Conseils d’organisation sous Google Drive

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Avec Google Drive, chacun à la possibilité d’organiser son arborescence selon ses préférences. Cependant il est intéressant de connaître certaines notions utiles pour faire de votre espace de stockage Drive un endroit bien organisé dans lequel naviguer facilement.

Pour atteindre cet objectif, vous trouverez dans cet article des conseils sur l’optimisation de l’organisation de vos fichiers et dossiers sur le Drive.

1. La structure des dossiers

Le meilleur point de départ est de créer une structure de dossiers cohérente. Vous pouvez notamment gérer les dossiers par « projets ». 

Créez alors un dossier pour chaque projet et créez des sous-dossiers pour chaque aspect de ce projet.

Créer un dossier par « projet ».

Création d’un dossier de « tri »

Personnellement, pour ne pas que la racine de mon Drive ne soit pas un « capharnaüm ». je préfère stocker les fichiers de type à classer, à traiter, à supprimer plus tard, temporaire ou autre dans un dossier spécifique.

Ce type de fonctionnement permet d’avoir une racine « propre » et de savoir exactement ou se trouve les documents en « transition ». Vous pouvez nommer ce dossier « Non classés » ou encore « Temporaire » par exemple.

Créer un dossier pour stocker les éléments « Non classés / Temporaire ».

Méthode à appliquer

  • Créez un dossier “Non classés / Temporaire” pour stocker tous les documents à classer ou ceux qui ont vocation temporaire sur votre espace Drive.
  • Parcourez ce dossier régulièrement.
  • Trier et ranger son contenu dans les dossiers appropriés dès que possible.

Évitez les “grandes” arborescences

Afin de naviguer facilement dans votre espace, il est conseillé d’éviter de créer des arborescences avec un grand nombre de “sous-dossiers”.

Il est notamment recommandé de ne pas dépasser 3 sous niveaux (N1 → N2 → N3). Au-delà, il est prouvé que nous risquons de perdre du temps à parcourir notre arborescence.

Classer et ranger les dossiers principaux

Afin de créer un cheminement “cohérent” vous pouvez également choisir le positionnement des dossiers à la racine de votre dossier “Mon Drive” en spécifiant un numéro (1,2,3, …) ou encore des caractères spéciaux (@ ,# , …).

Personnalisez le positionnement des dossiers.

2. Ajoutez de la couleur

Sous Google Drive vous pouvez simplement modifier la couleur d’un dossier (exemple ci-dessous).

Modifier la couleur d’un dossier sous G-Drive.

Codifier vos dossiers

Grâce à la modification de couleur de vos dossiers, vous pouvez alors les codifier. La mise en place d’une codification de dossier peut vous permettre de retrouver facilement des dossiers et d’y voir plus clair lors de la navigation.

Voici ci-dessous des exemples de codification.

Ordre de Priorité

Vous pouvez utiliser des couleurs pour définir un ordre de priorité, par exemple :

  • Normal : Bleu
  • Moyen : Orange.
  • Important : Rouge.

Ceci vous permet de visualiser rapidement les dossiers qu’il faut traiter en priorité.

Code couleur des dossiers par priorité.

Selon le statut

Vous pouvez aussi utiliser un codage par statut (en attente, en cours, terminée…). Une simple visualisation de la couleur vous rappelle ou vous en êtes sur un dossier en particulier, par exemple :

  • Terminée : Vert.
  • En cours : Jaune.
  • A faire / En attente : Rouge.

Couleur des dossiers par statuts.

Par projet

Vous pouvez aussi simplement utiliser une couleur pour définir un projet en particulier.

Couleur de dossier par projet

3. Utilisez une convention de nommage

Autre notion pour retrouver rapidement un document, lui appliquer une convention de nommage spécifique.

Par exemple, en nommant chaque document avec le projet ou le sujet entre crochets.

Exemple : « [Projet 1] Nom_Du_Document », ou encore avec simplement des initiales « [P1] Nom_Du_Document ».

Grâce à cette méthode, vous êtes sûr de retrouver rapidement tous les documents associés à un projet ou un sujet en particulier.

Convention de nommage par projet.

Convention de nommage par sujet.

4. Organisez les éléments partagé avec vous

Lorsqu’un document est partagé avec vous, il peut être difficile à localiser, car il n’est pas automatiquement ajouté dans votre dossier “Mon Drive”.

Lorsque vous avez besoin de travailler sur un document partagé (maintenant ou à l’avenir!), ajouter systématiquement celui-ci dans un des dossiers de votre espace “Mon Drive”.

Pour ajouter un document qui est partagé avec vous à “Mon Drive”, sélectionnez le document dans le dossier “partagé avec moi” puis faites un clic droit sur le fichier/dossier à ajouter et cliquez sur “Ajouter à Mon Drive”. En savoir plus sur le partage et la collaboration avec Google Drive.

Ajoutez les fichiers « partagés avec moi » à son Drive.

