Le partage et la collaboration avec Google Drive

Google Drive permet de partager et de collaborer de façon simple et efficace avec de nombreuses personnes. En effet il est aisé de créer un fichier, de le modifier et de le partager avec des amis ou des collègues (notamment si votre entreprise utilise G Suite).

Nous allons voir dans cet article comment utiliser pleinement le partage et la collaboration avec Google Drive.

Google-Drive-share

Lorsque l’on débute avec Google Drive, il peut-être important de connaître les notions de partage depuis Google Drive. Le but étant de maîtriser complètement la gestion de ses fichiers, afin de ne pas avoir de mauvaise surprise. Comme partager un dossier en modification avec une personne est le voir disparaître, car cette personne l’a supprimé ou déplacé…

Nous allons donc voir comment prendre le contrôle de son Drive et de toutes les données qu’il contient (ou contiendra !).

Démonstration vidéo

Comment partager un document ?

Pour partager un document depuis le drive, il vous suffit de cliquer sur le bouton partager.

  • Depuis l’interface drive (1) ou un clic droit > Partager.
  • Avec le bouton “partager” une fois le document ouvert (2).
Partager un document/dossier

Partager un document/dossier

Une fenêtre va alors s’afficher depuis laquelle vous allez pouvoir ajouter les personnes ou des groupes avec qui vous souhaitez partager un document (ou plusieurs) et le type d’accès à appliquer (Modification, commentaire, lecture).

Partage > Partager avec d'autres utilisateurs

Partage > Partager avec d’autres utilisateurs

Les différents types d’accès

Il existe actuellement trois types d’accès :

  • Modification : possibilité de modifier le fichier ou le dossier, et le partager avec d’autres personnes.
  • Commentaire : possibilité de consulter les commentaires ajoutés au fichier et en ajouter d’autres, mais impossible de modifier le fichier. Ne s’applique pas aux dossiers.
  • Lecture : possibilité de consulter le fichier ou le dossier, mais impossible de modifier, et d’ajouter des commentaires.
Choix du type de droit

Choix du type de droit

Pour en savoir plus, voici un tableau qui définit clairement le fonctionnement des droits sur Google Drive.

Vous pouvez de cette façon partager l’ensemble de vos documents présent sur votre Drive. Que cela soit un par un, ou plusieurs fichiers en copiant directement un dossier.

Partager avec un lien

Pour permettre à des personnes d’accéder à un fichier ou à un dossier, vous pouvez leur envoyer depuis un lien URL. Il vous suffit pour ce faire de cliquer sur “Obtenir le lien de partage” et de choisir ensuite le type d’accès souhaité.

Partage depuis un lien (Url)

Partage depuis un lien (Url)

Il ne vous reste alors qu’à partager le lien en faisant un copier-coller de l’Url dans un mail, un tchat ou encore depuis un document partagé.

Si vous utilisez cette méthode, l’accès est configuré en lecture par défaut. Ayez cependant bien à l’esprit que toutes les personnes disposant du lien pourront visualiser le contenu du document !

Paramètres de partage avancé

Pour accéder au paramètre de partage avancé, cliquer sur le bouton du  même nom lors du partage d’un fichier ou d’un dossier.

partage-avancé

Paramètre Avancé

Depuis cette fenêtre vous allez pouvoir modifier le type d’accès des personnes disposant d’un accès sur le fichier dont vous-même. Vous pourrez notamment donner l’accès “Propriétaire” à une autre personne. À noter qu’il ne peut y avoir qu’un propriétaire est un seul.

Vous pouvez également depuis cette page restreindre le partage en cochant les cases qui vous proposent les options suivantes :

  • Empêcher les éditeurs de modifier les autorisations d’accès et d’ajouter d’autres personnes.
  • Désactiver les options permettant aux commentateurs et aux lecteurs de télécharger, d’imprimer et de copier l’élément.

En savoir plus…

Options de partage avancé

Options de partage avancé

Lorsque plusieurs personnes travaillent sur une feuille de calcul, elles ne peuvent pas modifier la même cellule simultanément.

 

collaboration

Collaborer avec le Chat intégré

Vous pouvez grâce au Chat intégré obtenir un avis du contenu du document. Il suffit de cliquer sur le bouton pour proposer un chat en groupe à toutes les personnes présentes sur le document.

