Il est difficile de synchroniser les connaissances d’une entreprise entre tous les employés lorsque nous ne disposons pas d’un bon moyen pour stocker et de partager des informations. Cela peut notamment entraîner une baisse de la productivité, car les employés passent plus de temps à chercher des réponses au lieu de faire véritablement avancer les choses.
Un wiki interne peut vous aider à résoudre ce problème. Dans cet article, découvrez pourtant est pertinent de mettre en place un Wiki au sein d’une entreprise (ou simplement au sein d’un service) et comment mettre ce type de solution en place.
Qu’est-ce qu’un wiki interne et quels sont ses avantages ?
Un wiki interne est un référentiel de connaissances qui permet aux employés de créer, modifier et partager le contenu pertinent de l’entreprise ainsi que les meilleures pratiques. C’est comme une base de données centralisée qui permet à chaque employé de communiquer des informations pour améliorer les connaissances collectives des équipes et d’éliminer les questions redondantes.
C’est un atout précieux qui peut agir comme l’encyclopédie de l’entreprise pour préserver les connaissances institutionnelles au fur et à mesure que l’organisation grandit.
Bien qu’un wiki interne s’apparente à une base de connaissances en ce qu’il favorise le partage d’informations, la principale disparité est qu’il s’agit d’un outil plus collaboratif qui permet à chacun de partager son expertise (essentiellement à usage interne). D’autre part, une équipe dédiée gère généralement une base de connaissances qui comprend des informations à usage interne et externe (produits et services par exemple).
Pourquoi créer un Wiki interne ?
Voici ci-dessous une liste non exhaustive des raisons pour lesquelles il est intéressant (voir utile) de créer un wiki interne :
- Fournir un accès rapide aux informations dans son organisation qui améliorera la collaboration entre les différents services ou au sein d’un lieu de travail distant/hybride.
- Avoir un endroit qui contient toutes les informations afin d’augmenter la vitesse d’apprentissage et la productivité des employés.
- Un wiki interne peut améliorer le processus d’intégration. Il contient toutes les informations pertinentes dont les nouveaux employés ont besoin pour s’adapter à leur nouvel environnement et se lancer.
- Les wikis internes offrent également un niveau supplémentaire de sécurité et de fiabilité. Vous pouvez les configurer pour qu’ils ne soient accessibles qu’aux membres de votre organisation, et cela élimine le risque de perte de données sur les disques durs locaux.
- Les outils de wiki internes sont conviviaux et permettent à quiconque de créer et de modifier du contenu de manière claire et organisée à l’aide de puces, d’hyperliens, de différentes couleurs et d’autres fonctionnalités utiles.
- Avoir un wiki interne peut nous aider à créer un lieu de travail plus inclusif, car il encourage tout le monde à créer le système nerveux central de l’entreprise.
- Un wiki interne permet aux équipes de communiquer de manière asynchrone. Cela permet d’éviter la perte de connaissances lorsque les employés partent.
Quel type de contenu est-il possible de stocker dans un wiki interne ?
Bien qu’un wiki interne puisse contenir toutes les informations d’une organisation, il est préférable de se concentrer sur le contenu le plus pertinent. Le contenu dont les équipes ont besoin dans leurs opérations quotidiennes, notamment :
- Nouvelles et mises à jour de l’entreprise.
- Tutoriels pratiques pour les logiciels internes.
- Documents de formation et d’intégration.
- Modèles de documents (administratifs, techniques).
- Notes techniques.
- Flux de travail courants.
- Notes de réunion.
- Politiques de l’entreprise, etc.
Comment bien choisir un logiciel de wiki interne ?
Bien que chaque entreprise ait des besoins et des exigences distincts, certaines fonctionnalités essentielles doivent être prises en compte lors du choix d’un outil wiki interne. Voici quelques caractéristiques essentielles à prendre en compte :
- Choisir un logiciel wiki qui intègre des outils de communication utilisés en interne dans l’entreprise (Slack, Microsoft 365, Google Workspace, Asana, etc.) pour éviter de basculer continuellement entre les différents outils pour accéder à des informations importantes.
- L’un des principaux objectifs du wiki interne d’entreprise est de réduire le temps que les équipes passent à rechercher des informations.
- Étant donné que le wiki d’une entreprise peut contenir de nombreuses informations, il est essentiel de choisir un outil doté de fonctions de recherche efficaces pour parcourir rapidement les fichiers.
- Le logiciel wiki interne doit fournir un accès et une gestion des droits pour protéger le contenu des étrangers et elle doit permettre à plusieurs utilisateurs d’accéder et de contribuer en temps réel.
- Choisir un outil qui permet de créer des espaces de travail séparés pour différents services. En effet, les équipes sont plus productives lorsqu’elles peuvent accéder directement au contenu pertinent pour leurs fonctions.
- Le logiciel wiki doit permettre de suivre les changements et les mises à jour. L’équipe en charge de la maintenance du wiki, doit savoir qui apporte les modifications et quand les modifications sont apportées.
Avec quelle solution créer un wiki interne ?
Il existe une multitude d’outils pour mettre en place un Wiki en interne dans son entreprise. Vous pouvez pour cela simplement utiliser des outils présents dans votre entreprise. Par exemple, vous si votre entreprise utilise la suite bureautique et collaborative Google Workspace, vous pouvez basé votre wiki sur un Google Sites (et des drive partagés) ou encore utiliser une solution comme YNAW (qui permet d’organiser des Google Docs dans un site conçu pour la création de Wiki).
Notez qu’il existe des solutions similaires si vous utilisez la suite Microsoft 365 ou autres. Vous pouvez également utiliser d’autres solutions comme Tettra par exemple.
Pour conclure…
La créer, configurer et déployer un wiki interne est un excellent moyen de stocker et de partager des informations. Beaucoup d’entreprises ne l’ont pas, mais cela peut être utile à bien des égards.
Il permet une meilleure collaboration entre les équipes et les services, et permet entre autres aux employés de trouver rapidement des informations utiles pour leurs travaux ou encore des documents pratiques pour la vie d’entreprise par exemple.
Surtout, n’hésitez pas à utiliser ces conseils comme base si vous souhaitez créer un wiki au sein de votre entreprise. 😉
Portez-vous bien et à bientôt!
Source : images-unsplash
