Google Docs : Les indispensables

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Suite au premier article sur les indispensables des applications G Suite avec Google Sheets, voyons dans cet article les fonctionnalités indispensables de Google Docs.

Google Docs est une application de traitement de texte qui permet de réaliser des documents simples et de bonne qualité.

De plus, les fonctionnalités de partage et de collaboration sont des atouts non négligeables si vous avez besoin de travaillez avec d’autres personnes sur des documents.

Bref, voyons tout de suite en détail ces fonctionnalités. 😉

Découvrez également les autres articles des indispensables G Suite avec : Google Sheets et Google Slides.

Tutoriel vidéo : Indispensable Docs

Fonction Explore

Tout comme Google Sheets et Slides, la fonction Explorer sur Docs est une sorte d’assistant qui permet de gagner du temps.

Vous pouvez avec cette fonctionnalité récupérer des informations sur Internet concernant un sujet traité dans le document, insérez des images depuis le web, ou encore accédez à des documents présents sur votre Drive.

Utilisez la fonctionnalité Explorer pour gagner du temps avec Docs.

Appliquez un style

Avec Google Docs il est très simple d’appliquer un style particulier à un document.

En effet, pour appliquer un style, il vous suffit de formater vos titres et texte (après avoir spécifiez le style souhaité – Titre1, titre2, …), de faire un clic-droit et “Mettre à jour …”.

La nouvelle mise en forme va alors être prise en compte dans vos styles.

Si vous le souhaitez, vous pouvez également appliquer par la suite ce style en “style par défaut”.

Démonstration de l’utilisation des styles (titres).

Plan du document et Table des matières

Après avoir appliqué des styles à votre document, vous pouvez simplement visualiser et accéder aux différents titres avec un simple clic.

  1. Soit par le plan du document. S’il n’est pas activé par défaut, cliquez sur Outils > Plan du document.
  2. Soit par l’intermédiaire d’une Table des matières. Pour insérer cet élément, cliquez sur Insertion > Table des matières.

Ajoutez un sommaire et voir le plan du document

Modifiez rapidement la casse

Si vous avez besoin de passer rapidement du texte minuscule en majuscule ou encore avec la première lettre en majuscule. Cliquez sur Format > Mise en minuscules/majuscules > Choisissez l’option souhaitée.

Modifiez rapidement la casse d’un paragraphe ou d’un mot.

Connaître le nombre de mots

Pour connaître rapidement des informations sur votre document comme le nombre de mots, de page ou de caractères, cliquez sur Outils > Nombre de mots.

Connaître des informations sur le document (nb mots, caractères, pages, …).

Utilisez la saisie vocale

Avec Google Docs il est possible de renseigner un document avec votre voix grâce à la fonctionnalité de saisie vocale.

Pour cela, cliquez sur Outils > Saisie-vocale.

Utilisation de la saisie vocale.

Insérer des graphiques depuis Sheets

Google Docs vous permet d’insérer simplement des graphiques provenant d’un fichier Sheets.

De plus, si des modifications sont apportées au fichier d’origine, il est possible de le mettre à jour sur le document Docs avec un simple clic sur le bouton « mettre à jour..

graphique sheets docs

Insérer un graphique de Sheets sous Docs.

Insérer des images et des liens

Autres fonctionnalités incontournables, ajouter des images ou des liens à un document.

Vous pouvez ainsi rendre un document plus ludique avec des images disponible à différents emplacements (PC, Drive, Web) ou insérer des liens vers des sources diverses.

Insérer des images et des liens.

Rechercher et remplacer

Si vous avez de nombreux mots à changer dans un document Docs, vous pouvez utiliser la fonctionnalité Rechercher et remplacer pour réaliser rapidement cette modification.

Rechercher et remplacer un mot.

Insérer des commentaires et propositions

Voici une fonctionnalité de collaboration qui permet d’insérer un commentaire à destination d’une autre personne. Très pratique pour avoir un avis sur son document et travailler efficacement à plusieurs.

Par exemple, lorsqu’une personne vous demande son avis sur un document vous pouvez lui proposer des suggestions de modifications. Pour cela, passez en mode suggestions (droits de modification ou commentaires).

Vous pouvez alors donner votre avis et la personne en charge du document décidera si oui ou non elle applique les changements.

Insérer un commentaires et/ou une suggestion.

Envoyer un mail : Vous pouvez lors de la rédaction d’une remarque envoyer un mail spécifiquement à une personne. Pour cela, il vous suffit de taper sur le signe « + ». Vous accéderez alors aux mails de votre carnet d’adresses Gmail.

Attribuer une tâcher : Vous pouvez après avoir renseigné un mail attribuer une tâche à cette personne en cochant la case appropriée.

Récupérez du texte depuis une image (OCR)

Enfin, avec Google Docs il est possible de récupérer du texte provenant d’une image par l’intermédiaire de l’OCR (Reconnaissance Optique de Caractère).

Voici un exemple avec une copie d’écran d’un article du site. Après avoir importé l’image sur votre Drive, il vous suffit de faire un clic-droit et ouvrir avec Google Docs. L’OCR va alors tenter de reconnaître les caractères présents sur l’image.

Utilisation de l’OCR avec Google Docs

Transformer un document dans un autre format

Docs vous permet de transformer en quelques clics un document dans un autre format.

Vous pouvez notamment transformer un fichier Google Docs en PDF, Word, une page Web, au format EPUB, etc…

Télécharger un fichier Docs dans un autre formats.

Conclusion

Voilà pour cette liste de fonctionnalités à connaître sous Google Docs 🙂 . J’espère que cet article vous aura été utile.

Evidemment, il existe bien d’autres possibilités avec cette application. Mais je pense que nous avons vu ici une grande partie des fonctionnalités essentielles à connaître.

