Google Sheets : Maîtriser l’utilisation des filtres et des vues filtrées

Les filtres sont une fonctionnalité de Google Sheets qui permettent de consulter et d’analyser facilement une grande quantité de données.

L’utilisation des filtres permettent ainsi de masquer provisoirement certaines données afin d’être plus précis.

Filtrer ses données avec Sheets

Avant l’activation du filtre, vous devez sélectionner les données à filtrer. Ensuite vous pouvez simplement appliquer un filtre sur les données en cliquant sur le bouton en forme d’entonnoir.

Il est alors possible de filtrer ses données par :

  • Condition : choix dans une liste de condition (Ex : Cellule vide ou non, valeur inférieure à un seuil, présence d’une lettre ou expression …) ou possibilité de créer une formule personnalisée.
  • Valeur : appliquez un filtre par valeur, décochez les différents points que vous souhaitez masquer puis cliquez sur OK pour valider la sélection. Vous pouvez également pour aller plus vite utiliser les boutons “Tout sélectionner”, “Effacer”.
  • Recherche : spécifier directement un terme dans le champ de recherche.

Voici ci-dessous, un exemple de filtre (afficher seulement les produits A, B et D) :

Appliquez un filtre à des données sous Sheets

Utiliser les vues filtrées

Les vues filtrées peuvent être très utiles, notamment si le fichier est partagé avec d’autres personnes.

Voici les principaux cas d’utilisation des vues filtrées :

  • Plusieurs personnes doivent filtrer des données différentes sur un même fichier.
  • Partager simplement des pré-filtres avec d’autres personnes.
  • Enregistrer un filtre pour le réutiliser ultérieurement.

Pour créer une vue filtrée, sélectionnez vos données et procédez comme suit :

  1. Cliquez sur la flèche à côté du bouton de filtre et sélectionnez “Créer une vue filtrée” ou dans la barre de menu (Données > Vues filtrées > Créer une vue filtrée).
  2. La feuille s’affiche alors avec un contour noir. Donnez un Nom à votre filtre et appliquez alors votre filtre.
  3. Cliquez ensuite sur la croix à droite pour quitter la vue qui est sauvegardée automatiquement.

La vue créée est maintenant disponible dans la liste “vue filtrée”.

Pour supprimer ou dupliquer une vue filtrée, cliquez sur le bouton avec la roue crantée, puis cliquez sur l’option souhaitée.

Voici ci-dessous une animation présentant concrètement l’utilisation d’une vue filtrée avec Google Sheets (création d’une vue filtrée pour les produit C&D) :

Démonstration de la création d’une vue filtrée sous Sheets.

Filtrer des données pour le partage et la collaboration

Grâce à des vues filtrées, vous pouvez paramétrer à l’avance des filtres pour les personnes avec qui vous partagez vos fichiers Google Sheets.

Cette fonctionnalité est très pratique si vous souhaitez créer des filtres en amont pour ensuite les partager avec d’autres personnes. Méthode très intéressante pour gagner (et faire gagner !) du temps.

Enfin, si vous avez accès uniquement en droit d’accès “lecture” à un fichier Sheets, vous pourrez tout de même créer un filtre, mais avec l’option “Créer une vue filtrée temporaire”.

Exemple de création d’une une vue filtrée temporaire.

Voilà pour cet article sur les filtres avec Google Sheets ! Vous avez maintenant toutes les informations pour filtrer pleinement vos données. 😉

@ Bientôt !

 

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5 Comments

  • olivier

    Reply Reply 16 septembre 2017

    Bonjour
    je sollicite votre aide.
    J’ai crée un fichier sur google sheet.
    J’ai un problèe avec le tri et les filtres et je ne trouve pas la réponse sur le net.
    Lorsque la feuille n’est pas protégée, le tri (de z à a par exemple fonctionne bien il ne trie pas les 5 premières lignes d’entête (d’ailleurs je trouve cela bizarre car je ne lui ai jamais notifié de ne pas prendre en compte ces lignes !)
    En revanche quand la feuille n’est pas protégée le tri prend en compte ces lignes d’entête et le résultat est catastrophique !!!
    J’ai essayé les filtres temporaires mais c’est pas top car les utilisateurs de de fichier ne sont pas des pros de google sheet. Il doivent entrer la plage correspondante au filtres désirés.
    Existe til un moyen pour « sauvegarder le filtre de tri  » par exemple de A6 à AC51″ Par macro, ou autre ssytème ?
    Merci de votre réponse
    Olivier

    • Régis

      Régis

      Reply Reply 16 septembre 2017

      Bonjour Olivier,

      Il n’est jamais facile d’aider quelqu’un sans voir le fichier en question, mais je vais essayer de te donner des pistes pour résoudre tes problèmes. 🙂

      1. Concernant ton problème d’entête, je pense qu’il y a peut-être un problème lors de la déclaration des zones de sélection des données à filtrer. Je te conseille de vérifier si le champ sélection est correct.

      2. Pour aider tes utilisateurs et sauvegarder le filtre de tri, je te conseille de passer par les « vues filtrées » (expliquer dans l’article). Les vues filtrées sont parfaites pour créer en amont des pré-filtres pour d’autres personnes. De plus elles sont sauvegardés, ce qui doit répondre à ton besoin. 😉

      J’espère que ces réponses vont pouvoir t’aider.. En tout les cas n’hésite pas à revenir vers moi si tu as besoin d’informations complémentaires.

      Bon courage et à bientôt !

  • olivier

    Reply Reply 18 septembre 2017

    Bonjour Régis.
    Super cela fonctionne merci de ton aide

  • olivier

    Reply Reply 18 septembre 2017

    Oups en fait cela ne fonctionne pas vraiment.
    La vue filtrée englobe plusieurs colonnes ( de A6 à AC51)
    certaines de ces colonnes sont protégées (pour éviter d’écraser des formules)
    Lorsque je crée cette vue filtré , l’utilisateur ne peut pas l’utiliser car il y a un message comme quoi je ne ^peux pas utiliser ce filtre vu qu’il y a des protections sur certaines cellules.
    A la création de la vue est il possible de demander la plage a6:O51 + Q6:S51 + u6:w51 en ne prenant donc pas en compte les colonnes bloquées.
    Encore merci de ton aide

    • Régis

      Régis

      Reply Reply 18 septembre 2017

      En effet, il est fort possible qu’il est des problèmes de « blocage » sur tes vues filtrées à cause des protections… Tu va peut-être devoir revoir la fonctionnement du fichier à cause des protections qui bloquer les utilisateurs.

      Je souhaiterais t’aider plus mais ce n’est pas simple sans voir le cas concrètement. :/
      Bon courage pour la résolution en tout les cas.

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