Si vous avez déjà lu un ou plusieurs livres sur le sujet de la productivité, vous devez déjà savoir à quel point il peut être utile de se bloquer du temps. Cal Newport, un professeur américain qui écrit l’excellent livre « Deep Work » affirme notamment que nous pouvons effectuer la même quantité de travail avec une semaine de 40 heures avec des moments « bloquées » que nous le ferions dans une semaine non planifiée de 60 heures.
Voyons ainsi dans cet article plusieurs solutions pour se bloquer du temps afin d’optimiser la réalisation de nos différentes tâches et ainsi de gagner en efficacité et en sérénité.
1. Allouer du temps de planification
La première chose à faire est de passer un court laps de temps à définir ce que nous devons accomplir avant la fin de la semaine. Nous devons ici définir comment bien utiliser le temps disponible dans notre semaine.
Commençons par noter entre trois et cinq des tâches les plus importantes que nous devons accomplir. Les applications de prise de décision peuvent notamment nous aider à rendre cela plus facile.
Une fois que nous avons décrit les éléments essentiels, notons toutes les autres tâches essentielles qui ne sont pas aussi vitales que nos priorités.
Si nous travaillons en journée de huit heures, divisons-la en morceaux de différentes tailles. Nous pouvons ensuite consacrer à chacun de ces emplacements une tâche ou à un ensemble de tâches spécifiques.
Pour découper une journée de cette façon, nous pouvons utiliser une application comme Google Agenda ou toute autre application de calendrier. Si vous souhaitez ne pas utiliser de solution numérique, un stylo et un papier peuvent également permettre de faire le travail.
2. Être honnête avec soi-même
N’essayons pas de trop de nous soustraire au programme que nous avons défini. En effet, il est facile de sous-estimer la durée d’une tâche, surtout si nous pensons que nous serez 50% plus efficace que d’habitude. Si vous êtes quelqu’un qui n’a jamais fait de la gestion de temps (suivi de temps) auparavant, cela peu vous prendre un peu de temps pour trouver vos marques.
Le plus difficile au départ est de réussir à avoir une estimation pertinente du temps auquel nous pouvons nous concentrer sur un travail profond et difficile. Si nous consacrons quatre heures à un travail mais que nous ne pouvons vraiment nous concentrer intensément que pendant deux heures, ce sont dans ce cas deux heures de perdues qui auraient pu être consacrées à des tâches moins exigeantes.
Au fur et à mesure que nous apprenons à mieux nous connaître, nous arriverons à définir de plus en plus efficacement la durée de réalisation de chacune de nos tâches, nos estimations de bloc de temps deviendront ainsi plus précises. Et en retour, nous deviendrons plus productif. 🙂
3. Supprimer les distractions
Bloquer du temps fonctionne très bien en théorie. Mais en réalité, nous devons nous battre contre une multitudes de distractions. Pour réussir à bloquer notre temps et à respecter un horaire, nous devons nous débarrasser de tout ce qui tente d’attirer notre attention.
Chaque fois que nous nous concentrons sur une tâche planifiée, concentrons-nous sur rien d’autre que cette tâche planifiée. Fermez l’onglet les onglets de distractions (comme YouTube ou Facebook), mettons notre téléphone en mode avion et prévenons nos collègues de ne pas nous déranger.
Nous devons ensuite ne passez à aucune autre tâche tant que le temps n’est pas écoulé pour celle en cours. Il est fort à parier que nous serons surpris de ce que nous avons réalisé dans ce laps de temps. 😉
4. Ne pas être trop précis
Pour la plupart d’entre nous, nous sommes mauvais pour prédire combien de temps nous prendra la réalisation d’une tâche ou d’une autre.
Si nous sommes trop précis avec notre blocage du temps (ex: « 30 minutes pour réserver un lieu pour la fête »), nous avons déjà échoué lorsque nous n’atteignons pas cet objectif précis. Au lieu de cela, gardons nos blocs de temps relativement vagues, tout en continuant à travailler vers un objectif particulier.
Par exemple, « 30 minutes pour organiser la fête » fonctionne bien. Au lieu d’avoir un lieu réservé, le bloc de 30 minutes peut aboutir à une liste restreinte de lieux – nous sommes ainsi sur de trouver des pistes! Ces gains rapides sont ce qui permet de nous motiver à long terme.