@ Bientôt !

Si vous avez trouvé une faute d’orthographe, merci de nous en informer en sélectionnant le texte en question et en appuyant sur « Ctrl + Entrée« .

16 Comments

  • Avatar

    Proy

    Reply Reply 21 août 2017

    Top !
    Trop forts ces googliens.
    Merci regis
    Mention speciale pour la reconnaissance de caracteres 🙂

    • Régis

      Régis

      Reply Reply 22 août 2017

      Merci beaucoup de ce retour ! 😉

  • Avatar

    Maxime

    Reply Reply 22 septembre 2018

    Bonjour,
    merci pour cet article !

    Savez vous comment activer les majuscules automatiquement en début de phrase (après un point) ?

    • Régis

      Régis

      Reply Reply 22 septembre 2018

      Bonjour Maxime,

      Merci beaucoup pour votre retour !

      Concernant l’activation des majuscules, il n’est pas possible de le faire automatiquement sans une action manuelle (sauf erreur de ma part). Cependant, vous pouvez les activer automatiquement par la suite (si tout est en minuscule) en passant par : Format > Texte > Mise en minuscules/majuscules > et choisir « Casse des titres ».

      J’espère que cette astuce répondra à votre besoin.

  • Avatar

    Lola

    Reply Reply 13 novembre 2018

    bonjour merci régis!!!!pour cet article

    • Régis

      Régis

      Reply Reply 13 novembre 2018

      Bonjour,

      Merci beaucoup pour ce retour ! 🙂

  • Avatar

    Romane

    Reply Reply 21 janvier 2019

    Bonjour,
    J’ai remarqué qu’il n’y a pas de majuscule automatique en début de phrase sur google docs et cela me serait quand meme bien pratique…
    Si vous savez s’il y a un parametre pour changer ça je vous en serais reconnaissante.
    Merci de votre aide

    • Régis

      Régis

      Reply Reply 21 janvier 2019

      Bonjour Romane,

      En effet, c’est une excellente remarque ! Hélas cette fonctionnalité n’est pas disponible (Pas encore en tout les cas). Je tâcherais de faire un rappel dans cet article à l’avenir si cette fonctionnalité arrive dans les prochaines évolutions de l’application.

      Bonne continuation !

  • Avatar

    Bruno

    Reply Reply 28 janvier 2019

    Bonjour

    Est-il possible d’ajouter un bouton interactif sous Docs pour valider une saisie et envoyer le docs vers des emails (avec Gmail)?
    Merci pour votre retour
    Bruno

    • Régis

      Régis

      Reply Reply 29 janvier 2019

      Bonjour Bruno,

      Oui en effet, cela ne doit pas poser de problème en passant par un développement Apps Script sur un Google Docs.
      J’imagine que l’idée ici est qu’une personne renseigne un Google Docs et lors du clic sur un bouton le document est partagé automatiquement à une autre personne qui va recevoir une notification depuis Gmail. C’est bien cela ?

      • Avatar

        Bruno

        Reply Reply 29 janvier 2019

        Oui Régis

        L’idée est de compléter non pas un formulaire mais bien un docs sous google
        (non pas en partage de document)
        Puis de cliquer sur un bouton pour réaliser un envoi email vers un public particulier

        (quelque part une réplique de ce que fait Form Publisher mais sous un script dédié au docs en question)
        Merci pour votre aide

        • Régis

          Régis

          Reply Reply 29 janvier 2019

          Ok! merci de votre précision.
          Votre besoin ne se rapproche pas plutôt d’une solution de type Emailing ? Vous souhaitez peut-être plutôt envoyer une copie des informations présentes dans le Google Docs aux destinataires (Docs, PDF) ? Désolé pour ces questions, mais j’essaye de bien comprendre le besoin pour être le plus pertinent possible dans ma réponse. 🙂

          • Avatar

            Bruno

            30 janvier 2019

            Pas de soucis, je cherche un peu d’aide pour trouver une solution à ce qu’on me demande
            On peut aller vers une solution emailing que je ne connais pas très bien sous Google docs
            Pour repréciser :
            L’idée de départ est d’avoir accès à partir d’un site à un Docs dont certains champs sont à alimenter en fonction des besoins/demandes
            Puis d’envoyer (valider) le docs chargé vers un public ciblé que nous ne souhaitons pas forcément mobiliser en mode partage à chaque fois qu’un nouveau docs est renseigné.
            D’où l’envoi par email si cela peut se programmer par un bouton en script
            🙂

          • Régis

            Régis

            31 janvier 2019

            Ok! Je comprends mieux votre besoin.

            C’est en effet un cas d’usage très intéressant. Il existe en effet des solutions mailing intéressantes comme GSM MailMerge ou encore G Merge, mais elles ne me semblent pas correspondent « pleinement » à votre besoin.

            Évidemment le mieux serait de réaliser un script avec un bouton de diffusion dans un fichier Docs « modèle ». Hélas, je n’ai pas trouvé de script qui réponde complètement à ce besoin actuellement. Si vous connaissez des personnes qui ont des compétences en programmation (Apps Script) cela devrait cependant être facilement réalisable pour eux.

            J’ai notamment prévu de faire et de proposer quelques cas Apps Script sur le site à l’avenir, mais je vous avoue que je manque de temps pour réaliser tous les articles de ma liste… ^^’

  • Avatar

    Bruno

    Reply Reply 1 février 2019

    Merci pour ces informations
    Si d’aventure ce projet émerge je ne manquerai pas de partager ici la solution adoptée
    😉

    • Régis

      Régis

      Reply Reply 1 février 2019

      Merci beaucoup pour ce retour! Je pense que ce cas très pertinent peut également intéresser beaucoup d’autres personnes. 🙂

      Bonne continuation et à bientôt !

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