Comment recevoir une notification de réponse par mail avec Google Forms ?

Comme je l’ai déjà expliqué dans cet article, Google Forms est une solution vraiment très puissante et pertinente pour récupérer et analyser des données.

Dans certains cas il est pertinent d’être informé au plus vite lorsque des réponses ont été ajoutées dans un formulaire. Ainsi, voyons dans cet article différentes façons d’être alerté lorsqu’une (ou plusieurs) réponse(s) a été envoyée(s).

Les différentes options de notifications avec Google Forms

Avec Google Forms nous avons plusieurs façons d’être notifiés lorsqu’une personne a répondu à notre formulaire.

Méthode 1 : depuis le Google Forms

La solution la plus simple pour recevoir des notifications de réponses dans sa messagerie est de se diriger vers l’onglet « Réponses ».

Pour activer les notifications par mail, cliquez sur les trois points et le bouton « Recevoir une notification lorsqu’une réponse est ajoutée ».

notification-google-forms
Activer la réception de notification sur un Google Forms

Méthode 2 : depuis le Google Sheets

Autre solution recevoir une alerte par mail depuis le fichier Google Sheets associé au Google Forms.

En effet, il est possible avec Forms de récupérer toutes les réponses dans un fichier Tableur. Cela permet entre autres de les analyses et les manipuler à sa guise.

Avant d’accéder aux règles de notifications, il faut dans un premier temps créer le document Sheets en cliquant sur le bouton « Créer une feuille de calcul » présent dans l’onglet « Réponses ».

destination-reponses-forms
Création du Google Sheets associé au Google Forms

Vous pouvez maintenant définir les règles de notifications par mail comme défini dans le précédent article « Être informé des modifications sur un Google Sheets ».

Méthode 3 : avec le module « Form notifications »

Troisième solution également très pertinente, utiliser le module complémentaire de Google « Form notifications ».

form-notifications-google-cloud

Grâce à ce module, vous pouvez configurer deux options très utiles, à savoir :

  • Personnaliser l’adresse mail : Spécifier votre adresse mail ou encore l’adresse d’autres personnes pour recevoir une alerte.
  • Définir un seuil de réponse : choisir le seuil de déclenchement du mail d’alerte. Par exemple recevoir un mail toutes les 10 réponses.

C’est un module simple à utiliser et qui peut-être très utile à utiliser. Cela notamment lors de l’utilisation et de la gestion d’un Google Forms en collaboration avec d’autres personnes.

Une fois le module installé, il suffit de le configurer en accédant à celui-ci depuis le bouton module complémentaire (comme depuis l’exemple d’animation ci-dessous).

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Configuration d’alerte avec Form notifications

Méthode 4 : créer un Script personnalisé

Enfin une autre méthode il est possible de créer Google Apps Script personnalisé pour ce type de besoin, et cela, en fonction de différents paramètres. Dans ce cas, il faut cependant avoir quelques connaissances en développement…

Cependant c’est la solution qui est la plus puissante si vous avez des besoins spécifiques. Par exemple, il est possible d’imaginer d’envoyer une alerte à une adresse mail spécifique en fonction du choix d’un critère particulier.

Je tâcherais notamment de vous proposer un script dans ce sens dans un prochain article. 😉

Pour conclure…

Comme vous pouvez le voir, il existe de nombreuses façons de savoir que nous avons reçu des réponses sur notre Google Forms.

Évidemment l’intérêt ici est de connaître les différentes méthodes pour choisir celle qui est la plus pertinente à son formulaire.

Portez-vous bien et à bientôt !


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