Bien débuter avec Google Drive

Dans cet article, je vais vous présenter en détail l’ensemble des fonctionnalités présente sur la solution de stockage de Google. Cet article est ainsi principalement destiné aux personnes qui souhaitent débuter ou approfondir leur connaissance de Google Drive.

Vous n’avez pas encore de compte Google Drive ? alors ça se passe par la > Créer un compte.

Présentation de l’interface

L’interface de Google Drive ce compose des éléments suivants :

Détails de Google Drive

Détail de Google Drive

Une zone de menu (1) qui est composé des éléments suivants :

  • Nouveau : permet de créer et d’importer de nouveau documents et dossiers
  • Mon Drive : espace ou son stockés tous vos documents et vos dossiers
  • Partagés avec moi : Tous les documents et dossiers que d’autres personnes ont partagés avec vous
  • Google Photos : espace ou sont classer vos photos (par date). pour gérer vos photos dirigez-vous sur le site Google Photos.
  • Récents : Les derniers documents utilisés par ordre chronologique
  • Suivis : sorte de “favoris”. Permet de retrouver des documents et dossiers rapidement. Très utile pour des documents et dossiers à visualiser ou modifier de façon récurrente.
  • Corbeille : tous les documents ayant été supprimé

La zone des documents (2) ou sont situés les différents éléments (fichiers, dossiers) de la zone de menu. Donne également des informations sur le propriétaire, la dernière modification, la taille du fichier.

La zone barre d’édition et de paramètres (3) qui peut varier selon l’endroit ou vous vous trouvez dans l’interface du Drive. Nous définirons l’ensemble des points plus bas.

Créer, importer, déplacer

Pour créer ou encore importer un nouveau document ou un dossier, il vous suffit de cliquer sur le bouton “Nouveau” et de sélectionner le type de document à créer. Celui-ci va alors s’ouvrir et se placer à l’endroit ou vous vous situez dans la zone des documents (2).

Contenu du bouton "Nouveau"

Contenu du bouton « Nouveau »

Pour déplacer un fichier ou dossier, il vous suffit de faire un glisser-déposer ou encore de faire un clic-droit > Déplacer vers.

Si vous souhaitez déplacé un fichier dans deux dossiers à la fois, cliquer avec le clic-gauche sur la souris et maintenez le clic. Ensuite pressé le bouton Ctrl.

Une petite croix devrait alors s’afficher. Il ne vous reste alors qu’a déplacer le document dans un autre dossier (sans lâcher le clic ni la touche Ctrl)

Pourquoi créer vos documents avec Google Apps ?

Les intérêts de passer sur Google Drive et d’utiliser les « Apps » associées sont multiples. Voici les principaux atouts de la solution.

  • Partager et de collaborer facilement à plusieurs sur un document.
  • Les documents Google Apps ne sont pas comptabilisés dans les 15 Go d’espace disque autorisés par Gmail & Google Drive.
  • Sauvegarde automatique des documents créés en Google Apps à chaque modification.
  • Possibilité de restaurer un document à tout niveau de sauvegarde via l’historique de révision.

Les actions possibles

Sur le Drive, il est possible de réaliser de nombreuses manipulation sur l’ensembles des éléments stockés sur votre Drive. Vous pouvez utilisez ces actions soit depuis la zone des documents (2) ou encore avec un clic-droit sur les fichiers ou dossiers.

Sélection d’un fichier/dossier dans mon Drive

Sur les fichiers vous pouvez utiliser les actions suivantes :

Actions sur les fichiers et dossiers

Actions sur les fichiers et dossiers

  • Liens : permet d’obtenir le lien (url) du fichier ou dossier.
  • Partager : permet de partager le fichier ou dossier avec d’autres personnes. Vous devez ensuite définir l’adresse mail de la personne et le niveau d’autorisation.
  • Visualisation/Aperçu : affiche un aperçu du fichier.
  • Poubelle : permet d’envoyer une fichier ou dossier dans la corbeille.
  • Ouvrir avec : permet d’ouvrir un fichier avec une application tierce.
  • Déplacer vers : déplacer le fichier ou dossier dans votre arborescence.
  • Activer/Désactiver le suivi : permet d’activer ou non le suivi (étoile) Le fichier apparaîtra alors dans l’onglet « Suivis ».
  • Renommer : renommer le fichier ou dossier.
  • Créer une copie : permet de créer une copie d’un fichier (non disponible pour les dossiers actuellement).
  • Télécharger : transfert le fichier sur votre poste de travail.

Vous pouvez également modifier la couleur d’un dossier dans votre Drive. Fonction intéressante pour notamment mettre en avant certain de dossier important par exemple.

Modifier la couleur d'un dossier (Clic-droit > modifier la couleur)

Modifier la couleur d’un dossier (Clic-droit > modifier la couleur)

Sélection d’un fichier dans Partagés avec moi

Depuis l’onglet « Partagés avec moi », vous avez des actions supplémentaire dans la zone barre d’édition et paramètres (3).

Actions dans "partagés avec moi"

Actions dans « partagés avec moi »

Ajouter à mon Drive : permet d’ajouter le dossier ou fichier dans l’arborescence de votre Drive.

Afficher dans mon Drive : permet de rejoindre l’emplacement ou se trouve le dossier ou fichier dans votre Drive.

Les paramètres du Drive

Vous pouvez grâce à quatre éléments personnaliser votre Drive.

Personnalisation et paramètrage

Personnalisation et paramétrage

Mode de visualisation

Dans cette partie vous allez visualisez l’ensemble des documents au dossiers. Vous pouvez actuellement utilisé deux types de vues. Le mode “liste” ou “grille”.

