Google Sheets : Maîtriser l’utilisation des filtres et des vues filtrées

Les filtres sont une fonctionnalité de Google Sheets qui permettent de consulter et d’analyser facilement une grande quantité de données.

L’utilisation des filtres permettent ainsi de masquer provisoirement certaines données afin d’être plus précis.

Filtrer ses données avec Sheets

Avant l’activation du filtre, vous devez sélectionner les données à filtrer. Ensuite vous pouvez simplement appliquer un filtre sur les données en cliquant sur le bouton en forme d’entonnoir.

Il est alors possible de filtrer ses données par :

  • Condition : choix dans une liste de condition (Ex : Cellule vide ou non, valeur inférieure à un seuil, présence d’une lettre ou expression …) ou possibilité de créer une formule personnalisée.
  • Valeur : appliquez un filtre par valeur, décochez les différents points que vous souhaitez masquer puis cliquez sur OK pour valider la sélection. Vous pouvez également pour aller plus vite utiliser les boutons “Tout sélectionner”, “Effacer”.
  • Recherche : spécifier directement un terme dans le champ de recherche.

Voici ci-dessous, un exemple de filtre (afficher seulement les produits A, B et D) :

Appliquez un filtre à des données sous Sheets

Utiliser les vues filtrées

Les vues filtrées peuvent être très utiles, notamment si le fichier est partagé avec d’autres personnes.

Voici les principaux cas d’utilisation des vues filtrées :

  • Plusieurs personnes doivent filtrer des données différentes sur un même fichier.
  • Partager simplement des pré-filtres avec d’autres personnes.
  • Enregistrer un filtre pour le réutiliser ultérieurement.

Pour créer une vue filtrée, sélectionnez vos données et procédez comme suit :

  1. Cliquez sur la flèche à côté du bouton de filtre et sélectionnez “Créer une vue filtrée” ou dans la barre de menu (Données > Vues filtrées > Créer une vue filtrée).
  2. La feuille s’affiche alors avec un contour noir. Donnez un Nom à votre filtre et appliquez alors votre filtre.
  3. Cliquez ensuite sur la croix à droite pour quitter la vue qui est sauvegardée automatiquement.

La vue créée est maintenant disponible dans la liste “vue filtrée”.

Pour supprimer ou dupliquer une vue filtrée, cliquez sur le bouton avec la roue crantée, puis cliquez sur l’option souhaitée.

Voici ci-dessous une animation présentant concrètement l’utilisation d’une vue filtrée avec Google Sheets (création d’une vue filtrée pour les produit C&D) :

Démonstration de la création d’une vue filtrée sous Sheets.

Filtrer des données pour le partage et la collaboration

Grâce à des vues filtrées, vous pouvez paramétrer à l’avance des filtres pour les personnes avec qui vous partagez vos fichiers Google Sheets.

Cette fonctionnalité est très pratique si vous souhaitez créer des filtres en amont pour ensuite les partager avec d’autres personnes. Méthode très intéressante pour gagner (et faire gagner !) du temps.

Enfin, si vous avez accès uniquement en droit d’accès “lecture” à un fichier Sheets, vous pourrez tout de même créer un filtre, mais avec l’option “Créer une vue filtrée temporaire”.

Exemple de création d’une une vue filtrée temporaire.

Voilà pour cet article sur les filtres avec Google Sheets ! Vous avez maintenant toutes les informations pour filtrer pleinement vos données. 😉

@ Bientôt !

 

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