Si votre document est en mode public ou si des personnes en dehors de votre domaine (entreprise) peuvent y accéder, les images représenteront des animaux ou des lettres. Pour afficher la liste complète des collaborateurs, cliquez sur la flèche située à côté de l’icône du chat.

Collaborer avec les commentaires

Dans le cas ou vos ne travaillerez pas en même temps sur le document, vous avez la possibilité de laisser un commentaire visible lors de l’ouverture du document. Pour cela, il vous suffit de :

  1. 1. Sélectionner le texte ou la case à commenter.
  2. 2. Cliquez sur le bouton “Commentaires”.
  3. 3. Puis notez vos remarques dans la fenêtre qui vient d’apparaître.
  4. 4. Le commentaire apparaîtra alors à droite du document.

Pour notifier un commentaire par mail, cliquez sur Commentaires > Notifications.

Si un de vos commentaires concerne une personne en particulier, faite “+” puis spécifiez l’adresse mail de la personne. Elle recevra ainsi une notification dans sa boite mail.

N’oubliez cependant pas de partager le document avec d’envoyer la notification.

 

comment-drive

Envoyer un document par Mail

Outre le fait de partager des documents depuis le Drive, vous pouvez également transmettre le document par mail dans différents formats.

Il vous suffit de faire Fichier > Envoyez par e-mail en pièce jointe > Puis de sélectionner le format désiré.

Télécharger au format

Télécharger au format

Publier sur le Web

Si vous le souhaitez, vous pouvez également publier le contenu d’un fichier sur le Web. Fichier > Publier sur le Web.

Une URL unique lui sera alors appliquée afin de le rendre visible par tous.

Quelques avantages des documents publiés sur le web :

  • Créer une version HTML d’un document pour l’intégrer dans un blog.
  • Partager du contenu avec un public plus large depuis le Web.
  • Publier instantané un document.
  • Publier une sélection de feuilles ou de cellules figurant dans une feuille de calcul.
Publier sur le Web

Publier sur le Web

Gérer les partagés avec moi

L’onglet “partagés avec moi” peut-être perturbant lorsque l’ont débute avec le Drive. Cet onglet vous permet de visualiser tous les fichiers ou dossiers qui ont été partagés avec vous. Ce menu peut ainsi se remplir très vite dans le cadre d’une utilisation professionnelle.

Ayez bien à l’esprit que les documents présents dans cet onglet ne comptent pas dans votre espace de stockage ! Ne vous prenez donc pas la tête avec cet onglet est allez y seulement pour récupérer un document. Inutile donc de vouloir faire du “ménage” à cet endroit. ^^

Lorsqu’un document vous intéresse, ajoutez-le à votre drive avec l’icône ou encore avec un clic droit > Ajouter à mon Drive.

Ajouter un élément depuis "Partagés avec moi"

Ajouter un élément depuis « Partagés avec moi »

Précaution à prendre

Soyez prudent lors du choix du type d’accès afin de rester « maître » de l’arborescence d’un dossier dont vous êtes propriétaire.

Si vous partagez un dossier en modification les personnes à qui vous l’avez partagé pourront déplacer et supprimer les éléments (dossiers/fichiers ) présents à l’intérieur de celui-ci !

Soyez extrêmement prudent lors du déplacement d’un fichier ou d’un dossier présent dans un dossier partagé en modification.

Risque : Suppression de dossier partagé possible si droit de modification accordée à d’autres personnes.

Solution : Ne donnez que des droits de lecture sur les dossiers partagés (Il est possible de modifier ces droits sur les fichiers qu’ils contiennent).

Conclusion

Voilà pour ce petit tour d’horizon sur la gestion du partage et de la collaboration sur le service de stockage Google Drive. J’espère que les informations présentes dans cet article vous auront été utiles pour connaître certaines subtilités de ce service. 🙂

A très vite !

33 Comments

  • Scheurer

    Reply Reply 28 octobre 2015

    Gérer les partagés avec moi:

    Quand on met « Ajouter à mon drive », est-ce que le fichier dès lors présent dans Mon Drive se met à jour en cas de modifications dans Partagés avec moi ?

