formulaire de contact).

        Je ne te promet rien, mais je tâcherais d’y jeter un coup d’œil. 😉

    • Jennifer

      Bonjour,

      j’utilise autocrat depuis un moment mais j’ai un problème depuis quelques jours que je n’arrive pas à résoudre.

      Les PDF qui sont envoyés par mail ne s’envoient plus tout seul, la ligne est bien créée dans le drive mais je dois ouvrir depuis le fichier réponses le module autocrat et le lancer moi même, avez vous déjà connu ce problème et avez vous une solution?

      Merci d’avance, c’est très embetant pour moi car cela est pour des inscriptions à un sport, les parents ne reçoivent donc pas leur confirmation

      • Régis

        Bonjour Jennifer,

        Est-ce que ce problème est arrivé avant ou après la dernière version ? J’imagine que la case de diffusion est bien coché ?

        Sinon, est-ce que par hasard vous avez essayé de recréer « la ligne » de publipostage et de refaire un test d’édition ?

        Bon courage vous la résolution de ce problème, et n’hésitez pas à nous tenir au courant.

    • Sébastien

      Bonjour,

      J’ai également le même problème! Le script automatique ne fonctionne plus! Je peux le forcer manuellement (quand autocrat fonctionne) mais ce n’est évidement pas une solution. Je suis dans la panade…

      Est ce que quelqu’un aurait un tuyau pour me dépanner?

      Merci d’avance pour votre réponse.

      Cdlt.

      • Régis

        Bonjour,

        En effet l’extension à actuellement des problèmes d’exécution. (MAJ : l’application est maintenant à nouveau fonctionnelle)

        Bien cordialement.

    • Louise

      Bonjour,

      Je souhaiterais savoir si il est possible de faire fonctionner automatiquement le module autocrat selon un pas de temps renseigné ?
      Par exemple, ne pas avoir à cliquer moi-même tous les jours sur « launch » mais que la création du pdf se fasse automatiquement dès qu’un nouveau formulaire est envoyé et/ou dès qu’une nouvelle ligne du sheet est renseignée.

      Par avance merci.

    • Louise

      Bonjour,

      J’ai pu paramétrer la création du document pdf dès qu’une réponse au formulaire est envoyée.

      En complément, est-il possible d’insérer comme adresse de destinataire du pdf créé un champ du formulaire, de façon à ce que le pdf créé soit directement envoyé à celui qui a rempli le formulaire et renseigné son adresse mail dans ce formulaire ? (pas un destinataire unique du document).

      Merci.

      • Régis

        Bonjour Louise,

        Il est possible de définir une autre destinataire. Ainsi, en récupérant l’adresse mail de la personne qui répond au formulaire, il faut ensuite spécifier lors de l’étape 8 l’adresse en mail de l’émetteur par l’intermédiaire des tags (entre chevron ex: »<> »).

        J’espère que je suis plus ou moins clair dans ma réponse… N’hésite pas à revenir vers moi pour plus d’information si besoin! 🙂

      • Youcef OUALIT

        Bonjour LOUISE,
        Permettez-moi de vous demander comment vous avez réussir à automatiser Autocrate, sans faire le lancer sur « Launch », c’est à dire à chaque ligne insérer il vas générer les fichiers et il envoie un mail automatiquement
        Merci d’avance

    • Pascal

      bonjour,
      J’ai paramétré un job Autocrat, il fonctionne bien mais…l’exécution prend des plombes de l’ordre de 8 minutes par ligne.
      bien que cela fonctionne j’ai un message « Something is wrong. This should not be taking this long 🙁 » qui apparait, bien que le job continue à tourner très lentement.

      Y a t-il une solution ?
      Merci

      • Régis

        Bonjour Pascal,

        En effet, parfois la génération des fichiers est très longue.. (plante même parfois). Dans ce cas il est parfois pertinent de recréer le « job ». Dans certain cas, ça résout le problème.

        Bonne continuation !

    • Laurence

      Bonjour
      Existe t’il une version ou une documentation en français ?
      Merci

    • sami

      BONSOIR
      j’ai paramétrer un job pour renvoyer les réponses à un formulaire en PDF a destination de l’Émail demandé en 1ere question du formulaire.
      mais,l’envoi des n’est pas certain,pour certaines lignes de réponses je reçois Document successfully created; Document successfully merged; PDF created; !!Error Sending Emails: Trop d’appels pour ce service aujourd’hui : email.
      comment résoudre ce problème et comment accélérer la création des PDF?
      Merci

    • David

      Bonjour,
      Y a t-il une limite dans la génération des PDF à partir d’un questionnaire Google Forms?
      J’ai l’impression qu’à partir du dépassement de 100 doc pdf par mois, le destinataire ne reçoit pas le doc.
      Merci pour votre retour,
      cordialement

      • Régis

        Bonjour David,

        Votre question concerne bien Google Forms ou la solution de publipostage développé dans cet article ? Merci de votre précision pour que je tâche de vous répondre au mieux. 🙂

        Cordialement.

