Google Sheets : Les indispensables (2/2)

Suite au premier article sur les indispensables de Google Sheets, continuons la découverte des fonctionnalités essentielles de ce tableur avec ce deuxième épisode.

(Découvrez également les Indispensables pour Google Docs et Google Slides)

Tutoriel vidéo : Indispensables Sheets (2/2)

Appliquer des mises en forme conditionnelles

Cette fonctionnalité permet d’appliquer une mise en forme spécifique selon des paramètres définis. Elle est à mon avis très pratique pour rendre des fichiers sheets plus pertinent, agréable et efficace.

Cela permet notamment de rendre plus visuelles certaines valeurs (exemple : présence aux entraînements).

Exemple de mise en forme conditionnelle avec Sheets

Pour apprendre à utiliser pleinement cette fonctionnalité, je vous recommande de jeter un coup à l’article : Mise en forme conditionnelle et validation de données.

Créer une liste déroulante (Validation de données)

La fonctionnalité de validation de données et tout comme la mise en forme conditionnelle une fonction permettant d’améliorer l’efficacité et la pertinence de vos fichiers Sheets.

Vous pouvez avec cette fonction créer des listes déroulantes de différentes façon. Cela permet notamment de clarifier les données en évitant de dire la même chose de différente façon (ex: OK, ok, oui, Ok, OUI, vu, VU, …).

Exemple de liste déroulante avec Sheets

Pour apprendre à utiliser pleinement cette fonctionnalité, je vous recommande de jeter un coup à l’article : Mise en forme conditionnelle et validation de données.

Insérer des commentaires et remarques

Grâce à une solution de tableur en ligne comme Google Sheets, vous pouvez insérer simplement des remarques et des commentaires.

Les commentaires permettent notamment de poser des questions spécifiques à d’autres personnes travaillant sur le document.

  • Pour insérer un commentaire, cliquez sur « Insertion/clic-droit > Commentaire ».
  • Pour attribuer une tâche à quelqu’un, cliquez sur le bouton « + » dans la zone de commentaire et sélectionnez un contact mail.
Insertion d’un commentaire dans une cellule Sheets

Vous pouvez également avec Google sheets assigner une tâche à une personne en lui envoyant directement un mail depuis le fichier.

  • Pour insérer un commentaire cliquez sur « Insertion/clic-droit > Remarque ».
Insertion d’une remarque sous Sheets

Les remarques permettent quant à elles d’ajouter des consignes ou des informations sur des cellules.

Utiliser l’historique des versions

Voici une fonctionnalité très pratique si vous avez besoin d’afficher ou de restaurer le contenu d’un fichier à une date précédente. En effet, l’historique des versions permet de restaurer un fichier à une étape de modification précise.

Vous pouvez par exemple restaurer un fichier avant des erreurs de saisie. Vous pouvez ainsi revenir simplement en arrière en cas d’erreur.

  • Pour accéder à l’historique des versions cliquez sur « Fichier > Historique des versions > Afficher l’historique des versions ».
Restaurer un fichier depuis l’historique de révision.

Trier rapidement vos données

Si vous avez besoin de trier rapidement les données d’un fichier, il vous suffit d’utiliser la fonctionnalité de tri pour classer les données à votre goût.

  • Pour accéder au tri des données, cliquez sur « Clic-droit ou Données > Trier la plage… ».
Trier rapidement les données d’un tableau.

Pour trier plus précisément vos données vous pouvez également utiliser les filtres. En savoir plus depuis l’article : Maîtriser l’utilisation des filtres et des vues filtrées.

Effectuer un collage spécial

Fonction très pratique si vous souhaitez récupérer des informations spécifiques à une autre cellule.

Cette fonctionnalité propose ainsi plusieurs types de collage en récupérant uniquement

  • Les valeurs,
  • le format,
  • les largeurs de colonne,
  • les formules,
  • la validation de données,
  • la mise en forme conditionnelle.

Et également de copier les données « sans les bordures » et coller les données avec transposition ».

Récupérer des données avec un collage spécifique.

