Google Forms : Créer une solution de demande d’intervention

L’application Forms de Google est une excellente application pour réaliser simplement des formulaires ou des questionnaires. Au-delà de l’aspect « formulaire », il est possible de détourner sa fonction première en l’exploitant à d’autre fin, grâce notamment à son interaction avec le tableur Google Sheets.

L’association entre Sheets et Forms permet de récupérer simplement des données depuis un Google Forms et ensuite de les traiter depuis l’application de tableur de Google.

Voyons ci-dessous un cas pratique avec une utilisation « détournée » de Google Forms avec la mise en place d’une solution de demande d’intervention.

Solution de demande d’intervention

Nous allons créer ici une solution permettant à des utilisateurs de renseigner un formulaire de demande d’intervention, et de permettre à des techniciens (par exemple) de gérer depuis le fichier sheets associé le statut de ces demandes.

Voici ci-dessous le détail de cette solution.

Création du formulaire

Dans un premier temps, nous allons devoir créer le formulaire. Pour cela, dirigez-vous vers votre espace Google Drive, et cliquez sur « Nouveau > Plus > Google Forms ».

Vous accéderez alors directement à votre formulaire.

Création du formulaire « Demande d’intervention ».

Maintenant que nous sommes sur le formulaire, nous allons ajouter les différents champs qui nous intéressent pour gérer nos demandes.

Voici ci-dessous la liste des éléments présents dans le formulaire :

  • Date de la demande (Pour connaître le moment exact de la demande).
  • Nom / Prénom du demandeur (Format : réponse courte).
  • Numéro de téléphone du demandeur (Format : réponse courte).
  • Type d’intervention (Format choix multiples).
  • Description précise de la demande (Format : réponse courte).

Ajoutez les champs à renseigner dans le Google Forms.

Paramètres du formulaire

Une fois que vous avez ajouté tous les champs pour récupérer les informations pertinentes, cliquez sur le bouton Paramètres en haut à droite du formulaire.

Cliquez sur le bouton Paramètres.

Une fois dans ce menu, nous allons pouvoir activer d’autres paramètres qui peuvent être utiles comme récupérer automatiquement l’adresse mail.

Sélectionnez les paramètres supplémentaires qui vous intéressent.

Je vous laisse le soin d’optimiser plus en détail le formulaire à votre goût en cliquant sur l’icône de palette de couleurs. 🙂

Enfin pour visualiser votre formulaire, cliquez sur le petit œil en haut à droite.

Voici ci-dessous l’exemple du cas pratique.

Formulaire de demande d’intervention

Création du fichier Sheets associé

Suite à la création du formulaire, nous allons créer simplement un fichier Sheets associé à ce formulaire en cliquant sur « l’onglet Réponse > Puis sur le bouton Sheets » (exemple ci-dessous).

Création du fichier Sheets-forms

Création du fichier Sheets associé au formulaire

Optimisation du fichier Sheets

Maintenant que le fichier Sheets est créé, nous allons l’optimiser pour le rendre plus attractif pour les intervenants.

Voici ci-dessous quelques améliorations à apporter au fichier.

Création d’une zone pour les intervenants :

Pour commencer, nous allons rajouter trois colonnes supplémentaires devant les données récupérées par le formulaire.

Création de 3 colonnes intervenants.

Une fois les colonnes ajoutées, nous allons les définir comme suit :

  1. Intervenant : Nom de l’intervenant qui va prendre en charge la demande.
  2. Statut : État actuel de la demande prise en charge par un intervenant (Ex. ci-dessous).
    • En cours : en cours de résolution.
    • Transmis : transmis à une autre personne/service.
    • Terminé : demande résolue.
  3. Commentaires : zone de commentaires pour donner des détails sur la résolution.

Je vous conseille également de mettre en forme le fichier avec la fonctionnalité de validation de données et de mise en forme conditionnelle.

Vous pouvez également appliquer des couleurs alternées depuis le menu suivant « Format > Couleurs en alternance ».

Voici ci-dessous un exemple de fichier Sheets avec les fonctionnalités développées ci-dessus :

Exemple de fichier Sheets « demande d’intervention ».

Pour éviter que les intervenants suppriment par erreurs les données reçus depuis le formulaire, je vous conseille également de verrouiller les plages de cellules correspondantes. En savoir plus : Protéger une feuille ou des cellules.

La vidéo de démonstration

Conclusion

Vous pouvez évidemment aller plus loin avec cette solution. Par exemple, rien ne vous empêche de réaliser des bons d’intervention à imprimer ou stocker en numérique depuis un autre onglet du fichier Sheets.

