Comment recevoir une notification de réponse par mail avec Google Forms ?

Comme je l’ai déjà expliqué dans cet article, Google Forms est une solution vraiment très puissante et pertinente pour récupérer et analyser des données.

Dans certains cas il est pertinent d’être informé au plus vite lorsque des réponses ont été ajoutées dans un formulaire. Ainsi, voyons dans cet article différentes façons d’être alerté lorsqu’une (ou plusieurs) réponse(s) a été envoyée(s).

Les différentes options de notifications avec Google Forms

Avec Google Forms nous avons plusieurs façons d’être notifiés lorsqu’une personne a répondu à notre formulaire.

Méthode 1 : depuis le Google Forms

La solution la plus simple pour recevoir des notifications de réponses dans sa messagerie est de se diriger vers l’onglet « Réponses ».

Pour activer les notifications par mail, cliquez sur les trois points et le bouton « Recevoir une notification lorsqu’une réponse est ajoutée ».

notification-google-forms
Activer la réception de notification sur un Google Forms

Méthode 2 : depuis le Google Sheets

Autre solution recevoir une alerte par mail depuis le fichier Google Sheets associé au Google Forms.

En effet, il est possible avec Forms de récupérer toutes les réponses dans un fichier Tableur. Cela permet entre autres de les analyses et les manipuler à sa guise.

Avant d’accéder aux règles de notifications, il faut dans un premier temps créer le document Sheets en cliquant sur le bouton « Créer une feuille de calcul » présent dans l’onglet « Réponses ».

destination-reponses-forms
Création du Google Sheets associé au Google Forms

Vous pouvez maintenant définir les règles de notifications par mail comme défini dans le précédent article « Être informé des modifications sur un Google Sheets ».

Méthode 3 : avec le module « Form notifications »

Troisième solution également très pertinente, utiliser le module complémentaire de Google « Form notifications ».

form-notifications-google-cloud

Grâce à ce module, vous pouvez configurer deux options très utiles, à savoir :

  • Personnaliser l’adresse mail : Spécifier votre adresse mail ou encore l’adresse d’autres personnes pour recevoir une alerte.
  • Définir un seuil de réponse : choisir le seuil de déclenchement du mail d’alerte. Par exemple recevoir un mail toutes les 10 réponses.

C’est un module simple à utiliser et qui peut-être très utile à utiliser. Cela notamment lors de l’utilisation et de la gestion d’un Google Forms en collaboration avec d’autres personnes.

Une fois le module installé, il suffit de le configurer en accédant à celui-ci depuis le bouton module complémentaire (comme depuis l’exemple d’animation ci-dessous).

utilisation-form-notifications
Configuration d’alerte avec Form notifications

Méthode 4 : créer un Script personnalisé

Enfin une autre méthode il est possible de créer un Google Apps Script personnalisé pour ce type de besoin, et cela, en fonction de différents paramètres. Dans ce cas, il faut cependant avoir quelques connaissances en développement…

Cependant c’est la solution qui est la plus puissante si vous avez des besoins spécifiques. Par exemple, il est possible d’imaginer d’envoyer une alerte à une adresse mail spécifique en fonction du choix d’un critère particulier.

Je tâcherais notamment de vous proposer un script dans ce sens dans un prochain article. 😉

Pour conclure…

Comme vous pouvez le voir, il existe de nombreuses façons de savoir que nous avons reçu des réponses sur notre Google Forms.

Évidemment l’intérêt ici est de connaître les différentes méthodes pour choisir celle qui est la plus pertinente à son formulaire.

Portez-vous bien et à bientôt !


