Suite au premier article sur les indispensables des applications Google Workspace avec Google Sheets, voyons dans cet article les fonctionnalités indispensables de Google Docs.

Google Docs est une application de traitement de texte qui permet de réaliser des documents simples et de bonne qualité.

De plus, les fonctionnalités de partage et de collaboration sont des atouts non négligeables si vous avez besoin de travaillez avec d’autres personnes sur des documents.

Bref, voyons tout de suite en détail ces fonctionnalités. 😉

INFORMATION : Découvrez également les autres articles des indispensables G Suite avec : Google Sheets et Google Slides.

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Tutoriel vidéo : Indispensable Docs

Fonction Explore

Tout comme Google Sheets et Slides, la fonction Explorer sur Docs est une sorte d’assistant qui permet de gagner du temps.

Vous pouvez avec cette fonctionnalité récupérer des informations sur Internet concernant un sujet traité dans le document, insérez des images depuis le web, ou encore accédez à des documents présents sur votre Drive.

Utilisez la fonctionnalité Explorer pour gagner du temps avec Docs.

Appliquez un style

Avec Google Docs il est très simple d’appliquer un style particulier à un document.

En effet, pour appliquer un style, il vous suffit de formater vos titres et texte (après avoir spécifiez le style souhaité – Titre1, titre2, …), de faire un clic-droit et “Mettre à jour …”.

La nouvelle mise en forme va alors être prise en compte dans vos styles.

Si vous le souhaitez, vous pouvez également appliquer par la suite ce style en “style par défaut”.

Démonstration de l’utilisation des styles (titres).

Plan du document et Table des matières

Après avoir appliqué des styles à votre document, vous pouvez simplement visualiser et accéder aux différents titres avec un simple clic.

  1. Soit par le plan du document. S’il n’est pas activé par défaut, cliquez sur Outils > Plan du document.
  2. Soit par l’intermédiaire d’une Table des matières. Pour insérer cet élément, cliquez sur Insertion > Table des matières.
Ajoutez un sommaire et voir le plan du document

Modifiez rapidement la casse

Si vous avez besoin de passer rapidement du texte minuscule en majuscule ou encore avec la première lettre en majuscule. Cliquez sur Format > Mise en minuscules/majuscules > Choisissez l’option souhaitée.

Modifiez rapidement la casse d’un paragraphe ou d’un mot.

Connaître le nombre de mots

Pour connaître rapidement des informations sur votre document comme le nombre de mots, de page ou de caractères, cliquez sur Outils > Nombre de mots.

Connaître des informations sur le document (nb mots, caractères, pages, …).

Utilisez la saisie vocale

Avec Google Docs il est possible de renseigner un document avec votre voix grâce à la fonctionnalité de saisie vocale.

Pour cela, cliquez sur Outils > Saisie-vocale.

Utilisation de la saisie vocale.

Insérer des graphiques depuis Sheets

Google Docs vous permet d’insérer simplement des graphiques provenant d’un fichier Sheets.

De plus, si des modifications sont apportées au fichier d’origine, il est possible de le mettre à jour sur le document Docs avec un simple clic sur le bouton « mettre à jour..

graphique sheets docs
Insérer un graphique de Sheets sous Docs.

Insérer des images et des liens

Autres fonctionnalités incontournables, ajouter des images ou des liens à un document.

Vous pouvez ainsi rendre un document plus ludique avec des images disponible à différents emplacements (PC, Drive, Web) ou insérer des liens vers des sources diverses.

Insérer des images et des liens.

Rechercher et remplacer

Si vous avez de nombreux mots à changer dans un document Docs, vous pouvez utiliser la fonctionnalité Rechercher et remplacer pour réaliser rapidement cette modification.

Rechercher et remplacer un mot.

Insérer des commentaires et propositions

Voici une fonctionnalité de collaboration qui permet d’insérer un commentaire à destination d’une autre personne. Très pratique pour avoir un avis sur son document et travailler efficacement à plusieurs.

Par exemple, lorsqu’une personne vous demande son avis sur un document vous pouvez lui proposer des suggestions de modifications. Pour cela, passez en mode suggestions (droits de modification ou commentaires).