    Je veux dire par là, est ce que l’on « crée » un raccourci dans Mon drive ou est ce que l’on fait un copier/coller dans Mon Drive ?

    raccourci: se met à jour si le fichier source est modifié
    copier/collé: devient un fichier à part, et donc ne se modifie pas.

    D’avance merci !

    • Régis

      Régis

      Reply Reply 28 octobre 2015

      Lorsque l’on ajoute un fichier à « Mon Drive » depuis l’onglet « Partagés avec moi » le fichier va être ajouté à l’endroit spécifié dans votre espace personnel (Mon Drive). Cela ressemble en effet à un « raccourci » ! Il est alors possible de visualiser les différentes modification qui seront apportées au fichier dans le futur.

      Cependant si l’on veut être précis c’est encore différent d’un raccourci. Grâce au partage, le fichier peut-être présent à plusieurs endroit à la fois !

      C’est notamment pour cela qu’il faut faire très attention lors de l’ajout de droit au moment du partage (droit de modification).

      J’espère que ma réponse est assez clair? 😉

  • voyageur78s

    Reply Reply 27 octobre 2016

    Bonjour
    Je dispose d’un Drive sur lequel je met en chargement des fichiers pour une dizaine de personnes.
    Je cherche à connaître les fichiers que ces personnes ont téléchargé (statistique d’utilisation et donc bien fondé de cette mise à disposition)
    Je ne vois dans le menu dédié que les opérations effectuées par moi en tant que propriétaire (chargement modifications) comment faire apparaître celles des autres utilisateurs (téléchargements)

    Merci d’avance

    • Régis

      Régis

      Reply Reply 27 octobre 2016

      Bonjour,

      Si j’ai bien compris vous souhaiteriez savoir si ces personnes ont consultés les documents ?

      Hélas il n’est pas possible (Pour encore) d’avoir des statistiques de consultation de documents sur le Drive. Vous pouvez uniquement connaître les personnes qui ont fait des modifications sur des documents (si droits de modification évidemment).

      Bonne journée.

  • myriam.olivier

    Reply Reply 31 janvier 2017

    Bonjour
    je gère un drive qui a déjà beaucoup vécu. il y a de nombreux dossiers et fichiers partagés avec des personnes qui ne sont plus dans la structure. comment les supprimer, histoire d’alléger les « détails » à droite de l’écran.
    merci

    • Régis

      Régis

      Reply Reply 1 février 2017

      Bonjour Myriam,

      Vous souhaitez supprimer l’accès à des fichiers et dossiers à certaines personnes c’est bien cela ?

      Bonne journée. 🙂

  • Mickael

    Reply Reply 5 juillet 2017

    Bonjour,

    Au sein de mon entreprise, nous utilisons un drive pour le partage de fichier. quand je crée un nouveau fichier, et que je le mets sur le drive, l’espace est pris sur mon espace personnel, et nom pas sur l’espace du drive de l’entreprise.
    Y a t il un manipulation spécifique pour palier à ce problème?

    Merci, bonne journée,

    HM

    • Régis

      Régis

      Reply Reply 6 juillet 2017

      Bonjour Mickael,

      Dans ce cas, la solution pourrait être de donner le droit de « propriétaire » à l’adresse du Drive spécifique pour vos partages.
      Cependant, avec cette méthode seul le compte de partage pourra supprimer le fichier. Ce qui peut-être problématique par la suite.

      Evidemment la meilleure solution pour gérer ce besoin de type « Espace de service » serait d’utiliser une solution comme LumDocs, AODocs, Team Drive (solution de gestion de fichier par service de Google). Il est également possible de réaliser un développement interne spécifique pour adapter la solution à votre besoin.

      J’espère avoir pu répondre à votre question ?

      Bonne journée.

  • Mathilde

    Reply Reply 28 septembre 2017

    Bonjour,

    J’aimerais savoir si la suppression de l’adresse mail du propriétaire du fichier drive (partagé avec droit de modifications à d’autres adresses) entraîne la suppression du fichier sur les adresses ayant droit de modifications.
    Autrement dit, si l’adresse mail du proprietaire est supprimée, est-ce que le fichier drive est perdu pour les autres également ?

