Découvrez et utilisez pleinement Google Forms !

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Google Forms est une excellente solution pour créer rapidement des formulaires afin de récupérer et analyser simplement des données.

Il est très simple de créer un formulaire ou une enquête avec Google Forms. Cependant, il est pertinent de faire un tour complet de l’application afin de connaître toutes les possibilités offertes par cet outil.

Ainsi, nous allons voir en détail dans cet article comment elle fonctionne et comment la paramétrer en fonction de ses besoins.

Démonstration vidéo

Création d’un formulaire

Pour créer un formulaire, je vous conseille de passer par Google Drive et de procéder comme suit :

1 – Cliquez sur le bouton « Nouveau ».

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Google Drive > Nouveau

2 – Dirigez-vous ensuite sur « Plus » et cliquez sur « Google Forms ».

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Nouveau > Plus > Google Forms.

L’interface de Google Forms

Suite à la création d’un Google Forms, voyons en détail les éléments qui sont disponibles dans l’éditeur d’un Google Forms :

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Présentation de l’interface de Google Drive.

  1. Onglet des questions: zone dans laquelle nous allons ajouter et éditer les différentes questions, titres et sections.
  2. Onglet des réponses: permet de visualiser les résultats sous différentes forme selon les questions posées.
  3. Barre d’édition : permet d’ajouter des éléments dans l’onglet question (Question, titre, image, vidéo, section).
  4. Bouton « Personnaliser le thème » : permet de personnaliser le formulaire (En tête, couleur du thème, couleur d’arrière-plan, style de police).
  5. Bouton « Aperçu » : visualiser le résultat final du formulaire dans une nouvelle fenêtre.
  6. Bouton « Paramètres »: permet d’éditer les différents paramètres de votre formulaire.
  7. Bouton « Envoyer » : permet d’accéder aux options de diffusion de son formulaire.
  8. Bouton « Autres » (trois petits point) : permet d’accéder à des options supplémentaires (Créer une copie, supprimer, obtenir le lien, imprimer, modules complémentaires, ajouter des éditeurs, etc…).

Les outils de la barre d’édition

La barre d’édition propose de nombreux outils pour créer un formulaire adaptés à ses besoins. Voyons ci-dessous en détail les différents éléments disponibles.

Questions

Google Forms propose une multitude de types de questions (1 – 2) pour récupérer des données.

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Les différentes types de questions disponibles.

Voici en détail les différentes questions disponibles :

Saisir une réponse

  • Réponse courte : Les utilisateurs peuvent écrire des réponses en seulement quelques mots.
  • Paragraphe : Les utilisateurs peuvent écrire des réponses longues sur un ou plusieurs paragraphes.

Si besoin, vous pouvez définir des règles que les utilisateurs devront suivre (ex : Numéro, Texte, Longueur, Expression régulières) et proposer une description depuis le bouton avec les trois points verticaux (3).

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Question > Réponse courte.

Saisir dans une liste

  • Choix multiples : choisir une réponse parmi plusieurs propositions.
  • Cases à cocher : choisir une ou plusieurs option(s).
  • Liste déroulante : un choix dans une liste déroulante.
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Question > Choix multiples.

Importation

  • Importer un fichier : permet aux personnes d’envoyer un fichier (stocker dans le Drive du Propriétaire du formulaire).
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Question > Importer un fichier.

Choisir dans une grille

  • Echelle linéaire : permet d’évaluer une question sur une échelle (ex : 1 à 5).
  • Grille à choix multiples : Les utilisateurs peuvent choisir parmi plusieurs options.
  • Grille de cases à cocher : Permet de choisir une ou plusieurs option(s) dans une grille.
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Question > Echelle linéaire.

Sélectionner une valeur de temps

  • Date : saisir une date dans une case.
  • Heure : saisir une date ou une durée.

 

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Question > Date.

Titre et description

Depuis le bouton titre et description (1) vous pouvez organiser vos questions en différentes catégories dans la zone des questions (2).

