Définir des délais doit être quelque chose de motivant et non quelque chose de stressant. Si définir une date limite pour réaliser un projet ne vous permet pas de tirer le meilleur parti de vous dans ce délai, alors cela ne sert à rien. Par conséquent, vous devez être prudent lors de la mise en place d’une date limite.
Découvrez ainsi dans cet article comment il est possible de définir une date limite atteignable.
1. Prendre en compte les objectifs et les lignes directrices
Si nous devons créer une date limite pour un projet sur lequel nous ou notre équipe devons travailler, il est primordial d’être clair sur les objectifs du projet.
Outre les objectifs généraux, il doit également contenir des lignes directrices spécifiques. Il faut bien considérer tout cela pour comprendre le temps d’exécution estimé tout en respectant les règles et réglementations.
Aussi, assurons-nous que tout le monde connaît les lignes directrices et les objectifs d’un projet collaboratif avant de le commencer.
2. Diviser le projet en tâches et en sous-tâches
Pour définir une date limite pour un projet, il est pertinent de le décomposer en plusieurs petits morceaux. Ces portions plus petites sont également appelées tâches et sous-tâches.
Par la suite, nous pouvons définir des échéances distinctes pour chaque plus petite unité de tâche. Nous devons également prendre en compte les dépendances des tâches avant de fixer la date limite finale pour l’ensemble du projet.
Il est notamment préférable de définir une date limite pour les tâches indépendantes en premier et les tâches dépendantes plus tard.
Dans le cadre d’un projet collaboratif, nous ne devons alors pas oublier d’expliquer les dépendances définies à nos coéquipiers. Ainsi, ils comprendront la raison des différents délais pour les tâches individuelles.
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3. Prendre du temps pour définir une date limite
Fixer un délai de projet n’est pas moins important que les autres tâches qui y sont impliquées. Par conséquent, ne vous précipitez jamais pour fixer un délai.
Cela peut, sans le savoir, nous forcer à définir une date limite irréaliste que nous ne tâcherons alors pas de manquer.
Il est ainsi important de prendre suffisamment de temps lorsque nous devons définir une date d’échéance. Nous devons dans ce cas nous assurer de ne manquer aucun point crucial à prendre en compte.
Ne pas oublier la loi de Hofstadter dans ce cas :
4. Réfléchir aux raisons possibles de retard
Les retards de projet sont devenus monnaie courante de nos jours. Presque toutes les équipes ont à un moment ou l’autre transmit un projet après la date d’échéance.
Dans ce genre de cas, il est cependant important de découvrir la raison du retard d’un projet. Si un délai irréaliste a causé le retard du projet la dernière fois, il faudra définir un délai plus libéral pour le prochain projet.
En cas d’autres raisons, il peut être nécessaire de définir un délai lorsque nous avons suffisamment de temps pour résoudre ce problème s’il se reproduit.
5. Se méfier des priorités conflictuelles
Dans ce monde concurrentiel, la plupart des gens travaillent sur plusieurs projets en même temps. Ces priorités contradictoires peuvent rendre les délais à tenir complètement irréalisables.
Pour éviter cela, il faut vérifier le temps dont dispose chaque membre de l’équipe jusqu’à la date limite du projet. Après avoir pris en compte les priorités de chaque membre du projet, nous pouvons alors proposer une échéance qu’il est possible de tenir.
Vous devrez peut-être supprimer certains membres d’un projet et recruter de nouvelles personnes pour terminer le projet dans le délai estimé fourni par le client.
6. Obtenir l’avis des parties prenantes
Un projet réussi nécessite un effort de collaboration de toutes les personnes impliquées, y compris les fournisseurs tiers. Ce n’est pas agréable de découvrir au milieu du projet qu’une de nos ressources vitales est indisponible en raison de vacances par exemple…
C’est pourquoi nous devons obtenir l’avis de chaque partie prenante du projet sur la date limite. Fixez une date d’échéance provisoire et demandez-leur s’ils trouvent le délai raisonnable par rapport à leur charge de travail et à leurs priorités.
Il est également possible de planifier plusieurs réunions avec notre(ou nos) client(s) avant de finaliser une échéance.
7. Connaître son niveau de stress idéal
Une quantité idéale de stress permet d’avoir la motivation et l’énergie adéquate pour mener à bien un projet. Par conséquent, lorsque nous disons que les délais ne doivent pas être stressants, cela ne signifie pas supprimer complètement cette sensation « d’urgence ».
Chaque échéance que nous créons doit inclure un niveau de stress modéré. Cela permet de nous garder éveillés mentalement afin de nous aider à terminer le travail que nous devons réaliser.
Le niveau de stress idéal varie selon la personne et la difficulté de la tâche. Nous devons ainsi définir un délai en tenant compte du « bon » niveau de stress. Un niveau qui nous permet non seulement de terminer la tâche dans les temps, mais aussi de tirer le meilleur parti de nous.
Pour aller plus loin, ayez également à l’esprit la loi de Parkinson qui explique bien pourquoi il ne faut pas définir une date limite trop « large » :
8. Garder du temps pour les problèmes de dernière minute
Personne ne veut manquer une échéance. Par conséquent, nous devons considérer toutes les possibilités qui peuvent retarder notre projet, y compris les problèmes de dernière minute.
Parfois, les coéquipiers peuvent attendre le dernier jour pour terminer la tâche assignée. Le dernier jour, il peut y avoir une urgence : quelqu’un peut tomber malade ou avoir des problèmes avec son ordinateur ou sa connexion Internet. Pour éviter de tels problèmes évitables, créez une échéance souple un ou deux jours avant l’échéance initiale.
Lorsque tout le monde soumet son travail avant la date limite, la soumission du projet peut avoir lieu à temps. Si quelqu’un manque le délai souple, nous pouvons déléguer la tâche pour qu’elle soit terminée dans les délais. Cela permet d’éviter des retards de projet inattendus.
9. Définir un délai le plus réalisable possible
Une fois que nous avons pris en compte tous les facteurs ci-dessus, nous devons proposer un délai qui nous paraisse réalisable.
Après avoir fait le point nos coéquipiers et que nous avons une idée complète de leur disponibilité et de leurs priorités, nous devons fixer de manière transparente une date d’échéance avec laquelle tout le monde est à l’aise.
Pour conclure…
Seul un délai réaliste et réalisable peut garantir que nous puissions terminer nos projets et nos tâches dans les délais. Pour définir une date limite la plus pertinente possible, il est ainsi intéressant de prendre les différents points développés dans cet article.
En prenant en compte tous ces aspects nous devrions réussir à avancer efficacement sur les nos projets tout en tenant réussissant à tenir nos délais. 🙂
Portez-vous bien et à bientôt!
