Google Sheets : Etre informé des modifications sur un document

Voici une fonctionnalité méconnue, mais très intéressante de Google Sheets. En effet, vous pouvez être notifié dès qu’une modification est apportée sur un document. Cette option est particulièrement pratique si vous avez besoin de partager un document avec d’autres personnes et que ce document doit évoluer au fil du temps.

Suite à l’activation, vous n’avez plus à penser à jeter un coup d’oeil sur le fichier car vous serez automatiquement prévenu si une personne a fait une modification sur celui-ci.

Activer la notification

Pour activer la notification sur un document Google Sheets, il vous suffit de procéder comme suit :

  1. Ouvrir le documentSheets.
  1. Cliquez ensuite sur Outils → Règle de notification
  1. Sélectionnez ensuite les paramètres (développés ci-dessous)qui correspondent le mieux à votre cas.
"Document

Paramètres disponibles

Vous pouvez choisir les paramètres de notifications suivants :

Être informé par mail lorsque :

  • Des modifications sont apportées.
  • Un utilisateur envoie un formulaire (pour Google Forms)

Être informé par Email avec :

  • Un résumé quotidien(1 mail par jour).

Immédiatement (1 Mail à chaque modification d’une personne).

Choix des paramètres de notifications
Choix des paramètres de notifications

Voila pour cette information sur cette fonctionnalité méconnue mais très utile avec Google Sheets. 🙂

Portez-vous bien et à bientôt !


Source : Google Sheets.

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3 Comments

  • Avatar

    Marion

    Reply Reply 22 mars 2020

    Salut, super article, mais il ne répond pas à toutes mes questions, car mon cas est un peu particulier…

    Un collègue de travail a créé un Sheet et m’a partagé les droits de modification dessus. Seulement parmi toutes les données du document il y en a une que j’aimerais modifier discrètement car inexacte, mais je ne souhaite pas que mon collègue (l’auteur du Sheet) soit notifié de cette modification. Mes questions sont donc les suivantes:

    Peut-on savoir, en se connectant sur le Sheet en question si mon collègue à activé les notifications de modification? (il est bien possible qu’il ne l’ai pas fait, le doc n’étant pas urgent et seulement pour nous deux)

    Si oui et qu’elles sont activées, n’étant pas l’auteur du Sheet, ai-je accès aux préfèrences de notifications pour les désactiver le temps de la modification de ma donnée erronée?

    Enfin, si (je peux et si) je réactive les notifications après avoir modifié le Sheet, la modification de la donnée sera-t’elle quand même notifiée après coup à mon collègue?

    Merci pour vos lumières et bonne journée ! 🙂

    • Régis

      Régis

      Reply Reply 22 mars 2020

      Salut Marion,

      Les notifications dans Google Sheets sont gérées individuellement.

      C’est-à-dire que si vous l’activez, uniquement vous serez averti d’une modification sur ce fichier. De plus, il n’est pas possible de savoir si une autre personne collaborant sur le fichier a activée la notification du fichier sur son compte.

      Malgré tout, généralement peu de personnes sont au courant de cette fonctionnalité. 😉

      Bonne continuation et merci pour ce retour sur l’article! 🙂

  • Avatar

    anne

    Reply Reply 23 septembre 2020

    Bonjour,

    Est-il possible d’être informé de toute retour formulaire (ou modif sheet) sur une autre adresse mail, complémentaire à l’adresse gmail ?

    Est-il nécessaire d’enregistrer google sheet ou le simple fait de cocher option/notification avec nos desiderata puis fermer, suffit ?

    Merci par avance.

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