Enregistrer une Macro avec Google Sheets

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Google Sheets permet maintenant d’enregistrer des macros dans vos différents fichiers. Vous n’avez jamais utilisé cette fonction ou vous souhaitez savoir comment enregistrer une macro sur Sheets ? Alors, voyons cela en détail dans cet article.

En savoir plus sur Google Sheets en découvrant les indispensables !

Vidéo de démonstration

Principe d’une macro

Le principe de l’enregistreur de macro est simple, vous lancez l’enregistrement, vous réalisez vos manipulations et Google Sheets se charge de traduire vos actions en instructions Apps Script (langage de programmation de Google basé sur du Javascript). Votre macro est ainsi composée au fur et à mesure, jusqu’à  ce que vous arrêtiez l’enregistreur. Vous pourrez ensuite l’exécuter à volonté.

En fait, l’enregistreur de macro fonctionne comme un magnétophone. Supposons que vous soyez musicien. Vous voulez enregistrer l’une de vos chansons. Avant de démarrer l’enregistrement, vous réglez le micro, préparez la partition, accordez votre guitare.

Ensuite, vous démarrez l’enregistreur. Ainsi, les bruits des préparatifs ne sont pas enregistrés et ne sont pas audibles lorsque vous écoutez la chanson enregistrée.

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Enregistrer une macro comme si vous enregistriez une chanson.

C’est la même chose avec Google Sheets. Ainsi, pensez bien à tout préparer tout avant de lancer l’enregistrement. 😉

Quand créer une macro ?

L’enregistreur de macro est utile principalement dans deux cas :

  1. Vous voulez créer un enregistrement de manipulation simple, sans la traduire vous-même dans la syntaxe Apps Script.
  2. Vous ne connaissez pas l’instruction Apps Script pour exécuter une commande précise. L’enregistreur crée ainsi l’instruction à votre place.

Ainsi, avant de lancer l’enregistreur de macro, il est primordial de vous poser la question suivante :

« Quel est l’objectif de la macro que je vais enregistrer ? »

Si vous voulez, par exemple, enregistrer une macro qui colore le fond des cellules en rouge et leur attribue un format numérique à deux décimales. Avant le démarrage de l’enregistreur, il faut que les cellules contiennent déjà les données et qu’elles soient sélectionnées.

Une fois la macro enregistrée, vous pouvez l’exécuter aussi souvent que nécessaire sur d’autres cellules. Dans ce cas précis, l’action de sélection elle-même ne doit pas être enregistrée.

 

Enregistrement d’une macro avec Sheets

Pour démarrer l’enregistreur de macro, procédez comme suit :

1. Cliquez sur Outils → Macros → Enregistrer une macro.

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Menu d’accès à l’enregistrement d’une macro.

2. Suite au lancement de l’enregistrement, vous pouvez notamment définir l’utilisation des références absolues ou relatives.

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Définir les options d’enregistrement de la Macro.

Utiliser les références absolues ou relatives ?

Google Sheets enregistre les déplacements du pointeur selon les modes suivants :

  • Mode « Absolu » : l’adresse de la cellule de destination est enregistrée.
  • Mode « Relatif » : le déplacement vers la cellule de destination est enregistré.

Exemple : supposons que la cellule A2 soit sélectionnée. Si vous sélectionnez ensuite la cellule B4, deux actions peuvent être enregistrées :

  • Le déplacement « simple » de A2 en B4 (déplacement absolu).
  • Le déplacement « en sélection » vers la cellule située une colonne vers la droite et deux lignes vers le bas par rapport à la cellule d’origine (déplacement relatif).

Par défaut, l’enregistreur fonctionne en mode Absolu. Une fois que l’enregistrement est en cours, vous pouvez activer le mode Relatif en spécifiant le bouton correspondant.

3. Quand vous avez terminé la manipulation, il vous suffit alors de cliquer sur le bouton “Enregistrer”.

4. Vous allez alors devoir définir le nom de votre Macro (De plus, vous avez alors la possibilité de spécifier un caractère pour lancer rapidement la Macro avec une combinaison de touche). Validez alors l’enregistrement avec le bouton “Enregistrer”.

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Définir un nom à sa macro.

Gestion de ses macros

Suite à l’enregistrement d’une macro vous pouvez ensuite la gérer (modification, suppression) en retournant dans le menu de gestion. Soit Outils → Macros → Gérer les macros.

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Accès au menu de gestion des macros

Avis et recommandations

La possibilité d’enregistrer des macro est une fonctionnalité très intéressante pour Google Sheets. Cependant, elle est à manipuler et à utiliser avec précaution.

En effet, tâcher d’éviter de créer un système trop complexe. L’enregistrement de macro ne peut en aucun cas se substituer à du codage « pur ». Le risque étant ici de réaliser une « usine à gaz » qui soit difficile à maintenir et à faire évoluer.

Si vous avez des questions sur l’un des points développés dans cet article, n’hésitez pas à le faire depuis la zone de commentaires ci-dessous.

À bientôt ! 🙂

4 Comments

  • Franck

    Reply Reply 17 mai 2018

    Puis-je utiliser une macro pour faire un planning de travail (matin, après midi, nuit)? Si oui, auriez vous des suggestions ou exemples?

    Merci

    • Régis

      Régis

      Reply Reply 18 mai 2018

      Bonjour Franck,

      Cela dépend à quoi ressemble votre planning de « base » et des manipulations à faire pour le réaliser.
      Mais si celui-ci comprend des manipulations simple (ex création de ligne, appliquer une couleur, …) et répétitive il est fort possible que vous puissiez simplifier le traitement de celui-ci.

      Bonne continuation.

  • DEMONCEPT

    Reply Reply 16 novembre 2018

    J’ai créé une macro simple sur un fichier drive dans sheet mais je souhaite l’utiliser sur d’autres fichiers

    • Régis

      Régis

      Reply Reply 17 novembre 2018

      Bonjour,

      Vous pouvez récupérer simplement le code de la macro et l’envoyer dans une autre fichier. Cela depuis l’onglet « Outils > Editeur de script ».
      Copiez alors le code et ajouter le dans les autres fichiers en suivant le même cheminement.

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