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Ajouter un champ titre/description à son Google Forms.

Image et vidéo

Permet d’intégrer des images ou des vidéos dans le corps du formulaire.

 

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Ajouter une vidéo ou une image dans un Google Forms.

Section

Les sections sont très intéressantes avec Google Forms ! Elles permettent de créer un cheminement différent en fonction des réponses des personnes.

Par exemple, vous poser la question suivante « Serez-vous présent ? » :

Si la personne répond …

  • « Oui » elle accède à la « section 2 ».

Si la personne répond …

  • « Non » elle arrive à la section « envoyer le formulaire ».
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Ajouter une (ou plusieurs) section(s) dans un Google Forms.

Une fois que vous avez créé une section, vous pouvez agir sur celle-ci avec le bouton des trois points verticaux (3).

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options disponibles sur une section.

Personnaliser un Google Forms

Avec la solution vous avez accès à quelques fonctionnalités pour personnaliser le design de votre formulaire.

Soit les options de thème suivantes :

  • En-tête,
  • Couleur du thème,
  • Couleur d’arrière-plan,
  • Style de la police.
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Personnaliser le design de votre formulaire.

Paramétrer son formulaire

Google nous permet également de paramétrer de façon précise notre formulaire.

Il est ainsi possible depuis ce menu d’adapter pleinement un formulaire à un besoin précis (enquête, formulaire, questionnaire, …).

Pour accéder aux paramètres, cliquez sur le bouton avec la roue crantée en haut à droite.

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Accès aux paramètres de Google Forms

Général

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Paramètres > Général.

Depuis cet onglet vous pouvez cocher les options suivantes :

  • Collecter les adresses e-mail : permet de récupérer automatiquement les adresses emails des personnes qui ont répondues au formulaire (ajoute un champ e-mail obligatoire).
  • Envoyer une copie des réponses : les personnes ayant répondues reçoivent une copie de leurs réponses.

Connexion obligatoire

  • Limiter à une réponse : empêche de répondre plus d’une fois au formulaire.

Les répondants peuvent

  • Modifier les réponses après l’envoi : autorise les personnes à revenir sur le formulaire pour modifier leurs réponses.
  • Consulter les graphiques récapitulatifs et les réponses… : permet aux personnes ayant répondues au formulaire de visualiser les graphiques et les réponses.

Présentation

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Paramètres > Présentation.

Depuis cet onglet vous pouvez paramétrer les options suivantes :

  • Afficher la barre de progression.
  • Trier les questions en mode aléatoire.
  • Afficher le lien pour envoyer une autre réponse.

Message de confirmation

Permet de définir le message de réponse que verront les personnes après avoir validé et terminé le formulaire.

Questionnaire

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Paramètres > Questionnaires.

Depuis cet onglet vous pouvez transformer le formulaire en questionnaire.

Une fois la case cochée vous avez accès aux options suivantes :

Publier la note

  • Immédiatement après chaque envoi.
  • Plus tard, après examen manuel (Active automatiquement la collecte des adresses email).

Le répondant peut voir les éléments suivants

  • Questions aux réponses incorrectes : Signaler les questions pour lesquelles les réponses sont incorrectes.
  • Bonnes réponses : Affiche la bonne réponse pour chaque question une fois les notes publiées.
  • Nombre de points : Affiche le nombre total de points et le nombre de points obtenus pour chaque question.

Autres options

En passant par le bouton « Autres » (trois petits points verticaux) nous avons accès à des options pour agir directement sur le formulaire.

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Autres options disponibles sur un Forms.

