Google Sheets : Les indispensables (1/2)

Vous débutez avec Google Sheets ou vous souhaitez approfondir vos connaissances sur cette solution ? Cet article est conçu pour vous aider à maîtriser encore plus le tableur de Google.

Vous allez découvrir dans ce premier « épisode » de nombreuses fonctionnalités importantes à connaître pour réaliser des fichiers de qualité.

Bref, trêve de bavardage, passons tout de suite à la pratique ! 😉

Découvrez également les autres articles des indispensables G Suite avec : Google Docs et Google Slides.

Tutoriel vidéo : Indispensables Sheets (1/2)

Une vidéo présentant les fonctionnalités présente dans l’article ci-dessous.

Calcul rapide et fonction Explorer

Si vous souhaitez gagner du temps lors de la réalisation d’un fichier Sheets, voici deux fonctionnalités très intéressantes.

Pour visualiser rapidement des informations sur plusieurs cellules (somme, min, max, moy, nombre, …), il vous suffit de les sélectionner et de cliquer sur le petit volet de calcul rapide en bas à droite de l’écran (exemple en début d’animation ci-dessous).

Si vous souhaitez maintenant insérer l’un de ces résultats, il suffit de cliquer sur le bouton Explorer tout en bas à droite de la fenêtre Sheets. Ainsi, depuis ce volet vous pouvez simplement sélectionner l’une des valeurs disponibles et faire un déplacer-glisser d’une formule dans une cellule.

La fonctionnalité propose également d’autres éléments en lien avec les données sélectionnées comme des graphiques (En savoir plus sur Explore).

Démonstration de calcul rapide et de la fonction Explorer

Protéger des onglets ou des plages de données

Autre fonctionnalité très intéressante, il est possible de verrouiller l’accès à des onglets ou encore des plages de données. Cette fonctionnalité est d’autant plus pratique si vous souhaitez partager des documents.

Vous pouvez ainsi garder le contrôle du fichier tout en permettant à d’autres personnes de modifier les champs souhaités (En savoir sur la protection avec l’article complet « Protéger une feuille ou des cellules sous Sheets »).

Démonstration de la protection d’une plage sous Google Sheets

Utiliser et accéder à la liste des fonctions

Si vous avez besoin de réaliser un fichier Google Sheets complexe avec des calculs et des fonctions avancées, il peut-être intéressant d’avoir une aide.

Pour cela, Google propose une liste de l’ensemble des fonctions disponible avec des exemples pour nous aider à les utiliser.

Accéder à la liste des fonctions disponibles sous Sheets

Figer des lignes / colonnes

Une fonctionnalité simple, mais indispensable si vous avez un fichier avec beaucoup de données. Figer une ou des lignes/colonnes dans un tableur Sheets.

Cela vous permet de garder un en-tête lors de la navigation dans le fichier. Indispensable pour analyser correctement des fichiers avec un grands nombres de valeurs.

Démonstration de comment figer une ligne ou une colonne sous Sheets

Créer des graphiques personnalisés

Avec Google Sheets vous pouvez simplement créer des graphiques depuis des données. Pour cela, il vous suffit de sélectionner vos données et de cliquer sur Insertion > Graphique.

Il ne vous reste alors qu’à personnaliser le graphique selon vos goûts et besoins.

Comment créer un graphique personnalisé sous Sheets

Appliquer des couleurs en alternance

Voici une autre fonctionnalité permettant à la fois de gagner du temps et de rendre vos données plus agréables à lire.

Lorsque vous avez un tableau avec des données vous pouvez rapidement appliquer des couleurs en alternance. Pour cela, cliquez sur le pot de peinture et sur couleurs en alternance ou encore la barre de menu Format > Couleur en alternance.

Démonstration pour mettre en place des couleurs en alternance sous Sheets

Recevoir des notifications

Suite au partage d’un fichier Google Sheets, il peut-être intéressant de recevoir des notifications une fois que votre ou vos destinataire(s) on réaliser des modifications sur ce fichier.

Pour ce faire, il vous suffit de cliquer sur Outils > Règle de notification et de définir ensuite vos préférences comme la copie d’écran ci-dessous. (en savoir plus sur les règles de notification).

Démonstration de l’activation de règles de notification sous Sheets

Filtrer simplement ses données

Autre fonctionnalité indispensable si vous avez besoin d’analyser des données, les filtres.

Avec Sheets, vous pouvez simplement filtrer les données d’un onglet avec en cliquant sur le bouton avec l’entonnoir.

filtres avec Sheets

Démonstration de l’utilisation des filtres avec Sheets

Outre le simple filtre, vous pouvez également créer des vues filtrées. Fonction indispensable si le fichier est partagé avec plusieurs personnes.

En effet les vues filtrées permettent à plusieurs personnes de filtrer les données d’un onglet sans gêner le travail des autres (car le filtre “normal” filtre les données pour tout le monde).

Vous pouvez également utiliser les vues filtrées pour enregistrer des vues utilisables régulièrement (En savoir plus sur l’utilisation des filtres).

A Suivre… 😉

Voilà pour ce premier volet sur les fonctionnalités indispensables de Google Sheets. Dans quelques semaines, je publierais le deuxième volet des fonctionnalités indispensables de Sheets.

J’espère que cet article vous aura été utile pour acquérir ou approfondir vos connaissances sur ce tableur. 🙂

Vous avez des questions sur les fonctionnalités développées dans cet article ? N’hésitez pas à laisser un message dans les commentaires ci-dessous !

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