Google Sheets : Les indispensables (2/2)

Suite au premier article sur les indispensables de Google Sheets, continuons la découverte des fonctionnalités essentielles de ce tableur avec ce deuxième épisode.

(Découvrez également les Indispensables pour Google Docs et Google Slides)

Tutoriel vidéo : Indispensables Sheets (2/2)

Appliquer des mises en forme conditionnelles

Cette fonctionnalité permet d’appliquer une mise en forme spécifique selon des paramètres définis. Elle est à mon avis très pratique pour rendre des fichiers sheets plus pertinent, agréable et efficace.

Cela permet notamment de rendre plus visuelles certaines valeurs (exemple : présence aux entraînements).

Exemple de mise en forme conditionnelle avec Sheets

Pour apprendre à utiliser pleinement cette fonctionnalité, je vous recommande de jeter un coup à l’article : Mise en forme conditionnelle et validation de données.

Créer une liste déroulante (Validation de données)

La fonctionnalité de validation de données et tout comme la mise en forme conditionnelle une fonction permettant d’améliorer l’efficacité et la pertinence de vos fichiers Sheets.

Vous pouvez avec cette fonction créer des listes déroulantes de différentes façon. Cela permet notamment de clarifier les données en évitant de dire la même chose de différente façon (ex: OK, ok, oui, Ok, OUI, vu, VU, …).

Exemple de liste déroulante avec Sheets

Pour apprendre à utiliser pleinement cette fonctionnalité, je vous recommande de jeter un coup à l’article : Mise en forme conditionnelle et validation de données.

Insérer des commentaires et remarques

Grâce à une solution de tableur en ligne comme Google Sheets, vous pouvez insérer simplement des remarques et des commentaires.

Les commentaires permettent notamment de poser des questions spécifiques à d’autres personnes travaillant sur le document.

  • Pour insérer un commentaire, cliquez sur « Insertion/clic-droit > Commentaire ».
  • Pour attribuer une tâche à quelqu’un, cliquez sur le bouton « + » dans la zone de commentaire et sélectionnez un contact mail.

Insertion d’un commentaire dans une cellule Sheets

Vous pouvez également avec Google sheets assigner une tâche à une personne en lui envoyant directement un mail depuis le fichier.

  • Pour insérer un commentaire cliquez sur « Insertion/clic-droit > Remarque ».

Insertion d’une remarque sous Sheets

Les remarques permettent quant à elles d’ajouter des consignes ou des informations sur des cellules.

Utiliser l’historique des versions

Voici une fonctionnalité très pratique si vous avez besoin d’afficher ou de restaurer le contenu d’un fichier à une date précédente. En effet, l’historique des versions permet de restaurer un fichier à une étape de modification précise.

Vous pouvez par exemple restaurer un fichier avant des erreurs de saisie. Vous pouvez ainsi revenir simplement en arrière en cas d’erreur.

  • Pour accéder à l’historique des versions cliquez sur « Fichier > Historique des versions > Afficher l’historique des versions ».

Restaurer un fichier depuis l’historique de révision.

Trier rapidement vos données

Si vous avez besoin de trier rapidement les données d’un fichier, il vous suffit d’utiliser la fonctionnalité de tri pour classer les données à votre goût.

  • Pour accéder au tri des données, cliquez sur « Clic-droit ou Données > Trier la plage… ».

Trier rapidement les données d’un tableau.

Pour trier plus précisément vos données vous pouvez également utiliser les filtres. En savoir plus depuis l’article : Maîtriser l’utilisation des filtres et des vues filtrées.

Effectuer un collage spécial

Fonction très pratique si vous souhaitez récupérer des informations spécifiques à une autre cellule.

Cette fonctionnalité propose ainsi plusieurs types de collage en récupérant uniquement

  • Les valeurs,
  • le format,
  • les largeurs de colonne,
  • les formules,
  • la validation de données,
  • la mise en forme conditionnelle.

Et également de copier les données « sans les bordures » et coller les données avec transposition ».

Récupérer des données avec un collage spécifique.

Collaboration en temps réel

Voici probablement l’une des fonctionnalités les plus importantes de la solution. Avoir la possibilité de travailler ensemble sur un même document.

Cela permet notamment d’en finir avec les échanges de pièces jointes incessantes depuis notre messagerie.

Avec Google Sheets, il suffit de partager un document pour ensuite travailler simplement et efficacement à plusieurs sur celui-ci. 

Travailler simultanément sur un même fichier avec Sheets.

Avec cette solution n’importe qui ayant accès au document en « modification » à la possibilité de saisir et de modifier des données en temps réel.

Le gain de temps et évidemment non négligeable en comparaison de l’utilisation d’un fichier tableur classique.

Vous souhaitez en savoir plus sur le partage et la collaboration avec G Suite ? je vous conseille de jeter un coup d’œil à l’article suivant : Le partage et la collaboration avec Google Drive.

Conclusion

Voilà pour ce deuxième épisode sur les fonctionnalités indispensables de Google Sheets. J’espère que ces deux articles vous auront permis d’apprendre des choses pertinentes sur le tableur de Google.

N’hésitez pas à me faire part de vos commentaires sur les différentes fonctionnalités dans les commentaires ci-dessous. 🙂

A très vite !

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