    Autre question : comment faire un transfert de propriété avec des domaines différents (par exemple @monentreprise.fr à @gmail.com) ?

    J’espère que vous pourrez me répondre.

    Merci par avance

    Mathilde

    • Régis

      Régis

      Reply Reply 28 septembre 2017

      Bonjour Mathilde,

      Alors, je vais tâcher de répondre au mieux à tes questions 😉 :

      1. Pour répondre à ta première question, j’imagine que le compte Google du propriétaire est supprimé ? dans ce cas le fichier doit disparaître, même pour les personnes en modification.
      Dans ce cas il faudrait que l’une des personnes en modification fassent au préalable une copie pour ne pas perdre les informations.

      2. Pour ta deuxième question, pour récupérer des données d’un compte à un autre (pro > perso) il existe différents cas de figure selon le paramétrage définit par les administrateurs de l’entreprise.
      Généralement il n’est pas simple de récupérer des données « Pro ». L’une des solutions peut-être de se partager les fichiers « Pro » avec son adresse « Perso » et de faire une copie des fichiers.

      J’espère que je suis assez clair dans mes réponses ?

      A bientôt!

  • Hbb

    Reply Reply 18 décembre 2017

    Bonjour,
    J’ai un collaborateur qui a partagé avec moi des dossiers sur Drive. Lorsque je vais sur mon drive sur la partie « partagés avec moi », je trouve l’arborescence des dossiers partagés, mais quand je rentre dans certains dossiers, il y a certains fichiers qui n’apparaissent pas. Lorsque le collaborateur se connecte sur son drive, ces fichiers apparaissent.
    Comment expliquer cela? et comment le résoudre?

    Est ce que c’est un bug? ou une problématique de manipulation? Quelqu’un a-t-il eu le même cas?

    Merci beaucoup pour votre aide

    • Régis

      Régis

      Reply Reply 19 décembre 2017

      Bonjour,

      Je vous recommande de re-tester en ajoutant le dossier que votre Drive (dans « Partagés avec moi », clic droit sur le dossier en question > Ajouter à mon Drive).
      Cette méthode est recommandée pour gérer plus simplement les fichiers et dossiers partagés avec d’autres personnes. Il est possible que cette manipulation puisse résoudre votre problème.

      N’hésitez pas à me tenir au courant de l’évolution.

      Bonne journée et à bientôt.

  • Cat

    Reply Reply 13 février 2018

    Bonjour,
    Comment imprimer la liste des personnes avec qui est partagé un fichier (afin d’avoir une preuve de partage)
    Merci pour votre aide.
    Cordialement

    • Régis

      Régis

      Reply Reply 13 février 2018

      Bonjour Cat,

      Hélas, il n’existe pas une méthode « simple » pour imprimer la liste des personnes avec qui un document est partagé.

      Cependant, la meilleur solution à mon avis est de procéder comme suit :
      1. Aller dans les paramètres de partage du document question (clic-droit > Partager… > Avancé).
      2. Faire une copie d’écran des personnes ayant accès.
      3. Insérer ensuite l’image dans un document Google Docs et imprimer le document.

      J’espère que ma réponse correspond bien à ce besoin ?

      Cordialement.

  • Didier

    Reply Reply 13 février 2018

    Capture d’écran > paint > enregistrer en jpg et insérer dans un Word pour impression

  • Marie

    Reply Reply 15 février 2018

    Bonjour,

    Merci beaucoup pour ces tutos et explications!
    Au risque de vous faire répéter je m’en excuse, j’ai beaucoup de mal à comprendre la vue « partagés avec moi ». Mais s’il s’agit d’une vue, ce n’est donc pas un dossier.
    Nouvelle arrivée dans une entreprise, une longue liste de dossiers et fichiers s’y sont ajoutés, car partagés avec moi.
    Je peux les ajouter à mon drive, dossier, comme fichier, n’est ce pas?
    Que se passe-t-il si, une fois ajouté à mon drive, je les supprime de « partagés avec moi »? impact sur les autres utilisateurs etc…
    La liste de ces éléments s’allongeant, mon but est de faire un tri, en les « supprimant » (visuellement) ..

    Merci d’avance pour votre prochaine réponse.