Vous pouvez alors donner votre avis et la personne en charge du document décidera si oui ou non elle applique les changements.

insérer un commentaire
Insérer un commentaires et/ou une suggestion.

Envoyer un mail : Vous pouvez lors de la rédaction d’une remarque envoyer un mail spécifiquement à une personne. Pour cela, il vous suffit de taper sur le signe « + ». Vous accéderez alors aux mails de votre carnet d’adresses Gmail.

Attribuer une tâcher : Vous pouvez après avoir renseigné un mail attribuer une tâche à cette personne en cochant la case appropriée.

Récupérez du texte depuis une image (OCR)

Enfin, avec Google Docs il est possible de récupérer du texte provenant d’une image par l’intermédiaire de l’OCR (Reconnaissance Optique de Caractère).

Voici un exemple avec une copie d’écran d’un article du site. Après avoir importé l’image sur votre Drive, il vous suffit de faire un clic-droit et ouvrir avec Google Docs. L’OCR va alors tenter de reconnaître les caractères présents sur l’image.

OCR avec Google Docs
Utilisation de l’OCR avec Google Docs

Transformer un document dans un autre format

Docs vous permet de transformer en quelques clics un document dans un autre format.

Vous pouvez notamment transformer un fichier Google Docs en PDF, Word, une page Web, au format EPUB, etc…

télécharger fichier docs
Télécharger un fichier Docs dans un autre formats.

Conclusion

Voilà pour cette liste de fonctionnalités à connaître sous Google Docs 🙂 . J’espère que cet article vous aura été utile.

Evidemment, il existe bien d’autres possibilités avec cette application. Mais je pense que nous avons vu ici une grande partie des fonctionnalités essentielles à connaître.

Portez-vous bien et à Bientôt !


Si vous avez trouvé une faute d’orthographe, merci de nous en informer en sélectionnant le texte en question et en appuyant sur « Ctrl + Entrée« .

    21 replies to "Google Docs : Les indispensables"

    • Proy

      Top !
      Trop forts ces googliens.
      Merci regis
      Mention speciale pour la reconnaissance de caracteres 🙂

    • Maxime

      Bonjour,
      merci pour cet article !

      Savez vous comment activer les majuscules automatiquement en début de phrase (après un point) ?

      • Régis

        Bonjour Maxime,

        Merci beaucoup pour votre retour !

        Concernant l’activation des majuscules, il n’est pas possible de le faire automatiquement sans une action manuelle (sauf erreur de ma part). Cependant, vous pouvez les activer automatiquement par la suite (si tout est en minuscule) en passant par : Format > Texte > Mise en minuscules/majuscules > et choisir « Casse des titres ».

        J’espère que cette astuce répondra à votre besoin.

    • Lola

      bonjour merci régis!!!!pour cet article

      • Régis

        Bonjour,

        Merci beaucoup pour ce retour ! 🙂

    • Romane

      Bonjour,
      J’ai remarqué qu’il n’y a pas de majuscule automatique en début de phrase sur google docs et cela me serait quand meme bien pratique…
      Si vous savez s’il y a un parametre pour changer ça je vous en serais reconnaissante.
      Merci de votre aide

      • Régis

        Bonjour Romane,

        En effet, c’est une excellente remarque ! Hélas cette fonctionnalité n’est pas disponible (Pas encore en tout les cas). Je tâcherais de faire un rappel dans cet article à l’avenir si cette fonctionnalité arrive dans les prochaines évolutions de l’application.

        Bonne continuation !

    • Bruno

      Bonjour

      Est-il possible d’ajouter un bouton interactif sous Docs pour valider une saisie et envoyer le docs vers des emails (avec Gmail)?
      Merci pour votre retour
      Bruno

      • Régis

        Bonjour Bruno,

        Oui en effet, cela ne doit pas poser de problème en passant par un développement Apps Script sur un Google Docs.
        J’imagine que l’idée ici est qu’une personne renseigne un Google Docs et lors du clic sur un bouton le document est partagé automatiquement à une autre personne qui va recevoir une notification depuis Gmail. C’est bien cela ?

