Pour protéger certaines informations sensibles que nous devons transmettre à une autre personne depuis Gmail, nous avons la possibilité d’utiliser le mode « confidentiel ». Cette fonctionnalité méconnue est pourtant extrémement pertinente pour sécuriser des informations sensibles que nous devons diffuser.
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Pourquoi utiliser le mode confidentiel ?
Cette fonctionnalité nous permet ainsi de limiter les actions que le destinataire de notre message pourra effectuer sur ce dernier. Cela afin de protéger les informations sensibles contre tout accès non autorisé.
Par exemple, si nous devons échanger sur des sujets qui ne regarde que nous et notre interlocuteur (sécurité, santé, etc…), cela permet de renforcer nettement la confidentialité en bloquer certaines fonctionnalité.
En effet, le mode confidentiel nous permet de donner une date d’expiration à nos messages, ou encore d’en bloquer l’accès à tout moment. De plus, les options de transfert, de copie, d’impression et de téléchargement sont désactivées pour les destinataires du message confidentiel.
Avertissement : Le mode confidentiel empêche les destinataires de partager accidentellement notre e-mail, mais pas de prendre des captures d’écran ou des photos du message ou des pièces jointes. Ayez malgré tout bien cela à l’esprit en utilisant le mode confidentiel.
Comment utiliser le mode confidentiel ?
Pour utiliser cette méthode d’envoi, il nous suffit de procédez comme suit :
1 – Cliquez sur le bouton “Nouveau message”,
2 – Dans la fenêtre d’édition de mail, cliquez alors sur le bouton “Activer/désactiver le mode confidentiel”.
3 – Définissez alors le délai d’expiration du courrier (une semaine par défaut) et exigez éventuellement un code secret par SMS (le destinataire devra alors entrer un code reçu sur son mobile).
4 – Si besoin, vous pouvez encore changer ces paramètres en cliquant sur le bouton Modifier avant d’envoyer le message.
5 – Cliquez ensuite sur le bouton Envoyer.
Activer l’option « code SMS »
Si vous avez activé l’envoi de code par SMS, entrez alors le numéro de téléphone mobile du destinataire.
Si le destinataire possède un compte Gmail, il recevra directement le message.
Dans le cas contraire, Google lui demandera d’entrer le code reçu afin d’afficher le message. Il recevra alors un e-mail avec un lien le redirigeant vers une page temporaire de Gmail. Enfin, il va devoir entrer le code reçu par SMS, pour confirmer son identité.
Nota : Suite à l’envoi, vous pouvez également révoquer l’accès en un clic en retournant sur le mail.
Pour conclure…
Voilà pour cette information utile à connaître pour augmenter la sécurisation de nos informations depuis notre messagerie.
Cette fonctionnalité est d’autant plus utile si vous utilisez Google Workspace en entreprise pour améliorer encore plus le niveau de confidentialité des informations transmises entre les collaborateurs.
Portez-vous bien et à bientôt !