    • Régis

      Régis

      Reply Reply 15 février 2018

      Bonjour Marie,

      Pas de soucis, je comprends bien que la vue « Partagés avec moi » n’est pas toujours simple à comprendre au début.

      Pour faire simple, il faut surtout voir cet espace comme un endroit ou nous pouvons avoir accès à tous les documents partagés avec nous (mais je pense que tu as bien assimilé ce concept).

      Si tu as des fichiers ou dossiers dans lesquels tu dois travailler, il faut les « ajouter » à ton Drive. Tu pourras alors les organiser dans ton Drive pour les retrouver plus facilement. Comme je le dis souvent en formation, je ne recommande pas de supprimer les documents dans « partagés avec moi ». Car il peut être utile de devoir rechercher des éléments (fichier,dossier) qu’un collègue nous a partagés par la suite.

      En général, moi et mes collègues formateurs ne recommandons d’ailleurs pas de faire « trop » attention à cet espace. Car le principal point d’entrée du Drive est Gmail. C’est lors de la réception d’un mail avec un document partagé qu’il faut décider (ou non) d’ajouter un fichier/dossier à son Drive. Avec ce fonctionnement la vue « Partagés avec moi » ne pose plus de problème. 🙂

      Cette réponse risque de te paraître étrange, mais avec le temps ça coule de source (pour être franc j’ai connu le même problème au départ 😉 ).

      J’espère répondre à ta question ? Si besoin, je peux développer plus le raisonnement, et notamment sur les aspects de « suppression ».

  • Alix Le Roy

    Reply Reply 16 février 2018

    Bonjour,

    J’ai un doute sur un point : J’ai ajouté des documents partagés à mon Drive comme vous le conseillez. Certains ne me sont plus utiles et je voudrais « clarifier » mon Drive et celui de mes collègues, en les allégeant. Ma question est : Si je supprime sur mon Drive des éléments « ajoutés à mon Drive », est-ce que je les supprime également du dossier source ? Si oui, y a-t-il un moyen de retirer visuellement certains dossiers ajoutés à son Drive, sans les supprimer et sans perdre l’accès si besoin ponctuellement ?

    Merci beaucoup d’avance pour votre aide.

    Alix

    • Régis

      Régis

      Reply Reply 16 février 2018

      Bonjour Alix,

      Concernant la suppression il n’y a pas de risque dans le cas de suppression de fichiers partagés.

      Par contre, il faut-être vigilant avec le dossiers. Si l’on supprime un dossier « parent » il n’y a pas de problème (même fonctionnement que pour les fichiers). Par contre! il ne faut pas supprimer (ou déplacer) des éléments (fichiers/dossiers) présent dans un dossier partagé. Auquel cas, si vous êtes en droit de « modification » sur ce dossier il est possible de supprimer l’emplacement de ces éléments du dossier. Le propriétaire aura toujours accès à ces fichiers, mais il ne les retrouvera plus dans ce dossier.

      j’espère être clair ? ce point n’est en effet pas simple à expliquer sans schéma.

      • Alix

        Reply Reply 16 février 2018

        Merci beaucoup Régis, mais je ne comprends pas tout. Qu’est-ce qu’un dossier parent ?

        • Régis

          Régis

          Reply Reply 16 février 2018

          Alors j’entends par « dossier parent » le dossier qui est tout en haut d’une arborescence.

          Par exemple si je te partage en modification un Dossier (A) dans lequel il y a d’autres éléments – 1 fichiers Docs (B), 1 Fichiers Sheets (C), 1 Dossier (D). Tu pourras l’ajouter (A) à ton Drive et modifier les éléments (B,C,D) présent dans celui-ci (jusque la rien de nouveau).

          Ensuite, si tu souhaites faire du « ménage » sans risque, il faut supprimer de ton Drive le dossier (A) et ne pas enlever les éléments présents dans ce dossier (a savoir les éléments B,C,D). Auquel cas les fichiers (B,C) ou ce dossier (D) ne seront plus disponibles dans le dossier (A) pour le propriétaire et les autres personnes en partage.

          J’espère que ce complément permet de mieux comprendre le fonctionnement ? 🙂

          • Alix

            16 février 2018

            Super, j’ai tout compris 🙂 Un grand merci !

