Comment utiliser Asana ? (guide de démarrage)

Asana est selon moi l’un des meilleurs outils de gestion de projet actuellement disponible. Cette solution m’aide à économiser beaucoup de temps dans la réalisation de mes projets et tâches.

Dans cet article, je partage un « guide de démarrage » pour découvrir étape par étape comment utiliser Asana et planifier vos objectifs et réussir vos différentes projets.

Utiliser une solution de gestion de tâches/projets comme Asana permet d’améliorer son efficacité et de rationaliser certains traitement.

Voyons ci-dessous quelques bénéfices offerts par cet outil.

Lorsque vous attribuez une tâche à quelqu’un et que vous définissez une date d’échéance, quelque chose d’extraordinaire se produit ! les gens font simplement et efficacement ce qu’on leur dit. Parce qu’Asana crée tellement de transparence sur qui est responsable de quoi, il n’y a nulle part où se cacher.

Si vous manquez une date limite ou si vous ne respectez pas votre travail, tout le monde le saura. Cela permet aux gens de rester honnêtes et de travailler au mieux pour atteindre leurs objectifs.

Il est intéressant de comparez le système de gestion d’Asana à la réception d’email. En effet, il n’est pas toujours clair de savoir qui fait quoi ou quand le travail doit être fait. Il est beaucoup plus facile pour les gens de répondre simplement « Je travaille dessus » et de donner une excuse sur la façon dont les attentes n’étaient pas assez claires.

Il faut pensez Asana comme d’un espace dans lequel il est possible de suivre tous les aspects de ses projets (autant personnel que professionnel). En effet, il n’est pas seulement possible d’ajouter les choses que vous devez faire, mais également les choses que vous devez faire « avec » ou « pour » d’autres personnes.

Lors de la configuration votre compte Asana, vous avez la possibilité de configurer le compte en tant qu’une « organisation » ou d’un « espace de travail ».

Si vous avez un domaine de messagerie partagé dans votre entreprise (@nomentreprise.fr), vous serez automatiquement configuré en tant qu’organisation. Au sein d’une organisation il est possible de créer des équipes (marketing, production, développement) pour regrouper les membres de votre équipe. Au sein de chaque équipe, vous avez des projets sur lesquels l’équipe travaille.

L’alternative consiste à configurer votre compte en tant qu’espace de travail. Cette option est préférable si vous n’avez pas de domaine de messagerie partagé. La seule vraie différence entre un espace de travail et une organisation est que les espaces de travail n’ont pas d’équipes (essentiellement l’espace de travail est une grande équipe).

Quoi qu’il arrive, n’ayez pas d’inquiétude sur cet aspect. Vous pourrez toujours mettre à niveau un espace de travail vers une organisation par la suite si besoin. Chaque espace de travail et chaque équipe possède son propre calendrier et sa propre zone de conversation. Cela permet à une équipe de visualiser facilement toutes les tâches en cours et de communiquer les unes avec les autres juste à côté du travail.

Les projets hébergent les tâches sur lesquelles votre équipe travaillera et peuvent être définies en mode public ou privé en fonction de l’ouverture souhaitée. Un projet peut recevoir un propriétaire de projet et même une date d’échéance afin que tout le monde sache qui est responsable de faire avancer le projet et quand le projet doit être terminé.

De plus, chaque projet comprend son propre calendrier et sa propre zone de conversation. Ce qui est idéal pour visualiser des tâches et avoir des discussions liées à un projet spécifique.

L’une des façons d’organiser vos tâches dans un projet consiste à utiliser des sections. Vous pouvez créer une section simplement en cliquant sur la touche  » : «  à la fin d’une tâche, comme ci-dessous :

Les sections permettent de diviser ses tâches en zones logiques. Vous pouvez ainsi créer des sections comme bon vous semble.

Par exemple, lorsque vous planifiez un calendrier de contenu, vous pouvez utiliser des sections pour les mois de l’année. Ou lors de la planification d’une campagne marketing, vous pouvez utiliser des sections pour différents canaux marketing.

Au sein d’un projet, vous pouvez créer des tâches. Ce sont les principales unités de travail que vous utiliserez dans Asana.

Lorsque vous cliquez sur une tâche, le volet des tâches se déplie sur le côté droit afin que vous puissiez voir tous les détails de la tâche à côté de votre projet principal.

Dans chaque tâche, il y a des éléments clés à connaître :

C’est depuis cet onglet que nous obtenons un résumé de toutes les tâches qui nous sont assignées par les différents projets et équipes dont nous faisons partie.

Lorsque des tâches nous sont assignées, elles sont ajoutées à la section « Nouveau ». De là, nous devons alors déplacer la tâche dans l’un des trois parties suivantes :

Le point intéressant avec ces sections est que lorsque vous marquez une tâche pour plus tard, elle sera automatiquement déplacée vers le futur lorsque la date d’échéance est dans les 7 jours. Puis, le jour où il arrive à échéance, la tâche passe de « Bientôt » à « Aujourd’hui ».

Utiliser Asana de cette façon signifie que vous pouvez l’ouvrir le matin et que votre journée de travail est déjà prête pour vous, sans que vous ayez besoin de penser à quoi vous aller devoir travailler. 🙂

À partir de la page « Mes tâches », vous pouvez également afficher votre propre calendrier des tâches que vous venez de recevoir.

Vous pouvez même synchroniser cet espace avec votre calendrier Google Agenda ou encore celui d’Apple.

Pour récupérer l’URL de vos tâches, cliquez sur « la flèches en face du titre » et sur « Synchroniser avec un calendrier ».

Si vous souhaitez créer votre propre liste de tâches, ajoutez-les simplement à la page « Mes tâches » (beaucoup de personnes configurent leurs propres projets, mais utiliser l’onglet « Mes tâches » est généralement bien plus approprié).

En ajoutant une tâche sur cette page, vous pouvez créer une tâche privée (que vous seul pouvez voir) qui n’est attachée à aucun projet particulier.

Lorsque vous êtes abonné à une tâche, vous êtes averti de toutes les mises à jour de cette tâches. Vous voyez alors les commentaires et conversations depuis l’onglet « Boîte de réception ». Je vous suggère de désactiver les notifications par e-mail pour éviter d’être averti des mises à jour des tâches par e-mail ainsi que dans Asana.

Lorsque vous cliquez sur une notification, la tâche correspondante apparaît sur la droite afin que vous puissiez répondre ou mettre à jour rapidement la tâche. Lorsque vous avez terminé avec une notification, cliquez sur le « X » pour archiver la notification.

Si vous avez besoin de consulter les notifications précédentes, vous pouvez cliquer sur « Archiver » pour afficher les commentaires précédents et les déplacer dans la boîte de réception si nécessaire.

Voila pour ce tour d’horizon sur Asana ! J’espère que les informations développées ci-dessous vous aurons permise de bien débuter avec cette excellente solution de gestion de tâches/projets. J’utilise actuellement cette solution pour gérer mes différentes projets (personnel/professionnel) ainsi qu’en entreprise avec mes collègues.

Grâce à Asana je dispose d’un interface simple et efficace dans laquelle gérer toutes les choses qui sont importantes pour moi. Je sais en coup d’oeil ce que je dois faire et ou j’en suis dans l’avancement de mes projets.

Vous souhaitez en savoir plus sur le sujet ? N’hésitez pas à me laisser un message dans les commentaires ci-dessous ou encore me contacter depuis la page de contact pour un accompagnement renforcé.