        • Bruno

          Oui Régis

          L’idée est de compléter non pas un formulaire mais bien un docs sous google
          (non pas en partage de document)
          Puis de cliquer sur un bouton pour réaliser un envoi email vers un public particulier

          (quelque part une réplique de ce que fait Form Publisher mais sous un script dédié au docs en question)
          Merci pour votre aide

          • Régis

            Ok! merci de votre précision.
            Votre besoin ne se rapproche pas plutôt d’une solution de type Emailing ? Vous souhaitez peut-être plutôt envoyer une copie des informations présentes dans le Google Docs aux destinataires (Docs, PDF) ? Désolé pour ces questions, mais j’essaye de bien comprendre le besoin pour être le plus pertinent possible dans ma réponse. 🙂

            • Bruno

              Pas de soucis, je cherche un peu d’aide pour trouver une solution à ce qu’on me demande
              On peut aller vers une solution emailing que je ne connais pas très bien sous Google docs
              Pour repréciser :
              L’idée de départ est d’avoir accès à partir d’un site à un Docs dont certains champs sont à alimenter en fonction des besoins/demandes
              Puis d’envoyer (valider) le docs chargé vers un public ciblé que nous ne souhaitons pas forcément mobiliser en mode partage à chaque fois qu’un nouveau docs est renseigné.
              D’où l’envoi par email si cela peut se programmer par un bouton en script
              🙂

            • Régis

              Ok! Je comprends mieux votre besoin.

              C’est en effet un cas d’usage très intéressant. Il existe en effet des solutions mailing intéressantes comme GSM MailMerge ou encore G Merge, mais elles ne me semblent pas correspondent « pleinement » à votre besoin.

              Évidemment le mieux serait de réaliser un script avec un bouton de diffusion dans un fichier Docs « modèle ». Hélas, je n’ai pas trouvé de script qui réponde complètement à ce besoin actuellement. Si vous connaissez des personnes qui ont des compétences en programmation (Apps Script) cela devrait cependant être facilement réalisable pour eux.

              J’ai notamment prévu de faire et de proposer quelques cas Apps Script sur le site à l’avenir, mais je vous avoue que je manque de temps pour réaliser tous les articles de ma liste… ^^’

    • Bruno

      Merci pour ces informations
      Si d’aventure ce projet émerge je ne manquerai pas de partager ici la solution adoptée
      😉

      • Régis

        Merci beaucoup pour ce retour! Je pense que ce cas très pertinent peut également intéresser beaucoup d’autres personnes. 🙂

        Bonne continuation et à bientôt !

    • Maxime Planquart

      Bonjour,
      Lors de l’édition de fichiers volumineux, je cherche une édition en mode « plan »
      Ou comment déplacer des parties entières facilement, décaler les niveaux d’indentation, un peu comme Word le permet.
      Merci !

      • Régis

        Bonjour Maxime,

        Hélas, cela n’est pas disponible avec Docs (pour encore en tout les cas).

        Bonne continuation.

    • Etienne Coumanne

      Bonjour,

      Question:

      Comment faire pour remplacer un mot par un retour à la ligne ?
      Par exemple TOTO et hop cela retourne à la ligne ?

      Dans OUTILS SUBSTITUTION, j’ai déjà essayé \n ou ^13 etc cela remplace par le \n ou ^13 mais cela ne fait pas de retour à la ligne …

      Merci

    • Caroline

      Bonjour !

      J’espère que vous allez bien !

      Je me demandais s’il était possible de faire ce qu’on appelle des « petites majuscules » sur Goolge Doc. Je vous remercie infiniment !

      Bonne journée à vous et bonnes fêtes de fin d’année !

      • Régis

        Bonjour Caroline,

        ça va bien merci! j’espère que vous également? 🙂

        Il me semble qu’il n’est pas possible de le faire avec une fonctionnalité particulière.

        Cependant, il est possible de faire quelque chose de proche en passant automatiquement du texte en majuscule depuis le menu « Format > Texte > Mise en minuscules/majuscules > MAJUSCULES ». Ensuite vous pouvez réduire la taille de la phrase en majuscules pour obtenir le résultat souhaité. 🙂

        J’espère que cette astuce réponds bien à votre besoin ?

        Bonne journée et bonnes fêtes de fin d’année à vous également!

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