Avec Google Sheets nous pouvons maintenant créer encore plus facilement des menus déroulants. Cette fonctionnalité est notamment très intéressante à utiliser pour nous assurer que seules certaines données peuvent être ajoutées à une (ou plusieurs) cellule(s).
Découvrez dans cet article comment utiliser en détail cette fonctionnalité.
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Pourquoi ajouter des menus déroulants dans nos fichiers sheets ?
Travailler avec d’autres dans Google Sheets est excellent, jusqu’à ce qu’un ou plusieurs collègues ajoutent continuellement de mauvaises données (ou des données mal formatées) dans notre fichier.
Par exemple ne pas utiliser la même orthographe pour définir un statut (taper OK de plusieurs façons – ok, Ok, OK). Dans ce cas pour filtrer les données nous serons obligés de choisir plusieurs valeurs au lieu d’un seule…
Dans ce cas, corriger les erreurs des autres peut être épuisant. C’est notamment pour cela, qu’il est utile de créer des menus déroulants / listes déroulantes dans nos fichiers. En ajoutant des listes déroulantes avec des réponses à choix multiples, nous pouvons de plus, faciliter la saisie des données pour nous et notre équipe.
📄 ARTICLE EN LIEN : Maîtriser l’utilisation des filtres et des vues filtrées avec Google Sheets
Insérer une liste déroulante dans Google Sheets
Voici les étapes pour ajouter un menu déroulant à votre feuille :
1 – Mettez en surbrillance la(les) cellule(s) où vous souhaitez que votre liste déroulante apparaisse.
2 – Faites un clic-droit sur la plage de cellules menus et cliquez sur « Menu déroulant » (ou depuis la 1 – barre des menus « Insertion > Liste déroulante » ).
3 – Ensuite nous avons accès au volet de règles de validation des données à droite. Nous pouvons alors définir les différentes options à ajouter dans la(les) liste(s) déroulante(s). Dans cet exemple (Non commencé, En cours, Terminé). Notez que vous pouvez définir une couleur par choix. Notez qu’il est également possible de récupérer des choix dans une liste existantes (sans avoir à les taper) en utilisant le critère « Menu déroulant (depuis une plage) ».
4 – En cliquant sur « Options avancées », il est possible de choisir d’autres paramètres.
- Il est possible de cocher (ou non) la cas « Afficher le texte d’aide de la cellule sélectionnée » pour définir un texte personnalisé à notre cas.
- Ensuite nous pouvons définir l’option à prendre en compte si les données dans le menu déroulant ne sont pas valide « Afficher un avertissement » ou alors « Refuser la saisie ».
- Enfin, nous avons le choix entre deux types de liste déroulante/menu déroulant. « Chip » ou « Flèche ».
5 – Pour terminer, il faut cliquer sur le bouton « OK » pour valider. Vous devriez alors obtenir un résultat comme ci-dessous :
Exemples d’utilisation de menu déroulant dans Google Sheets et recommandation
Il existe de nombreuses utilisations des menus déroulants dans Google Sheets, telles que :
- Ajouter des catégories de budget à un outil de suivi des dépenses dans Sheets.
- Liste des types de médias pour un calendrier éditorial.
- Garder un œil sur l’état, la propriété et les priorités d’un projet.
- Classement des prospects dans un CRM avec Google Sheets.
Nous pouvons utiliser des menus déroulants partout où une liste de choix répétée s’applique. Lors de la création de menus déroulants, nous devons simplement faire attention à ne pas rajouter trop de choix et/ou des choix similaires. Car si nous ajoutons trop d’options similaires et inutiles, obtenir un aperçu des éléments ne sera pas aussi rapide.
📄 ARTICLE EN LIEN : Comment créer des listes déroulantes à plusieurs niveaux (en cascades) ?
Pour conclure…
Google Sheets est sans nul doute un outil collaboratif extrêmement pratique et performant.
Lorsque nous ajoutons un (ou plusieurs) menu(s) déroulant(s) à notre document, nous nous assurons que nos données restent cohérentes.
De plus, cela nous permet d’avoir accès un fichier de plus grande qualité et plus rapide à remplir pour nous et les personnes qui collaborent avec nous.
Portez-vous bien et à bientôt!
