Découvrez et utilisez pleinement Google Agenda !

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Google Agenda est actuellement l’une des meilleures solutions pour gérer simplement et efficacement son emploi du temps. L’application propose de nombreuses fonctionnalités pour maîtriser tous les aspects de son planning.

Voyons dans cet article en détail comment utiliser pleinement le potentiel de cette application G Suite.

Démonstration vidéo

Présentation de l’interface de Google Agenda

Pour commencer, voyons en détail l’interface de l’application. Pour cela, j’ai découpé l’interface en plusieurs parties.

Interface de Google Agenda.

Interface de Google Agenda.

  1. Calendrier miniature : Permets de naviguer rapidement dans son planning (Jours, Mois, Années).
  2. Les Agendas : La solution permet de voir non pas un seul, mais plusieurs agendas ! Vous pouvez par exemple ajouter l’agenda de votre compagne/compagnon, ou encore créer et ajouter un agenda pour suivre les événements importants de vos passions (Sports, etc…). Si votre entreprise est sur G Suite vous pouvez depuis l’agenda visualiser les disponibilités de vos collègues et il est également possible de mettre en place la réservation de salles ou de différentes ressources (Voitures, matériels, etc…).
  3. Menu de navigation « simple » : Dans cette zone il possible de cliquer sur le bouton « Aujourd’hui » qui vous ramènera automatiquement à la vue du jour (très pratique pour revenir dans le présent lorsque nous remontons ou avançons dans le temps) 😉 . Il est aussi possible de cliquer sur les petites flèches pour naviguer d’une semaine à l’autre.
  4. Recherche, vues et paramètres : La zone en haut à droite propose notamment de rechercher simplement des événements avec le bouton « loupe » (évite de perdre du temps à naviguer entre dates lorsque l’intitulé de l’événement est connu). Vous pouvez également changer la vue présente dans la zone principale (5). Enfin vous pouvez modifier certains paramètres en cliquant sur la roue crantée.

Mode d’affichage disponible (4-5)

Il est possible d’afficher votre agenda sous différent mode d’affichage. Vous pouvez notamment choisir les vues suivantes :

  • Planning : Vue en mode « liste » avec simplement les événements prévus dans la journée.
  • Jour : Affiche de façons chronologiques les événements de la journée. Option intéressante, si vous avez un autre agenda (conjoint, collègue) vous visualisez les événements en même temps (une colonne par agenda).
  • Semaine : Permets de visualiser tous les jours de la semaine en colonne. Vue la plus pratique à mon avis.
  • Mois : Vue qui affiche tous les jours du mois avec simplement les événements.
  • Année : simple calendrier avec les mois et les jours. Intéressant pour
  • 4 Jours : Affiche 4 jours à partir du moment présent.

De plus, il vous est possible d’afficher ou non les Week-ends ainsi que les événements refusés. Options notamment très intéressantes en entreprise.

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Les différentes vues disponibles pour Google Agenda

Les événements

Créer un événement

Il existe plusieurs méthodes pour créer un événement avec Google Agenda.

Soit en cliquant sur le bouton « + » en bas à droite de l’écran.

Création d'événement

Création d’un événement avec le bouton « + ».

Ou encore en cliquant et déplaçant votre souris sur le moment définie pour l’événement.

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Création d’un événement avec « clic-déplacement ».

Modifier un événement

Pour modifier ou définir plus en détail un événement, il vous suffit de cliquer sur le bouton « autres options » lors de la création (idem copie d’écran ci-dessus), ou de cliquer sur le bouton modifier (ex ci-dessous) après avoir cliqué sur l’événement en question.

Modifiez un événement

Modifiez un événement depuis le bouton de modification.

Vous arriverez alors sur la fenêtre de gestion de l’événement. Afin de définir plus
Interface de gestion d'un événement.

Interface de gestion d’un événement.

  1. Zone 1 : Définir le nom la date et l’heure de l’événement. Vous également si vous le souhaitez définir des options de récurrences. Depuis le bouton « autres actions » il est notamment possible d’imprimer, dupliquer, supprimer, publier ou encore modifier le propriétaire de l’événement.
  2. Zone 2 : Dans l’onglet « Détails de l’événement » il est possible de définir le lieu (très pratique pour ensuite lancer la navigation en un tapotement depuis Maps sur son Smartphone). D’ajouter ou non une visioconférence (depuis Meet), de définir les paramètres d’alertes (notification, mail), la couleur, la visibilité sur l’agenda (occupé ou non) et enfin d’ajouter une description.
  3. Zone 3 : Permets d’inviter d’autres personnes à l’événement (adresse Mail). En entreprise il est généralement possible de réserver des ressources depuis cet zone.

Les paramètres

Il est possible depuis les paramètres de personnaliser plus en détails votre Agenda. Pour y accéder, cliquez sur le bouton avec la roue cranté en haut à droite.

