Avec une solution comme Notion, il est possible de gérer de nombreux aspects de sa vie. Nous pouvons notamment utiliser cet outil numérique pour améliorer l’organisation de notre vie professionnelle.
Pour gagner du temps et ne pas partir de zéro, nous pouvons utiliser les modèles gratuits proposés par Notion sur son site officiel. Pour vous aider à bien débuter, vous trouverez ci-dessous une sélection de modèles intéressants à connaître pour structurer encore mieux sa vie professionnelle et gagner en sérénité.
1. Liste des tâches
Quelle meilleure façon d’organiser votre vie professionnelle qu’avec une liste de tâches ? Les listes de tâches sont l’une des choses les plus utiles que vous pouvez faire dans Notion, et ce modèle de Notion peut vous y aider. Il est organisé comme un tableau Kanban, où vous pouvez facilement voir les choses que vous devez faire, que vous faites actuellement et que vous avez déjà faites.
Le design est très minimal, ce qui le rend assez facile à utiliser. Pour ajouter une nouvelle tâche, il suffit de cliquer sur le bouton “+ Nouveau” situé sous To Do. Vous pouvez ensuite faire glisser la tâche vers une nouvelle catégorie (En cours ou Terminé), ou la supprimer purement et simplement. Pour inclure des sous-tâches ou un contexte supplémentaire pour chaque tâche, il suffit de cliquer sur la tâche que vous avez créée.
2. Notes de réunion
Les notes de réunion rédigées dans Microsoft Word ou Google Docs sont très bien, mais si vous recherchez un moyen plus organisé de conserver tous vos comptes rendus en un seul endroit, il s’agit de ce modèle Notion.
Les notes sont organisées dans un style de tableau Kanban, chaque catégorie représentant le type de réunion (stand-up, synchronisation hebdomadaire, planification de sprint, rétrospective et ad hoc).
Créez une nouvelle note de réunion en cliquant sur le bouton + Nouveau sous le type de réunion de votre choix. Vous pouvez ensuite ajouter les participants à la réunion (assurez-vous de les ajouter d’abord à la page Notion) et écrire vos notes au fur et à mesure de la réunion.
3. Brainstorming / Remue-méninges
D’une certaine manière, documenter une session de brainstorming peut être un peu délicat à réaliser. Après tout, il est difficile de compiler les pensées de chacun en un tout cohérent. C’est là que ce modèle de Notion entre en jeu. Il vous guide tout au long du processus de brainstorming, de la détermination des différentes perspectives du problème à la compilation des idées de solution et à la planification.
Vous trouverez ici une section intitulée « Itérations », dans laquelle vous et votre équipe pouvez saisir les solutions au problème et examiner les risques et les compromis de chacune d’elles. À la fin du modèle se trouve une section permettant d’énumérer les observations sur la solution mise en œuvre et toutes les prochaines étapes à suivre.
4. Conseil de gestion de projet
Un autre modèle de Notion de type tableau Kanban, ce tableau de gestion de projet simple vous aide, vous et votre équipe, à garder le contrôle de vos projets. Le modèle est divisé en plusieurs colonnes :
- Ressources du projet : C’est ici que vous pouvez ajouter le matériel dont le projet a besoin, comme des liens vers des actifs de marque, des sites Web, des didacticiels, etc.
- Questions pour la prochaine réunion : Il s’agit des préoccupations à aborder lors de la prochaine réunion d’équipe. Vous pouvez attribuer cette question à la bonne personne pour lui donner un coup de pouce.
- À faire : Il s’agit d’une liste de tâches à accomplir.
- En attente : Il s’agit des tâches sur lesquelles on travaille actuellement.
- Bloquées : Il s’agit des tâches qui ne peuvent pas encore être réalisées en raison de blocages.
- Terminé : Il s’agit de la liste des tâches accomplies.
5. Annuaire d’équipe
Si vous travaillez dans le département des ressources humaines ou si vous souhaitez simplement garder une trace de toutes les personnes de votre équipe ou de votre entreprise, le modèle d’annuaire des personnes peut vous être utile. Vous n’aurez pas besoin d’utiliser un logiciel distinct pour créer une base de données contenant les informations de vos collègues.
Il vous suffit de saisir leurs données dans ce modèle de Notion. Il s’agit notamment du nom de la personne, de son équipe, de son poste, de l’emplacement du bureau, de l’adresse électronique de l’entreprise, du numéro de téléphone et de l’anniversaire. Vous pouvez personnaliser les catégories comme vous le souhaitez, et même ajouter d’autres détails pertinents pour votre entreprise.
6. Wiki pour les documents de référence
Avec ce modèle, il est possible d’organiser toute la documentation qui vous est utile au même endroit. Il est alors possible de rendre nos guides et tutoriels facilement accessibles à nos collègues en partageant ensuite ce Wiki.
Le mieux étant même que tout le monde intègre ces documents dans le même Wiki afin d’avoir un espace unique de stockage et de gestion des documents.
7. Auto-examen annuel des performances
Si vous aimez faire le point sur vos performances au travail, mais que vous avez du mal à le faire sans guide, cette auto-évaluation des performances annuelles est ce qu’il vous faut. La mise en page de la page est simple, et même ceux qui n’ont pas encore appris Notion peuvent l’utiliser sans trop de difficultés.
L’auto-évaluation se déroule en quatre étapes. Tout d’abord, vous dressez la liste de vos réalisations, comme les projets que vous avez terminés, les problèmes que vous avez résolus et les éloges que vous avez reçus au cours de l’année écoulée. Ensuite, vous identifiez les expériences moins faciles et les enseignements que vous en avez tirés.
L’étape suivante consiste à noter les nouvelles compétences ou habitudes que vous avez développées. Enfin, vous pouvez planifier l’année à venir en déterminant quels sont vos objectifs, les routines que vous voulez établir et les relations que vous voulez renforcer, entre autres choses.
Pour conclure…
Qu’il s’agisse de conserver vos notes de réunion ou de gérer vos projets, ces modèles de Notion peuvent être très utiles pour désencombrer son bureau et rendre son travail moins stressant.
Enfin, vous pouvez trouver encore plus de modèles (gratuit et payant) depuis la page officielle des modèles de Notion. Vous pourriez peut-être trouver d’autres pépites pour optimiser encore votre organisation professionnelle.
Portez-vous bien et à bientôt !