Cette solution est en effet très basique, mais elle peut totalement faire l’affaire si vous souhaitez mettre en place une solution légère, simple et gratuite.

En tous les cas j’espère que cet exemple vous aura été utile. 🙂

N’hésitez pas à me faire part de votre avis sur la solution démontrée dans cet article depuis les commentaires ci-dessous !

@Bientôt.

Si vous avez trouvé une faute d’orthographe, merci de nous en informer en sélectionnant le texte en question et en appuyant sur « Ctrl + Entrée« .

25 Comments

  • Avatar

    Pauline

    Reply Reply 8 janvier 2019

    Bonjour,

    J’utilise Google Form pour des demandes SAV.
    J’ai ajouté l’outil « import de fichier » seulement demande obligatoirement de se connecter avec une adresse GMAIL.
    Est-il possible d’enlever cette connexion obligatoire ?

    merci d’avance

    • Régis

      Régis

      Reply Reply 8 janvier 2019

      Bonjour Pauline,

      En effet, il n’est hélas pas possible d’enlever cette connexion obligatoire pour envoyer des pièces jointes (pour le moment en tout les cas).

      Espérons que Google permette à l’avenir à des personnes sans compte Google d’importer des documents.

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    eric

    Reply Reply 1 mars 2019

    Bonjour,
    Je souhaitais mettre en place cette solution dans mon entreprise qui emploie un prestataire pour la maintenance.
    votre solution d’y intégrer un sheet m’a fortement motivé a le proposer et le mettre en place.
    Mon entreprise compte 330 employés susceptibles d’utiliser ce formulaire, mais je me demande comment l’intégrer et le rendre très facilement accessible par tous.
    Où ce formulaire doit il se trouver ? chaque employé à sa propre adresse gmail car nous travaillons sous environnement google, mais est-ce que chaque employé doit mettre ce formulaire dans son propre drive professionnel pour y accéder (après l’avoir mis en partage en mode visu uniquement) ?
    merci pour votre réponse.

    • Régis

      Régis

      Reply Reply 2 mars 2019

      Bonjour Eric,

      Cette solution pourrait en effet correspondre parfaitement à votre besoin. J’ai également développé cette solution dans mon entreprise actuelle (pour un service particulier). Dans notre cas, le formulaire est accessible depuis le site Intranet de l’entreprise.

      Vous avez de nombreuses possibilités que chaque employé est accès simplement au formulaire. Voici quelques possibilités :
      – Depuis un site Intranet (ou un Google Site dédié au support avec le formulaire d’aide et des ressources ?)
      – Ajouter une icône d’accès rapide (dans les favoris du navigateur ou encore sur le bureau du système d’exploitation)
      – Transmettre le lien par mail et spécifier aux employés de passer par ce biais pour leur demande (risque de perte du lien dans ce cas, etc…)

      Évidemment vous avez encore bien d’autres possibilités, mais il faut trouver ici une méthode simple d’accès et rapide pour les utilisateurs. De plus, si vous souhaitez mettre en place se type de formulaire, je vous recommande également de réfléchir à un faire une communication forte sur le sujet. Croyez-moi, les anciennes habitudes sont difficiles à casser. J’ai en notamment fait l’expérience par le passé. 😉

      Malgré tout, récupérer les besoins et problèmes par ce biais est véritablement bénéfique pour tout le monde. Notamment car cela permet de faire un suivi plus efficace des demandes (plus pertinent que de gérer cet aspect par email par exemple).

      Surtout, n’hésitez pas à revenir vers moi si vous avez d’autres questions sur le sujet! 🙂

      Bonne continuation dans ce projet.

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    eric

    Reply Reply 2 mars 2019

    Nous sommes catégoriquement du même avis…
    je pense plutôt recommander à chaque collaborateur de positionner un raccourcis sur le bureau, et d’ajouter un lien dans les favoris. De toute façon, j’emploierai toute méthode possible concernant la com, e-mail compris, et mini formation par vidéo, les gens n’ayant pas tous le même niveau en informatique chez nous, mais il est temps de passer à autre chose qu’un vulgaire cahier !
    Je ne manquerai pas de revenir ici pour préciser l’avancement du projet, si petit soit-il, cela risque de prendre un peu de temps.

    • Régis

      Régis

      Reply Reply 3 mars 2019

      Je pense également que c’est la bonne méthode pour commencer!
      Votre retour d’expérience sera évidemment plus que bienvenu par la suite. 🙂

      À bientôt et bonne continuation pour la mise en place de cette solution.