Collaboration en temps réel

Voici probablement l’une des fonctionnalités les plus importantes de la solution. Avoir la possibilité de travailler ensemble sur un même document.

Cela permet notamment d’en finir avec les échanges de pièces jointes incessantes depuis notre messagerie.

Avec Google Sheets, il suffit de partager un document pour ensuite travailler simplement et efficacement à plusieurs sur celui-ci. 

Travailler simultanément sur un même fichier avec Sheets.

Avec cette solution n’importe qui ayant accès au document en « modification » à la possibilité de saisir et de modifier des données en temps réel.

Le gain de temps est évidemment non négligeable en comparaison de l’utilisation d’un fichier tableur classique.

Vous souhaitez en savoir plus sur le partage et la collaboration avec G Suite ? je vous conseille de jeter un coup d’œil à l’article suivant : Le partage et la collaboration avec Google Drive.

Conclusion

Voilà pour ce deuxième épisode sur les fonctionnalités indispensables de Google Sheets. J’espère que ces deux articles vous auront permis d’apprendre des choses pertinentes sur le tableur de Google.

N’hésitez pas à me faire part de vos commentaires sur les différentes fonctionnalités dans les commentaires ci-dessous. 🙂

A très vite !

Si vous avez trouvé une faute d’orthographe, merci de nous en informer en sélectionnant le texte en question et en appuyant sur « Ctrl + Entrée« .

25 Comments

  • Avatar

    Daniel Henriquet

    Reply Reply 6 avril 2019

    comment ouvrir Sheet sur la date du jour?
    Merci

    • Régis

      Régis

      Reply Reply 8 avril 2019

      Bonjour,

      Vous souhaitez ouvrir le fichier sur une cellule (ou une feuille) particulière j’imagine ?
      Dans ce cas, le plus simple est de récupérer l’adresse du fichier de l’emplacement en question (pour une cellule « clic-droit > Obtenir le lien vers cette cellule »).

      Il vous suffit alors d’utiliser ce lien pour accéder directement à l’emplacement souhaité. 🙂

      Bonne continuation!

  • Avatar

    Merzouk

    Reply Reply 12 juin 2019

    Bonjour,
    Tout d’abord Merci pour vos vidéos qui sont enrichissantes.
    Actuellement je travail sur un formulaire, j’ai utilisé pas mal de formules dans le fichier des réponses, le souci que je rencontre dès que je reçois une nouvelle réponse les formules ne sont plus valable sur cette nouvelle ligne sachant j’ai appliqué mes formules sur toutes lignes.
    Pouvez vous m’aider sur ce sujet ?
    Merci d’avance

    • Régis

      Régis

      Reply Reply 13 juin 2019

      Bonjour et merci pour ce retour! 🙂

      En effet, je comprends votre problématique… Dans ce cas l’une des solutions peut être de récupérer les données et d’appliquer les formules sur la copie afin d’éviter ces erreurs. Cependant il faudrait dans ce cas actualiser régulièrement les données. J’aimerais vous donnez plus de pistes d’amélioration, mais cela est difficile sans connaître concrètement le besoin. N’hésitez pas à m’en dire plus (si possible évidemment).

      Bonne continuation

      • Avatar

        Merzouk

        Reply Reply 13 juin 2019

        Bonjour,
        Merci pour votre retour.
        j’ai un fichier qui récupère les réponses saisies dans le formulaire, sur ce fichier j’ai utilisé quelques formules,
        j’ai fait glisser la poignée de remplissage automatique sur toutes les lignes, pour l’instant tous va bien je vois mes formules appliquées sur toute les lignes.

        Le problème c’est dès que je reçois une nouvelle réponse, une nouvelle qui s’ajoute dans le fichier mais sans les formules.
        Je ne sais quoi faire, peut être d’interdire l’insertion des nouvelles lignes? pareil je ne sais pas comment faire.
        Merci pour votre aide

        • Avatar

          Merzouk

          Reply Reply 17 juin 2019

          Merci pour votre conseil, ça marche maintenant on créant une copie comme vous avez dit.