Mode « Grille ou Liste »

Options de tri

Permet de classer les éléments selon votre souhait (Nom, dernière modification, etc.)

Informations

Ce bouton est très intéressant. En effet, il vous permet de voir les détails d’un élément (Type, Emplacement, Taille, etc.) et également l’activité sur celui-ci. A savoir la création, les modifications apportés et la suppression.

Informations > Détails / Activité

Informations > Détails / Activité

Paramètres

Outre la partie Paramètres, vous trouverez également des raccourcis clavier, de l’aide, et la possibilité de revenir à la précédente version.

Paramètres > Général :

gestionnaire-drive

Paramètre > Général

  • Convertir les fichiers importés : si vous cochez cette option tous les documents importés seront convertis au format Google. Cependant les documents déjà présent ne seront pas modifiés.
  • Langue : permet de modifier les paramètres de langage
  • Mode hors connexion : Synchronise vos fichiers Google (Docs, Sheets, Slides) afin de pouvoir travailler en mode déconnecté (sans internet).
  • Densité : modifie la représentation visuelle des éléments dans la zone de visualisation
  • Créer un dossier de photos Google : Ajoute un dossier dans votre drive avec toutes vos photos.

Paramètres > Gérer les applications :

Paramètres > Gérer les applications

Paramètres > Gérer les applications

Permet de voir quel application est autorisé à accéder à Google Drive. Vous pouvez également choisir l’application par défaut et la déconnecté.

Conclusion

Google Drive est une solution vraiment très simple à prendre en main. C’est véritablement un excellent outil pour gérer l’ensemble de vos fichiers et dossiers quel que soit le sujet. Le fait de pouvoir accéder à ses documents de n’importe et depuis n’importe quel type de support et un atout non négligeable. De plus la possibilité de partager ses fichiers et dossiers ainsi que de travailler en simultané offre de grande possibilité.

N’hésitez pas à me donner votre avis sur la solution de Google dans les commentaires. 😉

A très vite !

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10 Comments

  • agnithara

    Reply Reply 26 juillet 2015

    Bonjour, article très intéressant pour débuter !
    J’en profite pour vous poser une question : savez vous comment lier un google draw à un google form de façon à pouvoir changer radicalement l’apparence du form ? Si je veux un questionnaire avec des questions disséminées partout sur l’écran à ma convenance, avec la forme du cadre que je souhaite (et pas un questionnaire vertical avec des rectangles) et des couleurs différentes pour chaque cadre ? Et tout en gardant les avantages du form (exploitation sous forme sheet dans les réponses) … Est ce seulement possible ? Merci de votre lecture
    Bonne continuation

    • Régis

      Régis

      Reply Reply 27 juillet 2015

      Bonjour,

      Et merci pour ce retour ! 🙂

      Hélas, il n’est à ma connaissances pas possible de personnaliser de cette façon un formulaire Google Forms (pour le moment). Je pense écrire des article sur le sujet dans quelques temps, et je n’hésiterais pas à le préciser si cela devient possible à l’avenir.

      A bientôt !

  • koffi francis

    Reply Reply 2 avril 2016

    bonjour enfaite j ai un compte google donc je veux que ce compte soit mon e-mail afin de conserver mes dossiers et en recevoir

    • Régis

      Régis

      Reply Reply 3 avril 2016

      Bonjour,

      Si vous avez un compte Gmail, vous avez automatiquement accès à un compte Google Drive. J’espère répondre à votre questionnement ?

  • Remy

    Reply Reply 16 août 2016

    Bonjour
    J’ai quitté Picasa pour Google drive.
    Mes photos apparaissent sur mon blog dans des albums mais elles apparaissent tronquées. Comment les faire apparaître entière quand j’ouvre la page de l’album pour avoir une vision générale complète.

    Merci

    • Régis

      Régis

      Reply Reply 19 août 2016

      Bonjour Remy,

      Est-ce que tu pourrais m’en dire plus sur le problème ? (lien vers la page qui pose problème, le type de site, méthode d’affichage des images). 🙂

  • Aurélia

    Reply Reply 2 août 2017

    Bonjour,
    J’utilise Google Drive pour mettre à disposition de mes stagiaires des documents liés à la formation que j’organise.
    J’aimerai savoir quels documents sont le plus ouverts et/ou téléchargés. Est-ce possible ?
    Merci

    • Régis

      Régis

      Reply Reply 2 août 2017

      Bonjour Aurélia,

      Hélas il n’y a pas de possibilité d’avoir des statistiques sur l’accès ou le téléchargement de fichier depuis un dossier sous Drive (actuellement en tout les cas).

      La seule façon à ma connaissance pour avoir des statistiques d’ouverture serait de partager les documents pas lien, et de les associer à une solution de réducteur de lien (ex: bitly, goo.gl). Solution qui réalise un compte des clics sur le lien.

      Mais cette méthode ne me paraît pas du tout adaptée à votre cas. :/

  • Maxime

    Reply Reply 4 août 2017

    Bonjour à tous,

    Petite question… Lorsque je mets une couleur à un dossier et que je partage, la personne qui le réceptionne ne voit pas la couleur. Comment faire pour conserver la couleur?

    Merci d’avance !

    Maxime

    • Régis

      Régis

      Reply Reply 4 août 2017

      Bonjour Maxime,

      Hélas il n’est pas possible de pousser une couleur lors du partage d’un dossier.

      En effet, c’est une fonctionnalité qui pourrait être très intéressante pour mettre en place un système de « code couleur ».

      Espérons que Google ajoute ce genre de possibilité à l’avenir ! 😉

      Bonne continuation !

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