Bien débuter avec Google Drive

Dans cet article, je vais vous présenter en détail l’ensemble des fonctionnalités présente sur la solution de stockage de Google. Cet article est ainsi principalement destiné aux personnes qui souhaitent débuter ou approfondir leur connaissance de Google Drive.

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Démonstration vidéo

Présentation de l’interface

L’interface de Google Drive ce compose des éléments suivants :

Détails de Google Drive

Détail de Google Drive

Une zone de menu (1) qui est composé des éléments suivants :

  • Bouton « Nouveau » : permet de créer et d’importer de nouveau documents et dossiers
  • Mon Drive : espace ou son stockés tous vos documents et vos dossiers
  • Partagés avec moi : Tous les documents et dossiers que d’autres personnes ont partagés avec vous
  • Google Photos : espace ou sont classer vos photos (par date). pour gérer vos photos dirigez-vous sur le site Google Photos.
  • Récents : Les derniers documents utilisés par ordre chronologique
  • Suivis : sorte de “favoris”. Permet de retrouver des documents et dossiers rapidement. Très utile pour des documents et dossiers à visualiser ou modifier de façon récurrente.
  • Corbeille : tous les documents ayant été supprimé.

La zone des documents (2) ou sont situés les différents éléments (fichiers, dossiers) de la zone de menu. Donne également des informations sur le propriétaire, la dernière modification, la taille du fichier.

La zone barre d’édition et de paramètres (3) qui peut varier selon l’endroit ou vous vous trouvez dans l’interface du Drive. Nous définirons l’ensemble des points plus bas.

Créer, importer, déplacer

Pour créer ou encore importer un nouveau document ou un dossier, il vous suffit de cliquer sur le bouton “Nouveau” et de sélectionner le type de document à créer. Celui-ci va alors s’ouvrir et se placer à l’endroit ou vous vous situez dans la zone des documents (2).

Contenu du bouton "Nouveau"

Contenu du bouton « Nouveau »

Pour déplacer un fichier ou dossier, il vous suffit de faire un glisser-déposer ou encore de faire un clic-droit > Déplacer vers.

Si vous souhaitez déplacé un fichier dans deux dossiers à la fois, cliquer avec le clic-gauche sur la souris et maintenez le clic. Ensuite pressé le bouton Ctrl.

Une petite croix devrait alors s’afficher. Il ne vous reste alors qu’a déplacer le document dans un autre dossier (sans lâcher le clic ni la touche Ctrl)

Pourquoi créer des documents au format Google ?

Les intérêts de passer sur Google Drive et d’utiliser les « Apps » associées sont multiples. Voici les principaux atouts de la solution.

  • Partager et de collaborer facilement à plusieurs sur un document.
  • Les documents Google (Docs, Sheets, Slides, …) ne sont pas comptabilisés dans les 15 Go d’espace disque autorisés par Gmail & Google Drive.
  • Sauvegarde automatique des documents créés au format Google à chaque modification.
  • Possibilité de restaurer un document à tout niveau de sauvegarde via l’historique de révision.

Les actions possibles

Sur le Drive, il est possible de réaliser de nombreuses manipulation sur l’ensembles des éléments stockés sur votre Drive. Vous pouvez utilisez ces actions soit depuis la zone des documents (2) ou encore avec un clic-droit sur les fichiers ou dossiers.

Sélection d’un fichier/dossier dans mon Drive

Sur les fichiers vous pouvez utiliser les actions suivantes :

Actions sur les fichiers et dossiers

Actions sur les fichiers et dossiers

  • Liens : permet d’obtenir le lien (url) du fichier ou dossier.
  • Partager : permet de partager le fichier ou dossier avec d’autres personnes. Vous devez ensuite définir l’adresse mail de la personne et le niveau d’autorisation.
  • Visualisation/Aperçu : affiche un aperçu du fichier.
  • Poubelle : permet d’envoyer une fichier ou dossier dans la corbeille.
  • Ouvrir avec : permet d’ouvrir un fichier avec une application tierce.
  • Déplacer vers : déplacer le fichier ou dossier dans votre arborescence.
  • Activer/Désactiver le suivi : permet d’activer ou non le suivi (étoile) Le fichier apparaîtra alors dans l’onglet « Suivis ».
  • Renommer : renommer le fichier ou dossier.
  • Créer une copie : permet de créer une copie d’un fichier (non disponible pour les dossiers actuellement).
  • Télécharger : transfert le fichier sur votre poste de travail.

Vous pouvez également modifier la couleur d’un dossier dans votre Drive. Fonction intéressante pour notamment mettre en avant certain de dossier important par exemple.

"Modifier

Sélection d’un fichier dans Partagés avec moi

Depuis l’onglet « Partagés avec moi », vous avez des actions supplémentaire dans la zone barre d’édition et paramètres (3).

Actions dans "partagés avec moi"

Actions dans « partagés avec moi »

Ajouter à mon Drive : permet d’ajouter le dossier ou fichier dans l’arborescence de votre Drive.

Afficher dans mon Drive : permet de rejoindre l’emplacement ou se trouve le dossier ou fichier dans votre Drive.

Les paramètres du Drive

Vous pouvez grâce à quatre éléments personnaliser votre Drive.

Personnalisation et paramètrage

Personnalisation et paramétrage

Mode de visualisation

Dans cette partie vous allez visualisez l’ensemble des documents au dossiers. Vous pouvez actuellement utilisé deux types de vues. Le mode “liste” ou “grille”.

Mode « Grille ou Liste »

Options de tri

Permet de classer les éléments selon votre souhait (Nom, dernière modification, etc.)

Informations

Ce bouton est très intéressant. En effet, il vous permet de voir les détails d’un élément (Type, Emplacement, Taille, etc.) et également l’activité sur celui-ci. A savoir la création, les modifications apportés et la suppression.

"Informations

Paramètres

Outre la partie Paramètres, vous trouverez également des raccourcis clavier, de l’aide, et la possibilité de revenir à la précédente version.

Paramètres > Général :

gestionnaire-drive

Paramètre > Général

  • Convertir les fichiers importés : si vous cochez cette option tous les documents importés seront convertis au format Google. Cependant les documents déjà présent ne seront pas modifiés.
  • Langue : permet de modifier les paramètres de langage
  • Mode hors connexion : Synchronise vos fichiers Google (Docs, Sheets, Slides) afin de pouvoir travailler en mode déconnecté (sans internet).
  • Densité : modifie la représentation visuelle des éléments dans la zone de visualisation
  • Créer un dossier de photos Google : Ajoute un dossier dans votre drive avec toutes vos photos.

Paramètres > Gérer les applications :

"Paramètres

Permet de voir quel application est autorisé à accéder à Google Drive. Vous pouvez également choisir l’application par défaut et la déconnecté.

Conclusion

Google Drive est une solution vraiment très simple à prendre en main. C’est véritablement un excellent outil pour gérer l’ensemble de vos fichiers et dossiers quel que soit le sujet. Le fait de pouvoir accéder à ses documents de n’importe et depuis n’importe quel type de support et un atout non négligeable. De plus la possibilité de partager ses fichiers et dossiers ainsi que de travailler en simultané offre de grande possibilité.

N’hésitez pas à me donner votre avis sur la solution de Google dans les commentaires. 😉

A très vite !

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