          • Régis

            Régis

            19 juin 2019

            Parfait ! 🙂

  • Avatar

    Patrick

    Reply Reply 23 juin 2019

    Bonjour,
    Dans la colonne M j’ai une liste déroulante (Réparer, en attente de réparation), ce que je veux faire c’est quand je choisirai réparer je voudrai afficher la date dans la colonne K sinon je laisse la cellule vide.
    j’ai déjà commencé à travailler sur le script:
    function onEdit() {
    var s = SpreadsheetApp.getActiveSheet();
    var r = s.getActiveCell();
    if( r.getColumn() != 2 ) { //checks the column
    var row = r.getRow();
    var time = new Date();

    SpreadsheetApp.getActiveSheet().getRange(‘K’ + row.toString()).setValue(time);
    };
    };
    La macro fonctionne bien pour afficher la date c’est juste je n’arrive pas à ajouter la condition si égale réparer j’affiche la date sinon vide.

    Je vous remercie d’avance

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    Michel Clément

    Reply Reply 3 juillet 2019

    Bonjour est-ce possible, si oui comment fait-on?, d’imprimer les commentaires insérer dans son tableau sheets.
    Merci

    • Régis

      Régis

      Reply Reply 3 juillet 2019

      Bonjour Michel,

      Hélas il n’y a pas de solution actuellement pour imprimer les commentaires présents dans un tableau sous Sheets. :/

      Bonne continuation

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    gIAN iNGARGIOLA

    Reply Reply 8 juillet 2019

    bonjour
    Je voudrais avoir l’historique d’une cellule, à savoir, qui a modifié cette cellule
    Le fichier google sheet est partagé entre 20 personnes et je suis l’administrateur
    Quand je fais clic-droit sur la cellule, il ne me propose pas l’historique
    Cordialement

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    gIAN iNGARGIOLA

    Reply Reply 8 juillet 2019

    Bonjour
    J’ai lu quelque part que je pouvais avoir l’historique d’une cellule(modifification de la cellule, la date et par qui) d’un fichier google sheet.
    Je voulais savoir si vous aviez des informations à ce sujet.
    Bien à vous
    Gian

    • Régis

      Régis

      Reply Reply 8 juillet 2019

      Bonjour,

      En effet, c’est une fonctionnalité qui doit arriver très prochainement (dans les semaines à venir) sur Google Sheets. Elle sera accessible via un simple « clic-droit » sur une cellule.

      Bonne continuation

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    gIAN iNGARGIOLA

    Reply Reply 9 juillet 2019

    Monsieur
    Je me permet encore une fois de vous solliciter.
    J’ai réussi à me faire envoyer par mail une notification à chaque modification effectuée sur google sheet.
    Il apparaît que je reçois bien les notifications mais le tableau fourni avec ne fait pas état des modifications apportées par la personne citée :

    J’ai pensé vous faire une impression écran :

    https://drive.google.com/file/d/1unplZ5-aWEV-Gtm23Jh1Pg8i9ow6bnnc/view?usp=sharing

    La personne « HR » dans la 2ème colonne n’a pas effectué les modifications en jaune

    Pouvez-vous m’aider à comprendre?
    En vous remeciant mille fois par avance

    Cordialement
    Gian

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    gIAN iNGARGIOLA

    Reply Reply 9 juillet 2019

    Bonjour
    Curieusement, je n’ai plus le nom de l’utilisateur qui modifie les cellules

    Le message est désormais le suivant :

    Découvrez les modifications dans le document Google « Commandes – PAP – 2019 (réponses) » : Cliquez ici
    • Un utilisateur a effectué des modifications le 09/07/2019 entre 02:37 et 02:37 (heure d’été du Pacifique).
    Ouvrez la version actuelle du document Google « Commandes – PAP – 2019 (réponses) » : Cliquez ici

    Fourni par Google Sheets

    Vous ne voulez plus recevoir cet e-mail ? Cliquez ici

    Cordialement
    Gian INGARGIOLA

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    Mélina

    Reply Reply 27 novembre 2019

    Bonjour, dans une feuille de calcul sheets, suite a une intégration de base de données clients (donc adresse email, numéro de téléphone etc) le numéro qui commence par un +33 ou +9 etc se met en erreur. si je supprime le + il ne se met plus en cellule ERREUR ! mais il y a conflit avec mon CRM qui ne comprend pas que c’est un numéro de téléphone … Comment faire sur sheets pour que le +33 soit accepté dans une cellule ? Merci de votre aide !

