Google Docs : Les indispensables

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Suite au premier article sur les indispensables des applications G Suite avec Google Sheets, voyons dans cet article les fonctionnalités indispensables de Google Docs.

Google Docs est une application de traitement de texte qui permet de réaliser des documents simples et de bonne qualité.

De plus, les fonctionnalités de partage et de collaboration sont des atouts non négligeables si vous avez besoin de travaillez avec d’autres personnes sur des documents.

Bref, voyons tout de suite en détail certaines de ces fonctionnalités. 😉

Tutoriel vidéo : Indispensable Docs

Fonction Explore

Tout comme Google Sheets et Slides, la fonction Explorer sur Docs est une sorte d’assistant qui permet de gagner du temps.

Vous pouvez avec cette fonctionnalité récupérer des informations sur Internet concernant un sujet traité dans le document, insérez des images depuis le web, ou encore accédez à des documents présents sur votre Drive.

Utilisez la fonctionnalité Explorer pour gagner du temps avec Docs.

Appliquez un style

Avec Google Docs il est très simple d’appliquer un style particulier à un document.

En effet, pour appliquer un style, il vous suffit de formater vos titres et texte (après avoir spécifiez le style souhaité – Titre1, titre2, …), de faire un clic-droit et “Mettre à jour …”.

La nouvelle mise en forme va alors être prise en compte dans vos styles.

Si vous le souhaitez, vous pouvez également appliquer par la suite ce style en “style par défaut”.

Démonstration de l’utilisation des styles (titres).

Plan du document et Table des matières

Après avoir appliqué des styles à votre document, vous pouvez simplement visualiser et accéder aux différents titres avec un simple clic.

  1. Soit par le plan du document. S’il n’est pas activé par défaut, cliquez sur Outils > Plan du document.
  2. Soit par l’intermédiaire d’une Table des matières. Pour insérer cet élément, cliquez sur Insertion > Table des matières.

Ajoutez un sommaire et voir le plan du document

Modifiez rapidement la casse

Si vous avez besoin de passer rapidement du texte minuscule en majuscule ou encore avec la première lettre en majuscule. Cliquez sur Format > Mise en minuscules/majuscules > Choisissez l’option souhaitée.

Modifiez rapidement la casse d’un paragraphe ou d’un mot.

Connaître le nombre de mots

Pour connaître rapidement des informations sur votre document comme le nombre de mots, de page ou de caractères, cliquez sur Outils > Nombre de mots.

Connaître des informations sur le document (nb mots, caractères, pages, …).

Utilisez la saisie vocale

Avec Google Docs il est possible de renseigner un document avec votre voix grâce à la fonctionnalité de saisie vocale.

Pour cela, cliquez sur Outils > Saisie-vocale.

Utilisation de la saisie vocale.

Insérer des graphiques depuis Sheets

Google Docs vous permet d’insérer simplement des graphiques provenant d’un fichier Sheets.

De plus, si des modifications sont apportées au fichier d’origine, il est possible de le mettre à jour sur le document Docs avec un simple clic sur le bouton « mettre à jour..

graphique sheets docs

Insérer un graphique de Sheets sous Docs.

Insérer des images et des liens

Autres fonctionnalités incontournables, ajouter des images ou des liens à un document.

Vous pouvez ainsi rendre un document plus ludique avec des images disponible à différents emplacements (PC, Drive, Web) ou insérer des liens vers des sources diverses.

Insérer des images et des liens.

Rechercher et remplacer

Si vous avez de nombreux mots à changer dans un document Docs, vous pouvez utiliser la fonctionnalité Rechercher et remplacer pour réaliser rapidement cette modification.

Rechercher et remplacer un mot.

Insérer des commentaires et propositions

Voici une fonctionnalité de collaboration qui permet d’insérer un commentaire à destination d’une autre personne. Très pratique pour avoir un avis sur son document et travailler efficacement à plusieurs.

Par exemple, lorsqu’une personne vous demande son avis sur un document vous pouvez lui proposer des suggestions de modifications. Pour cela, passez en mode suggestions (droits de modification ou commentaires).

Vous pouvez alors donner votre avis et la personne en charge du document décidera si oui ou non elle applique les changements.

Insérer un commentaires et/ou une suggestion.

Envoyer un mail : Vous pouvez lors de la rédaction d’une remarque envoyer un mail spécifiquement à une personne. Pour cela, il vous suffit de taper sur le signe « + ». Vous accéderez alors aux mails de votre carnet d’adresses Gmail.

Attribuer une tâcher : Vous pouvez après avoir renseigné un mail attribuer une tâche à cette personne en cochant la case appropriée.

Récupérez du texte depuis une image (OCR)

Enfin, avec Google Docs il est possible de récupérer du texte provenant d’une image par l’intermédiaire de l’OCR (Reconnaissance Optique de Caractère).

Voici un exemple avec une copie d’écran d’un article du site. Après avoir importé l’image sur votre Drive, il vous suffit de faire un clic-droit et ouvrir avec Google Docs. L’OCR va alors tenter de reconnaître les caractères présents sur l’image.

Utilisation de l’OCR avec Google Docs

Transformer un document dans un autre format

Docs vous permet de transformer en quelques clics un document dans un autre format.

Vous pouvez notamment transformer un fichier Google Docs en PDF, Word, une page Web, au format EPUB, etc…

Télécharger un fichier Docs dans un autre formats.

Conclusion

Voilà pour cette liste de fonctionnalités à connaître sous Google Docs 🙂 . J’espère que cet article vous aura été utile.

Evidemment, il existe bien d’autres possibilités avec cette application. Mais je pense que nous avons vu ici une grande partie des fonctionnalités essentielles à connaître.

@ Bientôt !

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