  • Annuler : annule l’action précédente.
  • Créer une copie : création d’une copie du formulaire courant.
  • Placer dans la corbeille : mettre le formulaire dans la corbeille du Drive.
  • Obtenir le lien : récupérer le lien partageable du formulaire.
  • Imprimer : imprimer le contenu du formulaire.
  • Ajouter des collaborateurs : ajouter des personnes pour éditer le formulaire.
  • Éditeur de scripts : permet d’accéder à l’interface de programmation (pour les développeurs).
  • Modules complémentaires… : permet d’accéder aux modules complémentaires disponibles (ajouts de fonctionnalités supplémentaires).
  • Préférences : définir des options par défaut de Google Forms.

Envoyer un formulaire

Une fois votre formulaire terminé et pour le diffuser, cliquez sur le bouton « Envoyer ».

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Options de diffusion du formulaire.

Vous avez alors plusieurs options de diffusion.

  • Envoyer par email : intègre et diffuse le formulaire dans un email.
  • Récupérer le lien du formulaire : récupérer le lien pour le diffuser par la suite (ex: intégration dans un email, par tchat, etc…).
  • Intégrer le code HTML : intégrer le formulaire dans un site internet (ex : formulaire de contact).
  • Partager sur les réseaux-sociaux : diffuser le formulaire sur Facebook, Twitter, Google+.

Suivi des réponses

Une fois que vous avez transmis votre formulaire, les participants doivent alors le remplir. Au fur et à mesure des réponses, vous allez pouvoir suivre l’évolution de ces retours.

Soit depuis l’onglet « réponses » ou encore directement depuis un fichier Google Sheets.

Depuis l’onglet « Réponses »

Le plus simple suivre l’évolution de votre formulaire est de cliquer sur l’onglet « Réponses ».

Vous découvriez alors les réponses sous différentes formes selon la façon dont vous l’avez créé. Généralement les informations proposés come les graphiques sont très pertinentes pour analyser rapidement les résultats.

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Exemple de réponses d’un Google Forms

Depuis un Google Sheets

Pour analyser vos données plus « finement » et notamment créer vos propres graphiques avec ces données (ou autres), vous pouvez les récupérer dans un fichier Google Sheets.

Cela simplement en cliquant sur l’icône correspondante en haut à droite de l’onglet réponses.

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Récupérer les réponses dans un fichier Google Sheets

Autres options

Enfin, vous avez également accès aux options suivantes depuis le bouton avec les trois points verticaux :

  • Recevoir une notification lorsqu’une réponse est ajoutée.
  • Sélectionner la destination des réponses : choisir un fichier Google Sheets en particulier.
  • Supprimer le lien vers le formulaire : lorsque le formulaire et associé à un fichier Sheets.
  • Télécharger les réponses (.csv) : récupérer un fichier avec les réponses au format CSV.
  • Imprimer toutes les réponses.
  • Supprimer toutes les réponses : permet de réinitialiser le formulaire.
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Autres options disponibles dans l’onglet « réponses »

Cas d’usages Google Forms

programCette application est parfaite dès que vous avez besoin de collecter et d’analyser des données. Pour vous donner des idées d’utilisation, voici ci-dessous une liste de cas d’usages :

  • Sondage pour définir d’une date et des activités à réaliser (ex : vacance entre amis).
  • Enquête auprès de ses clients (ex : boutique).
  • Suivre des demandes d’intervention (ex : panne, incident, …).
  • Suivre les inscriptions de ses adhérents (ex : association).
  • Abonnement à une newsletters d’un site (ex : Blog, site web).
  • Proposer un Quiz pour valider des connaissances (ex : Formation, Ecole).
  • Bien plus encore…

Si vous avez d’autres cas d’usages à me proposer, n’hésitez pas à m’en faire part dans les commentaires. Je les ajouterai alors dans cette liste. 🙂

Pour conclure…

Google Forms est véritablement une solution extrêmement simple et pratique pour récupérer et analyser des données.

La firme de Mountain View nous propose avec ce service une solution agréable à prendre en main et puissante.

Vous utilisez Google Forms ou vous avez des questions sur celle-ci ? N’hésitez pas à poser vos questions dans la zone des commentaires précédentes ci-dessous !

À bientôt. 😉

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