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    Martin

    Reply Reply 12 février 2020

    Bonjour Régis.
    J’utilise GSheet, souvent en important une feuille depuis excel.
    Quand je retravail le Gsheet, je ne trouve plus la fonction de repérer les antécédents/dépendants d’une cellule. Existe-t-il une astuce autre que rechercher?
    Merci d’avance.
    Martin

    • Régis

      Régis

      Reply Reply 12 février 2020

      Bonjour Martin,

      Vous souhaitez voir les anciennes valeurs d’une cellules ? Si c’est bien cela, il faut faire un clic-droit sur le cellule et « afficher l’historique des modifications ». Est-ce que je réponds bien à la problématique ?

      Bonne continuation.

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    Martin

    Reply Reply 12 février 2020

    Merci pour ce retour rapide.
    Ce n’est pas exactement cela.
    Sous excel, c’est le menu : Formule -> Repérer les dépendant ou Repérer les antécédents.
    Cela permet de savoir si cette cellule est utilisée dans une formule de la feuille comme donnée. Par exemple la formule en C5 est =si(C2=1;1;0) qui dit que si la valeur de la cellule C2 = 1, alors 1 sinon 0.
    La fonction « Repérer les dépendants » de la cellule C2 montrera une flèche vers la cellule C5 indiquant que C5 utilise la valeur de C2 pour son résultat.
    A l’inverse, si on est sur la cellule C5, et on recherche les antécédents, alors une flèche indiquera la cellule C2 comme étant utilisée dans C5

    • Régis

      Régis

      Reply Reply 14 février 2020

      Bonjour Martin,

      Ok, merci de la précision! 😉

      Hélas cette fonctionnalité n’est pas disponible sous Google Sheets (pour le moment en tout les cas).

      Bonne continuation.

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    Akila

    Reply Reply 17 mars 2020

    Bonjour je cherche a diviser diagonallement la cellule A1 de mon fichier pour utiliser un titre pour la première ligne et un titre pour la première colonne dans la même cellule

    • Régis

      Régis

      Reply Reply 17 mars 2020

      Bonjour Akila,

      Hélas cela n’est pas possible avec Google Sheets. Vous pouvez cependant trouver une alternative en utilisant la fonctionnalité de fusion notamment.

      Bonne continuation.

  • Avatar

    Franck

    Reply Reply 8 octobre 2020

    Bonjour,

    Je ne trouve pas comment utiliser les remarques sur un mobile (Google Sheets App .
    Même si j’ouvre mon Google Sheet dans chrome sur le mobile je n’arrive pas a faire ce que je fait sur un ordinateur.

    Quelqu’un a la solution?

    Merci

  • Avatar

    Fanny Robert

    Reply Reply 25 novembre 2020

    Bonjour,

    Avez-vous une astuce pour rendre un fichier Google Sheet plus rapide en terme de chargement ?

    J’ai un fichier lourd et bien rempli (notamment d’images dans certaines cellule) et je cherche un moyen d’optimiser son accés et ses performances.

    Merci d’avance
    Cdt
    Fanny ROBERT

    • Régis

      Régis

      Reply Reply 26 novembre 2020

      Bonjour Fanny,

      En effet, c’est l’un des problèmes que nous pouvons tous rencontrer avec cette solution de tableur.

      Une méthode pour optimiser quelque peu la vitesse de chargement d’un fichier est de supprimer toutes les cellules vides inutiles. Cette simple méthode permet de gagner quelques secondes sur les fichiers lourds avec beaucoup de données.

      J’espère que cela s’avérera également payant dans votre cas. 🙂

      Bonne continuation.

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