5. Bloquer du temps ne signifie pas manquer de choix
Certaines personnes n’aiment pas le manque de choix tout au long de leur journée et craignent que bloquer du temps ne mène à un manque total d’options (ou encore à une perte de créativité).
Mais cela n’a évidemment pas besoin d’être le cas. Une bonne idée est de rendre notre bloc vague. Nous pouvons leur attribuer des noms tels que « Créer des diapositives Google Slides » ou « Rédiger des articles ».
Le but n’est pas nécessairement d’accomplir des tâches spécifiques en une seule séance. Il s’agit de progresser dans les domaines dont nous avons besoin, quel que soit le projet auquel nous consacrons du temps.
6. Garder des notes détaillées
Lorsque nous passons régulièrement d’une tâche à une autre, le passage à la tâche suivante peut prendre beaucoup de temps. Pour bloquer le temps avec succès, nous devons être dans le bon état d’esprit pour cela.
Pour ce faire, pensons à garder des notes détaillées. Nous pouvons le faire dans notre agenda Google ou sur papier. Mentionnons où nous sommes arrivé la dernière fois que nous avons travaillé sur un projet, les percées que nous avons faites et les prochaines étapes à réaliser pour continuer d’avancer.
Il est en effet intéressant de passer les dernières minutes de chaque bloc de temps à écrire ces notes afin de pouvoir entrer dans le bloc de temps suivant l’esprit clair.
7. Effectuer des révisions régulières
À la fin de chaque semaine, mois ou trimestre (selon ce qui nous convient le mieux), passons en revue les différents projets sur lesquels nous avons travaillé pour voir si notre approche du « blocage de temps » fonctionne pour nous. C’est la seule véritable façon d’apprendre à régler notre planning d’heure de manière efficace.
Lors d’un examen, nous pouvons nous poser les questions suivantes pour chaque projet:
- Qu’ai-je accompli depuis le dernier examen?
- Quelles tâches dois-je effectuer avant le prochain examen?
- À quel stade en suis-je avec chacun de mes projets?
Après cet analyse approfondi, nous serons mieux placé pour prendre des décisions pour l’avenir.
8. Ne pas être « trop » professionnel
Pour être efficace il est important de s’assurer de prévoir du temps pour nous reposer et nous détendre pendant nos journées.
Nous pouvons réservez du temps à passer avec notre partenaire ou des amis. Du temps à dépenser seul pour faire de l’exercice, lire ou encore jouer à un jeu-vidéo. Du temps pour aller faire du shopping, ou encore du temps pour rien faire.
Le risque étant de laisser ces tâches essentielles de côté et de se rendre compte que d’être à jour en matière de travail, mais entièrement en retard dans notre vie personnelle.
9. Utiliser les rappels
Qu’il s’agisse d’une fenêtre contextuelle de calendrier, d’un rappel par e-mail, d’une minuterie sur votre téléphone ou d’un chronomètre à l’ancienne, nous devons nous assurer de configurer des rappels auxquels nous sommes sûr de nous conformer (aller plus loin avec l’article : Libérez vous l’esprit avec les rappels sur Google Agenda!)
Si nous prenons 10 minutes supplémentaires sur chaque tâche, nous prendrons bientôt du retard sur d’autres projets. Voila pourquoi nous devons nous assurer de savoir quand notre bloc de temps touche à sa fin. Cela afin de pouvoir entrer dans le bon état d’esprit dans le bloc suivant.
En substance, le blocage du temps est un exercice simple pour séparer notre journée en plusieurs tranches de temps. S’il est respecté, cela nous aide à réaliser tout ce dont nous avons besoin, réduisant ainsi le stress.
Bien sûr, il y a des problèmes de motivation, de capacité à prédire combien de temps les choses vont prendre et des perturbations imprévues. Mais l’utilisation de cette méthode peut nous aider à réduire la procrastination et à rendre les journées de travail plus efficaces tout en nous redonner du temps personnel.
Pour conclure…
Dans un monde de distraction, le blocage du temps offre une excellente solution pour travailler tout en profitant de notre vie personnelle.
Maîtriser cette pratique peut prendre un certain temps à assimiler et à intégrer, mais cela permet ensuite d’en faire beaucoup plus dans un laps de temps plus court. Le plus important étant de commencer.
Pour cela, il est intéressant de commencer en notant nos objectifs les plus importants, ensuite de commencer lentement et de suivre ses progrès pas à pas. Pour au final devenir un maître de productivité. 😉
Portez-vous bien et à bientôt!
Source : images-unsplash