          • Régis

            Régis

            16 février 2018

            Parfait ! Bonne continuation sur le Drive ! 😉

  • Romain

    Reply Reply 16 février 2018

    Bonjour,
    Merci pour ce tuto très clair et vraiment intéressant.

    Est-il possible de créer un dossier type avec, par exemple 3 sous dossiers. Chaque sous dossier aurait des droits de visualisation/ d’accès différents.
    Exemple : Dossier type avec sous dossier a , b et c.
    Les dossiers a, b et c auraient des droit d’accès différents, certaines personnes n’auraient accès qu’au dossier a, certaine aux 3 etc …

    Il faudrait que je puisse dupliquer ce dossier type en le renommant, et que les droit d’accès pour les 3 sous dossiers soient conservés.

    Et pour finir, si je modifie les droit d’accès dans le dossier type, ces droits soient dupliqués dans tous les autres dossier déjà dupliqués. Exemple : autoriser une personne supplémentaire à accéder au sous dossier « a » de chaque dossier.

    J’espère que ma demande est claire, ça fait un moment que je chercher à faire cela !

    Merci par avance 🙂

    • Régis

      Régis

      Reply Reply 19 février 2018

      Bonjour Romain,

      Alors je crois que j’ai bien compris ton besoin, mais ça me semble compliqué à mettre en place, et surtout… à gérer.

      Il est en effet possible de partager un dossier « type » et de partager les dossiers (A,B,C) avec des droits d’accès différents. Il faudrait alors donner un droit de lecture sur le dossier « type » et définir les droits d’accès différents au sous-dossier (A,B,C).

      Cependant, je recommanderais d’éviter de partir sur ce genre de cas.. Ça demande de poser clairement le cas et de bien suivre l’évolution des partages. Auquel cas, il risque d’y avoir des suppressions d’emplacement (comme vu dans ma réponse à Alix).

      Pour le cas de la « duplication » ce n’est pas possible en « natif ». Mais c’est sûrement réalisable en passant par une solution de script. Mais la ça devient plus compliqué. 😉

      J’espère répondre plus ou moins à ta demande ? Ce n’est pas simple de répondre à l’écrit et sans schéma ces cas. ^^

      Bonne continuation ! 🙂

  • Etienne

    Reply Reply 24 février 2018

    Bonjour, suis je limité en nombre de personne avec qui je souhaite partager un document ?
    D’autre part, est ce que je pourrais dans un document Sheets, autoriser chaque participant à modifier une plage de cellules dédiées à chacun ?
    Merci

    • Régis

      Régis

      Reply Reply 25 février 2018

      Bonjour Etienne,

      A ma connaissance, il n’y a pas de limite de personne en terme de partage d’un document.

      Concernant la deuxième question, il est en effet possible de définir une plage de modification unique par personne. Cependant cela peut-être lourd à mettre en place si il a beaucoup de personnes à modifier.

  • Leroy

    Reply Reply 16 mars 2018

    Bonjour,

    Je suis responsable d’une association ou nous avons un fichier excel sur google drive.

    Mais nous rencontrons des problèmes avec les utilisateur qui le modifie quand il faut pas(20 personnes) donc nous cherchons si c’est possible restreindre la modification par exemple du lundi 19h30 au dimanche 16h que le fichier soit consultable mais pas modifiable et qu’il soit modifiable seulement du dimanche 16h au lundi 19h30.

    Est-ce que cela est possible ? Et si oui comment ?

    Merci d’avance

    • Régis

      Régis

      Reply Reply 17 mars 2018

      Bonjour,

      Quand vous dite un fichier Excel vous parlez bien d’un Google Sheets ? ou un fichier Microsoft Excel ?

      Dans le cas d’un fichier Sheets, il est impossible de restreindre l’utilisation d’un fichier à des moments précis à des utilisateurs.

      Vous pouvez cependant protéger certaines cellules de votre fichier cela afin d’éviter certaines erreurs. Il est peut-etre également intéressant de définir simplement quelques utilisateurs en modification et le reste avec un simple droit de lecture.

      En espérant que ma réponse vous aide dans l’amélioration de la gestion de votre fichier.

