Le partage et la collaboration avec Google Drive

Dernière mise à jour 12/06/2020

Google Drive permet de partager et de collaborer de façon simple et efficace avec de nombreuses personnes. En effet il est aisé de créer un fichier, de le modifier et de le partager avec des amis ou des collègues (notamment si votre entreprise utilise G Suite).

Nous allons voir dans cet article comment utiliser pleinement le partage et la collaboration avec Google Drive.

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Lorsque l’on débute avec Google Drive, il peut-être important de connaître les notions de partage depuis Google Drive. Le but étant de maîtriser complètement la gestion de ses fichiers, afin de ne pas avoir de mauvaise surprise. Comme partager un dossier en modification avec une personne et le voir le dossier disparaître, car cette personne l’a supprimé ou déplacé…

Nous allons donc voir comment prendre le contrôle de son Drive et de toutes les données qu’il contient (ou contiendra !).

Démonstration vidéo

Comment partager un document ?

Pour partager un document depuis le drive, il vous suffit de cliquer sur le bouton partager.

  1. Depuis l’interface drive (1) ou un clic droit > Partager.
  2. Avec le bouton de partage.
  3. Depuis le document ouvert (2).

Une fenêtre va alors s’afficher depuis laquelle vous allez pouvoir ajouter les personnes ou des groupes avec qui vous souhaitez partager un document (ou plusieurs) et le type d’accès à appliquer (Modification, commentaire, lecture).

Les différents types d’accès

Il existe actuellement trois types d’accès :

  • Éditeur : possibilité d’éditer complément un fichier ou ajouter/supprimer du contenu dans un dossier.
  • Commentateur : Écrire et consulter les commentaires ajoutés au fichier, mais impossible de modifier le fichier.
  • Lecteur : Uniquement possible de consulter un fichier ou un dossier, mais impossible de modifier, et d’ajouter des commentaires.

Pour en savoir plus, voici un article de Google qui définit clairement le fonctionnement des droits sur Google Drive.

Vous pouvez de cette façon partager les documents présent sur votre Drive. Que cela soit un par un, ou plusieurs fichiers en les copiant dans dossier et partager ensuite simplement le dossier.

Partager avec un lien

Une fois un fichier partagé à plusieurs personnes, vous pouvez également fournir un accès directement par lien (URL). En effet tous les documents éléments (fichier/dossier) présent dans notre Drive peuvent être accessible par un lien.

Pour obtenir le lien d’un fichier, il suffit d’accéder à la fenêtre de partage vu précédemment et de cliquer sur le bouton « copier le lien » (1).

Si besoin, vous pouvez également rendre accessible un document à n’importe qui en cliquant sur le bouton Remplacer par Tous les utilisateurs disposant du lien » (2).

Dans ce cas, n’importe quelle personne qui aura accès au lien pourra ouvrir le document.

Suite au clic sur ce bouton il devient alors possible de modifier le type de droit pour tous les utilisateurs disposant du lien.

Paramètres de partage avancé

Pour accéder au paramètre de partage avancé, cliquer sur le bouton avec la roue cranté en haut à droite de la fenêtre de partage.

Vous pouvez alors depuis cette page restreindre le partage en cochant les cases qui vous proposent les options suivantes :

  • Empêcher les éditeurs de modifier les autorisations d’accès et d’ajouter d’autres personnes.
  • Désactiver les options permettant aux commentateurs et aux lecteurs de télécharger, d’imprimer et de copier l’élément.

En savoir plus…

Lorsque plusieurs personnes travaillent sur une feuille de calcul, elles ne peuvent pas modifier la même cellule simultanément.

collaboration

Collaborer avec le Chat intégré

Vous pouvez grâce au Chat intégré obtenir un avis du contenu du document. Il suffit de cliquer sur le bouton pour proposer un chat en groupe à toutes les personnes présentes sur le document.

Si votre document est en mode public ou si des personnes en dehors de votre domaine (entreprise) peuvent y accéder, les images représenteront des animaux ou des lettres. Pour afficher la liste complète des collaborateurs, cliquez sur la flèche située à côté de l’icône du chat.

Collaborer avec les commentaires

Dans le cas ou vos ne travaillerez pas en même temps sur le document, vous avez la possibilité de laisser un commentaire visible lors de l’ouverture du document. Pour cela, il vous suffit de :

  1. Sélectionner le texte ou la case à commenter.
  2. Cliquez sur le bouton “Commentaires”.
  3. Puis notez vos remarques dans la fenêtre qui vient d’apparaître.
  4. Le commentaire apparaîtra alors à droite du document.

Pour notifier un commentaire par mail, cliquez sur Commentaires > Notifications.

Si un de vos commentaires concerne une personne en particulier, faite “+” puis spécifiez l’adresse mail de la personne. Elle recevra ainsi une notification dans sa boite mail.

N’oubliez cependant pas de partager le document avant d’envoyer la notification.

comment-drive

Envoyer un document par Mail

Outre le fait de partager des documents depuis le Drive, vous pouvez également transmettre le document par mail dans différents formats.

Il vous suffit de faire Fichier > Envoyez par e-mail en pièce jointe > Puis de sélectionner le format désiré.

Télécharger au format
Télécharger au format

Publier sur le Web

Si vous le souhaitez, vous pouvez également publier le contenu d’un fichier sur le Web. Fichier > Publier sur le Web.

Une URL unique lui sera alors appliquée afin de le rendre visible par tous.

Quelques avantages des documents publiés sur le web :

  • Créer une version HTML d’un document pour l’intégrer dans un blog.
  • Partager du contenu avec un public plus large depuis le Web.
  • Publier instantané un document.
  • Publier une sélection de feuilles ou de cellules figurant dans une feuille de calcul.
Publier sur le Web
Publier sur le Web

Gérer les partagés avec moi

L’onglet “partagés avec moi” peut-être perturbant lorsque l’on débute avec le Drive. Cet onglet vous permet de visualiser tous les fichiers ou dossiers qui ont été partagés avec vous. Ce menu peut ainsi se remplir très vite dans le cadre d’une utilisation professionnelle.

Ayez bien à l’esprit que les documents présents dans cet onglet ne comptent pas dans votre espace de stockage ! Ne vous prenez donc pas la tête avec cet onglet et allez y seulement pour récupérer un document. Inutile donc de vouloir faire du “ménage” à cet endroit. ^^

Lorsqu’un document vous intéresse, ajoutez-le raccourci d’un document présent dans cet espace à votre drive avec l’icône ou encore avec un clic droit > Ajouter à mon Drive.

Ajouter un élément depuis "Partagés avec moi"
Ajouter un élément depuis « Partagés avec moi »

Précaution à prendre

Soyez prudent lors du choix du type d’accès afin de rester « maître » de l’arborescence d’un dossier dont vous êtes propriétaire.

Si vous partagez un dossier en modification les personnes à qui vous l’avez partagé pourront déplacer et supprimer les éléments (dossiers/fichiers ) présents à l’intérieur de celui-ci !

Soyez extrêmement prudent lors du déplacement d’un fichier ou d’un dossier présent dans un dossier partagé en modification.

Risque : Suppression de dossier partagé possible si droit de modification accordée à d’autres personnes.

Solution : Ne donnez que des droits de lecture sur les dossiers partagés (Il est possible de modifier ces droits sur les fichiers qu’ils contiennent).

Conclusion

Voilà pour ce petit tour d’horizon sur la gestion du partage et de la collaboration sur le service de stockage Google Drive. J’espère que les informations présentes dans cet article vous auront été utiles pour connaître certaines subtilités de ce service. 🙂

Portez-vous bien et à bientôt !


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