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    Eric

    Reply Reply 5 mars 2019

    Bonjour.
    Alors je suis entrain de tester une version avec un sheet en parallèle.
    Pour ne pas trop surcharger le doc j’ai supprimé les 3 lignes test mais je me suis rendu compte que lors de la saisie suivante dans google form et l’ouverture du sheet, les lignes se remplissent en ligne 4 ou 5,laissant celles que j’ai supprimée vides !
    Comment remédier a ça ?
    Je sais que le but n’est justement pas de supprimer la sauvegarde des réponses mais étant en phase de test c’est assez pénible.
    Merci.

    • Régis

      Régis

      Reply Reply 6 mars 2019

      Bonjour Eric,

      Est-ce que vous avez supprimé les lignes ou le contenu des lignes ?
      Après test il faut bien ici supprimer les lignes en les sélectionnant depuis les numéro de ligne. Cela évite les lignes blanches par la suite.

      • Avatar

        eric

        Reply Reply 6 mars 2019

        Exact, vous avez raison, je viens de refaire le test, et cela fonctionne une fois les « lignes » supprimées.
        Autant pour moi.
        affaire à suivre.
        Merci à vous pour vos réponses.

        • Avatar

          Eric

          Reply Reply 9 mars 2019

          Bonsoir,
          Alors, vous allez dire que je vous embête, mais j’ai une petite question…
          L’intervenant aura accès au fichier sheet, et uniquement celui-là, mais j’aimerai qu’il reçoive un mail à chaque fois que le questionnaire aura été rempli.
          Comment lui envoyer une notif ou un mail sachant qu’il n’a accès qu’au doc sheet ?

          • Régis

            Régis

            11 mars 2019

            Bonjour Eric,

            Pas du tout! 🙂

            Je comprend tout à fait votre question. Elle est même totalement logique compte-tenu du besoin.

            Pour que l’intervenant reçoive un mail dès qu’un nouvel incident est renseigné dans le fichier Sheets, il doit activer l’option de notification. Voici d’ailleurs l’article qui répond en détail à ce point. 🙂

            Bonne continuation et n’hésitez pas si vous avez d’autres questions sur le sujet!

          • Avatar

            Eric

            11 mars 2019

            Tout simplement génial !
            Les questions me viennent vraiment au fur et à mesure que j’avance dans la mise en place du document.
            Je présente ce projet dans la semaine normalement.
            Comment puis-je créer une incrémentation auto à chaque création de ligne dans le sheet ?
            J’ai essayé une formule genre si telle cellule est non vide, alors =0001.
            mais dès que je teste en réel, la formule saute à la création de la nouvelle ligne.
            En gros, c’est une nouvelle ligne qui est créé, mais sans utiliser celles déjà en place avec des formules.
            C’est juste pour pouvoir donner un numéro à la demande d’intervention de façon auto.
            encore merci à vous.

          • Avatar

            Eric,

            6 mai 2019

            Bonjour Regis.
            Je viens vous informer de l’avancée de mon projet, qui en fait ne se fera pas.
            Le cadre responsable de la maintenance a trouvé ça vraiment pertinent, compte tenu de l’utilisation toute récente de l’environnement google dans notre entreprise, mais il m’a également annoncé qu’un nouveau logiciel de GMAO entrait en action dans les semaines à venir, et ce logiciel intègre la maintenance de mon outil de travail qui reste sous-traité quand même.
            Voilà…tout ce travail pour rien, mais l’idée a quand même plu, c’est l’essentiel, du moins pour moi, simple ouvrier.

  • Avatar

    eric

    Reply Reply 13 mars 2019

    Bonjour,
    En plus de la question sur une incrémentation auto pour constituer un n° d’intervention, je suis en train de tester le final en réel.
    Je m’aperçois qu’en fait, le formulaire est envoyer par mail, soit avec le formulaire intégrer au mail, soit accessible par un lien, mais toujours par mail.
    En fait, est-il possible d’avoir ce formulaire accessible sous forme d’icone, via le drive des employés, plutôt que de chercher dans les mails, ce qui pour eux serait très contraignant. Dans votre première réponse, vous en parlez, comme étant accessible depuis le site intranet, et c’est cette solution qui m’intéresse le plus.
    la solution serait, si uniquement accessible par mail, de mettre la page du formulaire dans les favoris de google. Je ne voyais pas la chose comme ça du coup.
    Dans l’attente, Merci.

    • Régis

      Régis

      Reply Reply 13 mars 2019

      Bonjour Eric,

      Concernant l’incrémentation je pense en effet qu’il dit y avoir une méthode pour gérer ces aspects. Personnellement, je manque de temps pour investiguer sur ce point actuellement…

      Pour l’accès au formulaire, vous pouvez utiliser le lien disponible dans le bouton « envoyer » comme bon vous semble. Comme par exemple créer une icône de raccourci sur le bureau des utilisateur, l’ajouter directement dans la barre de favoris (leurs proposer une procédure d’ajout ?), ou encore proposer le lien sur votre site Intranet (page principale ou spécifique).