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6 Comments

  • Avatar

    Gildas

    Reply Reply 28 février 2020

    Bonjour,
    Vous parlez du script personnalisé. Je cherche à ce que la personne qui s’inscrit dans le GoogleForm reçoive un mail à la fin et que l’organisateur reçoive un mail depuis l’adresse de messagerie renseignée dans le formulaire.
    Jusqu’à présent je ne parviens à faire que la solution où l’adresse de l’organisateur envoie un email à l’organisateur pour lui faire part d’une inscription avec les informations présentent dans le formulaire et un second email à la personne inscrite depuis l’adresse de l’organisateur.
    Prenons un exemple.
    Alain organise un évènement au quel David s’inscrit.
    Alain doit recevoir un email de l’adresse de David pour pouvoir facilement lui répondre, plutôt que ce soit l’adresse d’Alain qui lui envoie un email pour lui indiquer que David s’est inscrit. parallèlement David, reçoit un email de confirmation de son inscription depuis l’adresse d’Alain.
    ce que je ne parviens pas à faire, c’est d’envoyer un email comme si c’était David qui écrivait à Alain.
    Est-ce possible ?
    Merci de votre aide.

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    Taluda

    Reply Reply 4 avril 2020

    Bonjour Régis, merci pour ce site, et les différentes pages concernant Google Forms. Je vois que tu es très présents dans tes réponses au fil du temps et cela devient de plus en rare.
    Dans cette page il y a une phrase qui m’interpelle :  » il est possible d’imaginer d’envoyer une alerte à une adresse mail spécifique en fonction du choix d’un critère particulier.
    Je tâcherais notamment de vous proposer un script dans ce sens dans un prochain article. »
    Voilà 🙂 J’ai besoin, en fonction des réponses apportées, de diriger le répondant vers la bonne personne/le email qui lui correspond.
    Par exemple : Dans une section, le répondant indique à quel professeur il souhaite adresser la réponse. Une réponse qui concerne le professeur de français, sera redirigée vers le mail de celui-ci. Dans le même questionnaire si une réponse concerne le professeur de math -> alerte sur le mail du prof de math.

    Peut-être un article est-il déjà consacré à cette fonction et ce script, mais je n’ai pas trouvé. Peux-tu m’orienter ? D’avance merci 🙂

    • Régis

      Régis

      Reply Reply 5 avril 2020

      Bonjour et merci beaucoup pour votre retour sur le site. 🙂

      Oui en effet, j’ai prévu de publier à l’avenir un article concernant la possibilité de gérer « un début » de Workflow avec le fichier Sheets associé à un Forms. Par exemple, si dans le fichier Sheets je passe une cellule à « Ok », une personne spécifique recevra un Email.

      Votre cas d’usage me paraît en effet réalisable par l’intermédiaire d’un script. Mais je ne sais pas si je pourrais proposer quelque chose dans ce sens vu ma longue liste d’article à publier ainsi que toutes les demandes pertinentes… Cependant, je prends bonne note de votre cas très intéressant à étudier! 😉

      Bonne continuation.

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    Nathalie

    Reply Reply 4 mai 2020

    Bonjour,
    Tout d’abord, bravo pour vos articles, leur clarté. C’est une super source d’information pour moi,novice avec Google Forms.
    Alors, voilà je crée des formulaires (en lien avec Google Class Room) pour mes élèves afin d’assurer une continuité pédagogique pendant le confinement.A force de chipotage un peu hasardeux au départ, je parviens à faire ce que je veux, à être prévenue des réponses encode, à permettre à mes élèves d’accéder à mes commentaires de réponses et même à modifier leurs réponses suite à mes comentaires.
    Mais le problèmes est là, si un élève modifie un formulaire déjà rempli, je ne suis pas informée. Il faut que j’aille voir le formulaire de cet élève pour voir qu’il y a eu modification.
    Y-a-t il à votre connaissance moyen de recevoir une notification de modification ?

    Merci beaucoup

    • Régis

      Régis

      Reply Reply 4 mai 2020

      Bonjour Nathalie et merci beaucoup pour votre retour sur les articles. 🙂

      En effet je vois votre problématique. Peut-être que la solution dans ce cas est d’activer la notification sur le Google Sheets associé au formulaire et non sur le Google Forms. Dans ce cas vous devriez être averti car une notification est envoyée à chaque modification sur le fichier.

      Bonne continuation.

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    Nathalie

    Reply Reply 6 mai 2020

    Super !!! Merci beaucoup.

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