Gmail : Comment gérer efficacement et simplement sa messagerie ?

Comment gérer efficacement ma messagerie ? voilà une question que de nombreuses personnes se posent après être passées à côté de mail important. De nos jours nos boîtes Emails (Personnel, professionnel) sont vite saturées, notamment si nous ne mettons pas en place une méthode de gestion simple et efficace.

Pour répondre à cette problématique, je vous une solution basée sur la méthode GTD (Getting Thing Done) de David Allen.

Actuellement j’utilise Gmail comme messagerie. Que cela soit en professionnel (En entreprise avec les Google Apps) ou encore comme messagerie « perso ».

Je dispose également d’une adresse « poubelle », que j’utilise pour toutes les annonces ou autres notifications de moindre importance.

Même si je vous montre la solution sur Gmail, vous pouvez également la mettre en place sur d’autre messagerie comme Outlook ou Yahoo.

Vidéo de démonstration


Objectif zéro mail ! (non lus)

De nombreux articles présents sur internet nous poussent à viser l’objectif « zéro Email » dans notre boîte de réception. Je suis d’accord avec cette idée, mais pour ma part, je préciserais Zéro Email non lu !

En effet, il est pratiquement impossible d’atteindre l’objectif des zéro email dans notre boîte de réception (notamment au travail). Il y a toujours des mails en attente de réponse, des mails auxquels nous devrons répondre un peu plus tard, etc…

La méthode que je vais vous présenter ci-dessous permet de classer ses mails de sorte que l’ont sait exactement ou l’on se trouve dans la gestion de ceux-ci. Cela dans le but de nous libérer d’un stress inutile et de nous faire gagner un temps précieux.

Objectif "Zéro mail non lues."

Objectif « Zéro mail non lues. »

Méthode de classement GTD

La solution de gestion ci-dessous est adaptée de la méthode GTD (Getting Thing Done) de David Allen. Je l’ai adapté à la messagerie Gmail par l’intermédiaire de libellés et de sections.

Pour faire simple, voici une présentation rapide de cette méthode en 5 points :

  1. Capturer : Obtenez des idées de votre tête et sur votre système.
  2. Processus : Décidez ce que vous voulez faire avec cette idée. Quel est l’objectif ? Quelle est votre prochaine étape d’action ?
  3. Organiser : Stockez les résultats dans certaines catégories de confiance.
  4. Revoir : Examinez vos actions capturées aussi souvent que nécessaire.
  5. Traitement : Exécuter vos plans. Marquer des tâches comme Terminées !
Schéma de la méthode GTD.

Schéma de la méthode GTD.

Voyons maintenant cette méthode adaptée à Gmail ci-dessous.

Méthode GTD avec Gmail

Pour commencer, nous allons voir les différents cas de figure. A savoir comment fonctionne précisément le processus de gestion des mails.

1. La règle des 2 minutes

Pour commencer, dès la réception d’un mail vous devez vous poser la question suivante « Est-ce que je peux répondre à ce mail en moins de 2 minutes ? » Si oui, alors faites-le immédiatement !

Ce genre de réaction va vous permettre de vous débarrasser au plus vite de message peu important, ou demandant une réponse peu développée.

Evidemment si le message n’est pas important supprimer le directement ! ne garder pas de message inutilement, prenez l’habitude faire le tri systématiquement.

2. A traiter dans la journée/Semaine

Dans le cas où le mail demande un traitement plus « poussé », par exemple, vous devez rechercher des documents à joindre, avoir l’avis d’un collègue ou d’une autre personne. Transférer votre mail dans le libellé « Action ».

Cela signifie alors que ce mail doit être géré en priorité dans la journée ou dans la semaine.

Une fois la tâche effectuée, vous pouvez alors supprimer le mail ou l’archiver (4).

3. Mail en attente de réponse

Suite à la réception d’un mail il se peut que vous ayez répondu directement à un collègue et que vous attendiez alors son avis ou des informations de sa part pour avancer sur le sujet. Dans ce cas, placer votre mail dans le libellé « En Attente ».