Outre l’accès au paramètres, il est également possible depuis ce menu d’accéder à la corbeille (événements supprimés), de modifier la densité, d’imprimer la page courante, etc…

bouton-parametre-agenda

Bouton d’accès au Paramètres d’Agenda.

Une fois des les paramètres vous pouvez accéder aux différentes options depuis le volet de navigation à gauche.

volet-navigation-agenda

Volet de navigation des paramètres.

Paramètres généraux

Dans ce menu, vous allez pouvoir personnaliser en détail votre Agenda. Voici ci-dessous les options possibles :

  • Langue et région : tout est dans le titre
  • Fuseaux horaires : ajouter des fuseaux horaires ou encore définir l’option par défaut.
  • Horloge mondiale : afficher ou non l’horloge mondiale.
  • Paramètres des événements : depuis ce menu il est possible de définir la durée par défaut des événements. De définir les autorisations des invités, le type de notification et enfin d’activer ou non la création de visioconférences à chaque événement.
  • Options d’affichage : définir des options comme quel est le premier jour de la semaine, définir la vue personnalisée, etc…
  • Événements ajoutés à partir de Gmail : activer ou non l’option pour ajouter des événements depuis Gmail.

  • Raccourcis clavier : activer ou non les raccourcis clavier et visualiser les raccourcis (cliquez sur le bouton « ? »).
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Interface de définition des paramètres généraux.

Ajouter un agenda

Depuis ce menu il est possible d’ajouter un nouvel agenda de plusieurs façons :

  • Nouvel agenda : Créer complètement l’agenda (nom, description, etc…).
  • Parcourir les agendas disponibles : Permets d’ajouter des informations complémentaires (jour fériés, sports, autres). Vous pouvez notamment ajouter ici le planning de votre équipe de L1 préférés ! 🙂
  • À partir d’une URL : vous pouvez par exemple ajouter une url d’un autre type d’agenda (Outlook, etc..) ou encore d’autres applications avec des plannings. Comme visualiser les dates de ses tâches définis par une application comme Asana par exemple.

nouvel-agenda-parametre

Interface d’ajout d’un nouvel agenda.

Importer & Exporter

Ce menu vous permet d’importer et d’exporter simplement vos agendas.

Paramètres de mes agendas

Dans « deuxième partie » du volet des paramètres, vous pouvez paramétrer plus en détail vos agendas (le votre et les agendas ajoutés). Je développerais ici simplement les options d’un agenda. Il est ainsi possible de modifier les paramètres suivants :

  • Paramètres de Google Agenda : modification des options de base de son agenda (nom, description, fuseau horaire).
  • Autorisation d’accès : permets de rendre l’agenda public et de définir la visibilité de celui-ci (afficher les détails des événements ou non).
  • Partager avec des personnes en particulier : depuis ce menu vous pouvez partager l’agenda avec d’autres personnes. Par exemple partager votre agenda personnel avec votre conjointe/conjoint et de définir les options de visibilité.
  • Notifications relatives à un événement : définir les paramètres de notifications par défaut d’un événement (idem pour l’événement « toute la journée »).
  • Notifications générales : recevoir ou non un mail concernant les événements (Nouveaux, Modification, suppression, annulation, etc…).
  • Intégrer l’agenda : permets de récupérer une URL pour l’ajouter à d’autres applications (entre autre).
  • Supprimer l’agenda : tout est dans le titre. 😉
Paramètres de modifiable dans un Agenda.

Paramètres de modifiable dans un Agenda.

Autres fonctionnalités

Créer des rappels

Vous souhaitez recevoir des alertes pour vous rappeler des nombreuses choses que vous devez faire ? (prendre un rendez-vous, faire sa ToDo list, etc…) Alors vous pourriez bien être intéressé par les rappels.

Les rappels permettent d’ajouter des éléments à votre agenda qui sont comme des « tâches » à réaliser. Un rappel vous envoie également une notification.

Une fois que vous avez réalisé ce rappel vous devez le marquer comme terminé. Auquel cas il apparaîtra le jour suivant (ex. animation ci-dessous).

création et validation d'un rappel.

Exemple de création et validation d’un rappel.

Vous pouvez également associer vos listes de tâches Google Keep avec Google Agenda.

En effet, en ajoutant un rappel à une liste Keep celle-ci apparaîtra automatiquement sur votre planning.

Applications (Smartphone)

Bien si vous souhaitez maîtriser pleinement votre emploi du temps avec Google Agenda, il est indispensable de posséder l’application mobile associée.

Google Agenda – iOS

Google Agenda – Android

Pour conclure…

Voilà pour ce tour complet sur Google Agenda, une application simple et bien conçue pour bien gérer son emploi du temps. J’espère que cet article vous aura permis de configurer pleinement la solution à votre goût. 🙂

Vous avez des questions sur l’application ? N’hésitez pas à me laisser un message dans les commentaires ci-dessous.

À bientôt ! 😉

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