  • Zoé

    Reply Reply 29 mars 2018

    Bonjour Régis,

    Merci pour votre blog !

    Juste une petite question pour être bien sûre.

    Dans mon entreprise nous travaillons beaucoup sur Drive notamment avec des dossiers partagés.

    Mon espace de stockage arrivant à saturation, je cherche à faire du tri et à supprimer des dossiers de projets sur lesquels je n’interviens plus.

    Pour le cas d’un en particulier, j’ai transféré la propriété de tous les documents et sous dossiers dont j’étais propriétaire à un de mes collaborateur (était-ce nécessaire ?) puis-je à présent le supprimer de Mon Drive sans que cela n’affecte les autres collaborateurs en partage dessus ?

    Vous parliez de dossiers « parents », et que dans ce cas cela ne posait pas de problème. Comment savoir si celui en est un ? Mon collaborateur en était déjà le propriétaire à la base.
    Quelle est la définition exacte d’un dossier parent ?
    En terme d’arbo ce dossier partagé dans Mon Drive est rangé ainsi :
    Mon Drive / Clients / Dossier en question

    Dans le cadre d’un transfer de propriété le poids du document ou dossier est-il toujours supporté par mon drive ?

    D’avance, merci

    Zoé

    • Régis

      Régis

      Reply Reply 31 mars 2018

      Bonjour Zoé,

      Merci beaucoup pour votre retour ! 🙂

      Je comprend en effet votre questionnement vu le cas de figure.

      Si vous avez bien donné le droit « Propriétaire » aux différents dossiers et documents, il ne doit y avoir aucun problème lors de la suppression du dossier « parents » et des éléments en question.
      Dans votre cas (si j’ai bien compris évidemment) celui présent dans le dossier « Clients ». Il n’y a alors pas de risque si vous supprimer le « dossier en question » si votre collaborateur vous l’a partagé à la base. Cependant, si le cas du dossier à supprimer comprend des sous-dossiers, etc. Je ne peux que vous conseiller de faire un « test » dans un premier temps (difficile de vous aider pleinement sans voir le cas en question :/ )

      Concernant la taille et le gain d’espace, je préfère cependant rappeler deux-trois points afin que nous soyons en accord sur le fonctionnement ^^ .
      Dans votre Drive les documents Google (Docs, sheets, slides, …) ne prennent aucune place sur votre espace de stockage (30go pour un compte entreprise « basic »). Seul les documents autres (PDF, Office, …) prennent de l’espace de stockage.
      De plus, dans le cas des fichiers « autres » (PDF, Office, …) seulement ceux dont vous êtes « Propriétaire » sont décomptés de votre espace de stockage.

      Ainsi, pour gagner de la place il est intéressant de donner les droits de Propriétaire sur des fichiers « autres » que Google. J’espère que ma réponse répond en partie à votre problématique ?

      Enfin si vous chercher à gagner de l’espace de stockage, je vous conseille également de jeter un coup d’oeil à votre messagerie. J’ai régulièrement le cas de personne qui « explose » leur quota à cause de cela (voir : 3 conseils pour nettoyer sa messagerie Gmail). Mais ce n’est peut-être pas du tout votre cas 🙂

      En tout les cas n’hésitez pas à revenir vers moi pour plus d’informations sur le sujet.

      A bientôt !

      – Régis

  • dominique

    Reply Reply 16 avril 2018

    Bonjour,

    si je veux ajouter des commentaires sur un fichier partagé, dois-je enregistrer mes commentaires? Si oui, comment?
    si je réponds à un commentaire, mon nom apparait-il automatiquement?
    merci!

    • Régis

      Régis

      Reply Reply 17 avril 2018

      Bonjour Dominique,

      Pour ajouter des commentaires sur un fichier partagé, il suffit généralement de faire un clic-droit de sélectionner l’option « commentaire ». Un fenêtre de commentaire doit alors s’afficher. Le mode opératoire et cependant légèrement différent selon l’application (Docs, Sheets ou Slides).

      Enfin, lors d’une réponse à un commentaire votre nom de compte est automatiquement associé à votre message. Les autres personnes en accès sur le fichier verrons bien votre nom en rapport avec votre réponse.

      Bonne continuation! 🙂

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