    • Théo

      Bonjour,
      J’utilise Google Docs depuis une tablette, et Autocrat n’est pas disponible sur ce support, avez-vous une alternative pour faire du publipostage ?
      En vous remerciant.

      • Régis

        Bonjour Théo,

        Hélas, malgré mes recherches je ne vois pas de solution de publipostage avec Google Docs actuellement disponible sur un device comme une tablette ou un Smartphone avec un système Android.

        Bonne continuation.

    • Arnaud

      Bonjour,

      Autocrat fonctionne très bien , mais je n’arrive pas à intégrer une photo qui a été uploadée via le google form.
      Je récupère bien le fichier qui est stocké dans mon drive, le lien remonte bien dans mon google sheet de réponse au questionnaire, mais je n’arrive pas à afficher cette photo dans le PDF généré par Auocrat.

      Une idée?

      Merci beaucoup, Arnaud

      • Régis

        Bonjour Arnaud,

        En effet, j’ai également remarqué que dans certain cas le publipostage ne prend pas en compte les images. Parfois il suffit de créer un nouveau document pour que le publipostage fonctionne. Cependant ça ne fonctionne pas à tout les coup… :/

        Bonne continuation.

    • Helene

      Bonjour,

      Depuis peu, j’ai un message d’erreur lorsque j’essaie de faire tourner autocrat manuellement. Il me dit « Vous devez disposer des autorisations requises pour pouvoir effectuer cette action ».
      Je ne peux donc plus utiliser l’application,
      Avez vous une idée ?

      Merci,

    • Fabien

      Bonjour,
      Je souhaite gérer mes relances clients via publipostage. Il me faut donc regrouper les différentes factures dues par client dans un tableau dans un GDOC mais je n’arrive pas à le faire.
      J’arrive cependant à créer plusieurs lettres de relance par client (donc si le client doit plusieurs factures, il y a plusieurs PDF).

      Quelle serait la solution la plus simple?

      Je vous remercie,

    • José

      Bonjour Hélène,

      j’ai le même problème.
      Je travaille depuis un Mac.
      Auriez-vous une solution?

      Merci.

    • Pascale Vervier

      Bonjour,

      Je suis enseignante et dans le contexte du coronavirus, je dois communiquer dans les 2 heures qui suivent la délibération les résultats à mes étudiants (environ 120/jour). J’ai donc choisi le publipostage. J’ai créé ma feuille de calcul et j’ai testé l’envoi sur qqes personnes. Ca marche! Merci à vous!
      Par contre, j’ai un problème avec la limite du nombre d’envois… Gmail me signale que je ne peux en envoyer que 50 par jour??? Est-ce exact? et si oui, comment puis-je faire pour contourner cette limite?
      Merci pour votre retour.

      • Régis

        Bonjour Pascale,

        Oui en effet. C’est une limitation sur les comptes gratuits Google (voir problème similaire développé sur un Google Groupe). Pour dépasser ce quota, l’une des solutions est notamment d’avoir une licence G Suite (adapté aux entreprises).

        Une autre solution est de passer par un autre module complémentaire qui permet de gérer directement cet aspect sans licence G Suite. Le module « Document Studio » (également très intéressant) permet notamment de générer plus de 1500 documents sur une période de 24 heures (avec la version premium cependant).

        Bonne continuation!

    • Fmala

      Bonjour Régis,

      merci pour ce bon article sur Autocrat 🙂
      Je cherche à créer un document à partir de données provenant de plusieurs onglets/feuilles sheets.
      Est-ce possible ?

      Merci d’avance !

    • Liane Landry

      Bonjour, je ne comprends pas pourquoi moi je n’ai pas autocrat mais mailmerger. Lorsque je clique sur mailmerger, je ne peux pas l’ajouter comme nouveau bouton et de plus, je n’ai pas Launch!!!

      J’ai absolument besoin de l’onglet publipostage, que faire ?!

      Merci

    • Vanessa Thomas

      Bonjour,
      Je parviens à tout faire fonctionner mais impossible de télécharger les documents PDF dans à l’emplacement souhaité. Ils se téléchargent dans mon drive mais pas dans le fichier choisi. Auriez-vous une piste pour m’aider? Merci!

    • Vanessa Thomas

      Il devait y avoir un problème car cela marche tout seul désormais!

Leave a Reply

Your email address will not be published.

Ce site utilise Akismet pour réduire les indésirables. En savoir plus sur comment les données de vos commentaires sont utilisées.