Ensuite dès le retour de votre collègue vous pouvez avancer sur le dossier pour suppression ou encore archiver le mail.

4. Archiver/Supprimer/Stocker

La dernière étape consiste à archiver votre message, le supprimer ou encore stocker les documents joints.

Ainsi posez-vous la question suivante « Aurai-je besoin de ce mail à l’avenir ? ».  

Si « Oui », classer-le dans un libellé spécifique si « Non », supprimer votre mail !

Dans le cas où vous n’avez plus besoin du mail, mais des pièces jointes associées au document, enregistrez-les sur une espace de stockage dédié. Le plus simple avec Gmail est de le stocker sur votre espace de stockage Google Drive.

Vous pouvez si vous le souhaitez stocker vos documents ailleurs. Autre compte Cloud (Dropbox, iCloud, Evernote) en local sur votre poste, ou encore sur un serveur NAS.

"Affichage des Sections."

« Affichage des Sections. »

Informations complémentaires

Un mail peut ainsi naviguer entre les différents libellés avant d’être archivé ou supprimé (Ex : Action > En Attente > Action > Archive). Aucun problème à cela, car vous savez automatiquement ou vous en êtes après avoir traité vos mails.

Grâce à cette méthode, il est peu probable que vous ne sachiez plus ou vous en êtes dans le traitement de vos mails. 🙂

Même s’il faut un petit temps d’adaptation pour que le système devienne « automatique ».

Mise en place sur Gmail (Paramétrage)

Création des libellés

Appuyez sur le bouton « plus » présent dans la barre de menu latérale à gauche et cliquez sur « Créer un libellé ».

Création d'un libellé.

Création d’un libellé.

Créer ainsi les libellés « Action » et « En Attente ».

Affichage des sections de classement

Pour paramétrer différentes sections, cliquez sur « Paramètres > Boite de Réception ».

Choisissez alors le type de boite « Prioritaire » et paramétrez les sections comme la copie d’écran ci-dessous.

Paramètres > Boite de réception > Type de boite de réception.

Paramètres > Boîte de réception > Type de boîte de réception.

Ajoutez ensuite les libellés comme suit : « 1. Non lus », « 2. Action », « 3. En Attente », « 4. Autres messages ».

Ajouter une section > Autres options... > Choisir le libellé (action/en attente)

Ajouter une section > Autres options… > Choisir le libellé (action/en attente)

Vous devez alors avoir le résultat suivant avant de valider avec le bouton « enregistrer » en bas de page.

Paramétrage des sections de la boite de réception.

Paramétrage des sections de la boite de réception.

Modifiez la couleur des libellés

Pour modifier la couleur des libellés, il vous suffit de cliquer sur le bouton en face du libellé, dirigez-vous ensuite sur « Couleur du libellé » et choisissez une couleur.

Modifier la couleur d'un libellé sous Gmail

Modifier la couleur d’un libellé sous Gmail

Changer un Mail de Section

Pour transférer un mail d’une section à une autre, il faut simplement appliquer un libellé différent à celui-ci.

Cependant, pour visualiser le changement vous devez actualiser la page (Raccourci : Appuyez sur la touche F5).

Définir le libellé concerné (Action/En Attente)

Définir le libellé concerné (Action/En Attente)

Autres méthode : icônes de suivi

Si vous souhaitez utiliser cette méthode, mais que vous la trouver « lourde » de par l’utilisation des libellés, vous pouvez également l’appliquer avec les icônes de suivis.

Il vous suffit pour cela de simplement de choisir des couleurs en fonction des statuts (Action ou En attente).

Méthode GTD avec les icônes de suivi.

Méthode GTD avec les icônes de suivi.

Conclusion

Voilà pour cette solution permettant de gérer ses mails de façon plus efficace et sereine. N’hésitez pas à me donner votre avis sur cette solution (ou encore votre méthode de gestion !) depuis les commentaires ci-dessous. 🙂


Sources : MessagerieGmail, GTD.

Partager l'article >Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedInEmail this to someone

Leave A Response

* Denotes Required Field