      Je ne sais pas si je répond ici bien à votre question ?

  • Avatar

    Thomas

    Reply Reply 24 avril 2019

    Bonjour,

    J’utilise Form pour effectuer des audits pour nos prestations. Mais afin de valider l’audit, je dois faire le signer au audités. ma question est donc la suivante :
    – Comment puis-je faire signer le form à mes collaborateurs ? par quel procédé ? y’a t-il un moyen de faire signer électroniquement tous en répondant aux lois en vigueur ?

    Cordialement,

  • Avatar

    BOUJON

    Reply Reply 3 mai 2019

    Bonjour

    Comment protéger les questions du formulaire afin qu’il ne puisse que répondre aux questions et ne pas les modifier?

    Merci

    • Régis

      Régis

      Reply Reply 5 mai 2019

      Bonjour,

      Pour empêcher les personnes ayants répondus à un formulaire de modifier les réponses déjà enregistrer, il faut vérifier que l’option « Modifier les réponses après l’envoi » ne soit pas cochée dans les paramètres du Google Forms (paramètre accessibles depuis la roue cranté en haut à droite du mode d’édition).

      Bonne continuation.

      • Avatar

        BOUJON

        Reply Reply 6 mai 2019

        Bonjour

        La réponse ne répond pas exactement à ma question. Ma question est : comment protéger les questions du formulaire des utilisateur?

        Voici la situation : Je fais des salons de Bien-être sur lesquels je propose une loterie sur tablette. Cette loterie est sur un google form. j’y accede donc via mon google drive.

        Les joueurs ont accès à la possibilité de modifier le formulaire puisque la tablette est connecté à mon compte.

        Comment empecher la modification du formulaire et non des réponses?

        Merci de votre précieuse coopération.

        • Avatar

          eric

          Reply Reply 6 mai 2019

          Bonjour #boujon
          Je pense comprendre votre question.
          En fait, vos questions ne peuvent pas être modifiées une fois que vous envoyez votre formulaire pour recueillir les réponses.
          Seuls vous et les collaborateurs que vous et vous seul aurez nommément choisi peuvent et pourront modifier votre formulaire.
          En tant que créateur et donc propriétaire de ce formulaire, vous pouvez choisir des personnes (possédant gmail) qui peuvent « collaborer » avec vous sur ce formulaire.
          Les destinataires de ce formulaire n’ont le droit que de le remplir.
          en espérant avoir répondu à votre question.

          • Avatar

            boujon

            6 mai 2019

            En réalité les visiteurs des salons jouent à une loterie via des tablettes qui contiennent le formulaire.

            Sur ces tablettes, j’accède au formulaire via le mon google drive et ainsi le formulaire est modifiable par tout le monde.

            Comment faire pour que les visiteurs des salons puissent uniquement remplir le formulaire? Sans avoir accès à la fonction de modification ( le crayon en haut à droite?

            Merci de votre précieuse coopération.

          • Régis

            Régis

            7 mai 2019

            Vous êtes connecté à votre compte Google sur les tablettes j’imagine ? Auquel cas, il est normal que vous ayez accès au crayon car vous êtes connecté avec votre compte.
            Pour éviter cela vous devriez ne pas être connecté avec votre compte Google sur les tablettes, mais plutôt avec un compte générique (par exemple) par lequel accéder au lien du formulaire. Dans ce cas le crayon (et le mode édition) ne sera pas disponible.

            J’espère avoir répondu à votre questionnement ?

            Bonne continuation.

  • Avatar

    BOUJON

    Reply Reply 8 mai 2019

    Bonjour cher Régis,

    Pourriez vous préciser un peu ce que vous entendez par un compte générique?

    Merci de votre précieuse coopération.

    • Régis

      Régis

      Reply Reply 9 mai 2019

      Bonjour,

      J’entends par compte générique l’utilisation d’un compte de type « invité » sur la tablette. Compte qui n’est pas associé à une adresse email par exemple. Auquel cas, le formulaire sera simplement accessible en « remplissage ». Vous pouvez également lancer un navigateur Internet autre que celui sur lequel votre compte Google est connecté.

      Bonne continuation.

      • Avatar

        BOUJON

        Reply Reply 10 mai 2019

        Merci de votre précieuse coopération.
        Je devrais me débrouiller avec cela

        Bonne suite à vous

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