5. Utilisez les suivis

Pour retrouver rapidement des fichiers ou des dossiers, vous pouvez également utiliser le menu “Suivis” présent dans la zone de navigation de Google Drive.

Ce menu vous permet d’appliquer un “raccourci” sur des éléments de votre Drive, ce qui vous évite de perdre du temps à naviguer dans les différents sous niveaux de vos dossiers.

Il est ainsi intéressant d’utiliser les suivis pour vos fichiers/dossiers courant et les projets en cours.

Trouver rapidement des éléments depuis l’onglet « Suivis ».

Pour ajouter un document dans le menu “Suivis”, il vous suffit de faire un clic-droit sur le fichier ou le dossier concerné et de cliquer sur “Activer le suivi”.

Activer le suivi d’un élément de votre Drive.

Cette méthode est intéressante avec un nombre limité de suivis. En effet, si vous devez utiliser la molette de votre souris, c’est qu’il est peut-être temps de faire du “ménage” car vous avez trop de documents “suivis”.

6. Faites du ménage dans votre Drive !

Une fois que vous avez trouvé votre méthode de classement, il est important de faire du ménage régulièrement dans votre Drive. Cela afin de vous débarrassez des éléments inutiles qui monopolise de l’espace de stockage inutilement.

Pour vous aider dans cette tache, vous pouvez connaître les fichiers les plus encombrants présents sur votre Drive en cliquant sur le petit bouton « i » bleu (Accessible en passant la souris sur la partie « Acheter plus d’espace de stockage »).

Connaître le statut du quota de stockage de votre compte Google.

Vous aurez alors accès aux documents les plus volumineux de votre compte.

Si vous avez plus de 10 go dans sur votre messagerie Gmail, il est peut-être temps pour vous de faire du message dans votre boîte mail.

En effet, votre messagerie n’est pas un lieu de stockage. Prenez le temps de classer vos documents à sauvegarder dans des dossiers sur votre Drive ou encore un autre lieu de stockage (Dropbox, iCloud, …). Vous risquez ainsi de gagner en clarté et vous retrouverez plus simplement vos documents. En savoir plus…

7. Conclusion

Les conseils développés ci-dessous doivent vous permettre de trouver votre « propre méthode » de classement. En effet, chacun à une vision différente de la gestion et plus précisément du « rangement » de ses données.

J’espère en tout les cas que les « pistes » développées dans cet article vous auront permis de gagner en clarté et efficacité. 🙂

N’hésitez pas à me donner votre avis sur les propositions ci-dessus et de faire par de vos méthodes d’organisation dans les commentaires.


Sources : googledrive, flaticon

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4 Comments

  • STEPHANE GAUVIN

    Reply Reply 22 janvier 2017

    Bonjour,

    Très bon article simple et clair, merci !

    Un seul bémol, j’enlèverais dans la section 1 sous « Classer et ranger les dossiers principaux » toute mention d’utilisation de caractères spéciaux. Surtout si en plus l’usager utilise l’application Google Drive sur son PC pour la synchronisation des fichiers avec Drive. Nous savons que tous les caractères spéciaux peuvent créer éventuellement des problèmes d’accès, de synchronisations, de sauvegarde et récupération et voir même de corruptions de fichiers.

    Voilà, merci encore,

    Stéphane

    • Régis

      Régis

      Reply Reply 23 janvier 2017

      Bonjour Stéphane,

      Merci beaucoup de ton retour et de ta remarque pertinente.

      En effet, il faut faire attention avec les caractères spéciaux (je sais de quoi je parle avec un ‘ dans mon nom de famille ^^ ).

      Cependant, je pense que l’utilisation de ce type de caractère est intéressant sur des solutions comme Google Drive ou encore Evernote pour optimiser le classement. Je dirais qu’il faut les utiliser avec parcimonie pour éviter les erreurs que tu as pu développer (notamment à cause de solutions de synchronisation installer en local).

      Pour ma part, j’utilise le « # » et le « _ » depuis un moment avec Google Drive sans aucun problème à ce jour. Mais en effet à éviter dans le cas de synchronisation sur votre poste en local.

      Encore merci de ton retour et A bientôt ! 🙂

  • Flo

    Reply Reply 6 avril 2017

    Article interessant pour ceux qui commencent à entasser les fichiers dans le drive et qui cherchent la coordination par le cloud.
    Merci, j’ai trouvé des pistes d’amélioration pour la société dans laquelle je travaille. Les personnes ont tendance à laisser le drive de côté car ils ne comprennent pas son fonctionnement.
    Je vais m’appuyer sur les points décrits dans cette article pour faire de la formation en interne.
    Merci
    Flo

    • Régis

      Régis

      Reply Reply 6 avril 2017

      Merci beaucoup pour ce retour !

      En effet en général les personnes ne voient pas directement le potentiel du Drive. Ainsi, il est intéressant de leurs expliquer le potentiel de cette solution par des exemples concrets (Gain de temps avec une bonne méthode de classement ou de recherche, intérêt du partage et des fonctionnalités de collaboration, …).

      Bonne continuation ! 🙂

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